”Ilman Quinyxia olisimme kuin tehdas, joka ei tiedä saako se raaka-aineita tuotantoonsa vai ei”
Suomen johtava lasten seikkailupuistoketju HopLop on ottanut käyttöönsä Quinyxin työvoimanhallintajärjestelmän – myös Saksan toimipisteessään.
Suomen johtava lasten seikkailupuistoketju HopLop on ottanut käyttöönsä Quinyxin työvoimanhallintajärjestelmän. HopLopilla on 18 puistoa ympäri Suomen sekä yksi puisto Saksan Pulheimissa, Kölnin kupeessa. Yrityksellä on yhteensä noin 350 työntekijää, joista noin 300 työskentelee Suomessa.
Yritys työllistää paljon nuoria työntekijöitä. ”Nuoret ovat tottuneet käyttämään järjestelmiä ja mobiili-appeja ketterästi ja itselleen sopivimmalla tavalla”, toteaa Tiina Riihola, HopLopin HR- ja viestintäpäällikkö. ”Monelle työntekijälle HopLop on ensimmäinen linkki työelämään, ja yhtiö työllistää myös monia osa-aikaisia. Siksi työvoimanhallintajärjestelmän käytettävyys ja mobiilikäyttö olivat ensiarvoisen ratkaisevia kriteerejä, kun uutta työkalua lähdettiin etsimään. Nuoret työntekijät lähtevät innokkaasti mukaan uusiin juttuihin – mutta vain sellaisiin, jotka he kokevat omakseen. On ollut hienoa nähdä, että muutosvastarinta Quinyxin suhteen on meillä ollut olematonta.”
”Quinyxin avulla tietoa saadaan siirrettyä huomattavasti tehokkaammin ja ennen kaikkea myös tietoturvallisemmin kuin sähköpostitse”
Työntekijöiden vaihtuvuus on työntekijöiden nuoren iän ja sen tuomien elämäntilamuutosten takia verrattain korkea. Toimivassa työvoimanhallintajärjestelmässä tieto työntekijöistä pysyy silti jatkuvasti ajan tasalla. ”Työntekijät pääsevät myös itse muokkaamaan tietojaan, jos esimerkiksi osoite tai tilinumero vaihtuu. Quinyxin avulla tietoa saadaan siirrettyä huomattavasti tehokkaammin ja ennen kaikkea myös tietoturvallisemmin kuin sähköpostitse”, Riihola painottaa.
”Tiedolla johtaminen on minulle tärkeää. Seuranta, vertailtavuus, KPI-mittarit – data on työssäni keskiössäni, ja sitä saan Quinyxistä kiitettävällä tavalla.”
Helpon käytettävyyden ja mobiilisovelluksen lisäksi yhtiöllä oli myös muita kriteerejä uuden työvoimanhallintajärjestelmän valinnassa. ”Tiedolla johtaminen on minulle tärkeää. Seuranta, vertailtavuus, KPI-mittarit – data on työssäni keskiössäni, ja sitä saan Quinyxistä kiitettävällä tavalla”, kertoo Mikko Laine, HopLopin talousjohtaja.
HopLop otti käyttöönsä Quinyxin vuoden 2019 joulukuussa monipuolisesti: operatiiviset toiminnot sekä HR- ja palkkatoiminnot siirrettiin uuteen järjestelmään. Keväällä 2020 Quinyx otettiin käyttöön myös Saksan HopLopissa. Käyttöönotto kahdella eri markkinalla on Riiholan ja Laineen mukaan sujunut hyvin. ”Kun Suomen HopLopin käyttöönotossa saatiin määriteltyä tietyt reunaehdot, tämä myös helpotti Saksan HopLopin Quinyx-käyttöönottoa. Ylätason rajauksilla saatiin samat tietotyypit samaan paikkaan, mutta silti maakohtaiset erityispiirteet kuten työaikalainsäädäntö huomioiden”, Laine summaa.
”Käyttöönotto sujui erittäin hyvin – jopa niin hyvin, että työntekijät kyselivät esimiehiltään innokkaasti ja toistuvasti, milloin Quinyxin käytön ääreen vihdoin pääsisi.”
Käyttöönotto sujui Riiholan mukaan erittäin hyvin – jopa niin hyvin, että työntekijät kyselivät esimiehiltään innokkaasti ja toistuvasti, milloin Quinyxin käytön ääreen vihdoin pääsisi. Hän kiittelee myös hyvin järjestetystä ja toimivasta käyttöönottokoulutuksesta, jonka vetäjänä Quinyx-asiantuntijana Tuomas Puputti toimi. Riihola kertoo olleensa tyytyväinen Quinyxiltä saatuun tukeen käyttöönottoprojektin aikana.
Järjestelmän käyttöönotto alkoi kahdella koulutussessiolla. Ensimmäiseksi pidettiin pääkäyttäjäkoulutus, johon osallistui neljä pääkäyttäjää. Seuraavaksi pidettiin puistoesimiesten koulutus. He puolestaan kouluttivat eteenpäin vuoropäälliköitä, jotka hoitavat HopLopissa esimerkiksi tuntikirjausten hyväksynnän. Työntekijät ovat pystyneet omaksumaan Quinyxin käytön helposti. ”Työntekijöillämme ei ole koskaan ollut ongelmia Quinyxin kanssa. Koska HopLop työllistää paljon nuoria ja osa-aikaisia, on vaihtuvuus verrattain suurta – myös siksi järjestelmän pitää olla nopea omaksua, ykkösprioriteettina on siis käytettävyys.”
Riiholan mukaan merkittävä rooli onnistuneessa käyttöönotossa oli myös se, että myös HopLopin esimiehet osallistuivat siihen aktiivisesti. Mukana olivat muun muassa kaksi puistoesimiestä sekä kenttäpäällikkö, jolla on kokonaisvaltainen näkemys kaikista puistoista yhteensä. ”Näin koko prosessi pysyi hallussa ja kaikki eri osa-alueet otettiin alusta alkaen huomioon. Koen, että oli tärkeää kerätä oma porukkamme tähän mukaan.” Myös Laine näkee yhdessä tekemisen tärkeyden, ja lisäksi priorisoinnin arvon. ”Missään IT-projektissa maailma ei koskaan ole valmis ihan ensimmäisellä kierroksella. Silloin vaan pitää osata aloittaa tärkeimmistä asioista, kuten vaikkapa huolehtia siitä, että palkanmaksu saadaan ensimmäisten asioiden joukossa kuntoon.”
”Kun työkalu on tarpeeksi helppo käyttää, se tuo selkeää lisäarvoa.”
Riihola pitää Quinyxin intuitiivisuudesta myös pääkäyttäjätasolla. ”On hienoa, että järjestelmä on sellainen, josta itse löytää asioita – tämä auttaa ihan käytännön työtä!” Myös Laine suhtautuu myönteisesti uuteen työvoimanhallintajärjestelmään. ”Aiempi järjestelmämme oli kömpelö. Siinä oli osittain samoja toiminnallisuuksia kuin Quinyxissä, esimerkiksi vuoronvaihto, mutta teknisesti käytettävyys ei ollut samaa tasoa. Kun työkalu on tarpeeksi helppo käyttää, se tuo selkeää lisäarvoa.”
Järjestelmä on Riiholan kokemusten mukaan mukautuva ja monipuolinen. ”Siitä on paljon hyötyjä esimerkiksi silloin, kun työntekijä tekee työvuoroja useammassa puistoissa”, hän kertoo. Hänen oma excel-työskentelynsä määrä on Quinyxin myötä vähentynyt merkittävästi, kun työntekijöitä voidaan automaattisesti jakaa eri kriteerein tai esimerkiksi projektien kuluja allokoida aiempaa helpommin.
”Quinyxin avulla kaikki tarvittava ja työhön liittyvä tieto pysyy kootusti yhdessä paikassa. Näin työntekijät pystyvät selkeämmin erottamaan työ- ja vapaa-aikansa toisistaan.”
Neon myötä HopLop ottaa Quinyxin viestinnälliset toiminnot entistä laajemmin käyttöönsä. ”Viestintä sujuu kaikin puolin kiitettävästi Quinyxin mobiilisovelluksen kautta”, Riihola toteaa. ”Kun viikkoviestit saadaan työntekijöille Qmailin kautta, he löytävät sitä kautta tarvitsemansa tiedon kaikista niistä asioista, jotka pitää tietää seuraavasta työvuorosta, esimerkiksi tietoa ajankohtaisista kampanjoista. Näin voidaan siirtyä pois aiempien puistokohtaisten WhatsApp-ryhmäviestien käytöstä – Quinyxin avulla kaikki tarvittava ja työhön liittyvä tieto pysyy kootusti yhdessä paikassa. Näin työntekijät pystyvät selkeämmin erottamaan työ- ja vapaa-aikansa toisistaan.” Viestitoiminnallisuuksien lisäksi yhtiöllä on tällä hetkellä pilotoinnissa Quinyxin badge-toiminnallisuus, joiden avulla työntekijät pystyvät antamaan tunnustusta toisilleen. Riiholan mukaan myös tämä on selkeästi motivoiva asia työilmapiirin kannalta.
HopLopissa Quinyx on integroitu kahteen eri järjestelmään: QlikSenseen KPI-mittareita ja raportointia varten sekä palkanmaksujärjestelmään. ”Työkalujen pitää olla tarpeeseen parhaita. Vain näin dataa voidaan käyttää kuten halutaan”, Laine toteaa. ”QlikSense-integraation kautta jatkojalostetaan saatua dataa, esimerkiksi tarkastellaan myyntieuroja tehtyjä työtunteja kohden. Näitä eri käyttäjät voivat tarkastella asioita eri näkökulmista ja eri tarpeiden kautta, vaikkapa puisto-, tunti- tai päivätasolla. Esimiehet pystyvät esimerkiksi seuraamaan AP-vapaita kuukausitasolla, ja raakadataa pystytään jatkohyödyntämään.” Laineen mukaan myös palkanmaksuun liitetty integraatio on erittäin hyödyllinen, sillä siten saadaan lopulliset tunnit automaattisesti syötettyä Quinyxistä kirjanpitoon.
”Kun on vähemmän virheleimauksia ja vähemmän korjattavaa, säästetään merkittävästi kuluja.”
Laine kiittelee Quinyxin mukanaan tuomaa virheiden minimointia. ”Kun järjestelmää on intuitiivisesti helppo käyttää, siihen on helppo mennä ja se on helposti saavutettavissa, on paljon todennäköisempää, että työntekijät kirjaavat asiat oikein. Näin virheet vähenevät. Kun tiedot ovat oikein, palkanmaksu saa tiedot oikein – ja näin saadaan tehot heti ohjattua oikein. Kun on vähemmän virheleimauksia ja vähemmän korjattavaa, säästetään merkittävästi kuluja. Tämä on itse itseään ruokkiva ketju”, hän toteaa. ”Hyvää dataa voidaan käyttää johtamiseen ja ennen kaikkea toiminnanohjaamiseen.”
Riihola mukaan Quinyxin käyttö säästää HopLopissa yhä enenevissä määrin tehokasta työaikaa. Hänen mukaansa on kätevää, kun raportointipohjia pystyy itse tekemään ja näin hyödyntämään niitä tehokkaasti. Henkilöstöstä saa koottua helposti tietyin kriteerein tarvittavat tiedot, ja Quinyxistä saa ajettua listat, jotka voi syöttää henkilöstöetuohjelmaan. ”Quinyxiä on mukava käyttää, kun siinä uskaltaa myös kokeilla ja kikkailla.”
”Quinyxiä on helppo käyttää mobiilisti omassa puhelimessa ilman, että aina täytyisi avata läppäriä. Se todellakin tuo nopeutta ja joustavuutta työntekoon.”
Riihola suosittelee mielellään Quinyxiä myös muille: ”Olemme erittäin tyytyväisiä. Jos vertaan aiemmin käyttämiini järjestelmiin sanoisin Quinyxistä, että ’intuitiivinen’ on hyvä sana. Työkalu on monipuolinen ja sieltä löytää helposti tarvitsemansa”.
Hänen mielestään on kätevää, että työvoimanhallintajärjestelmä on aina helposti ulottuvilla. ”Quinyxiä on helppo käyttää mobiilisti omassa puhelimessa ilman, että aina täytyisi avata läppäriä. Se todellakin tuo nopeutta ja joustavuutta työntekoon.”
”Quinyx ymmärtää hyvin spesifiset tarpeemme.”
Laine puolestaan operoi omien sanojensa mukaan enemmän ”Quinyxin konepellin alla” ja sen tuoman arvokkaan datan äärellä. ”Olemme saaneet ulos tarvittavan datan, raakadatan, ja Quinyx ymmärtää hyvin spesifiset tarpeemme. Järjestelmä on helppokäyttöinen ja myös sen ulkoasun toimivuus on minulle tärkeää.”
”Parasta työssäni ovat kuitenkin lapset, kun he ovat puistossa hiki päässä posket punaisina, ja heiltä kysytään, mikä on parasta HopLopissa. Vastaus on vakio: ’En mä tiedä, kaikki!’”
Riihola nauttii siitä, että HopLopissa saa olla mukana luomassa nuorille kyvyille urapolkuja. Häntä motivoi, että yhtiössä annetaan nuorille paljon vastuuta ja mahdollisuuden edetä – monesta työntekijästä onkin kasvanut vuosien aikana seikkailupuistojen esimiehiä.
”Parasta työssäni ovat kuitenkin lapset, kun he ovat puistossa hiki päässä posket punaisina ja heiltä kysytään, mikä on parasta HopLopissa. Vastaus on vakio: ’En mä tiedä, kaikki!’. Ja tietenkin myös se, että pääsen itsekin välillä rullaliukumäkeen tai kiipeämään tulivuoren päälle!”
”Olemme saaneet Saksaan asti vietyä suomalaista innovaatiota ja palvelukulttuuria. HopLopissa on pienen yhtiön ketteryys ja notkeus, ja ison yrityksen aihio.”
Myös Laine käy välillä HopLopin trampoliinissa pomppimassa. ”Tämä on bisneksenä hauska”, hän naurahtaa. ”Työni puolesta reissatessani läppärin päällä oleva HopLop-tarra herättää aina lentokentän turvatarkastuksessa kivoja kysymyksiä ja mielenkiintoisia keskusteluja”.
Hänen mukaansa on mukava edustaa liiketoimintaa, jossa liikutetaan lapsia ja perheitä sekä tuodaan iloa arkeen. ”Sen taustalla on kiva seistä. Ammatillisesti näkisin, että vaikka olemme suhteellisen pieni, on silti hienoa, kuinka olemme saaneet Saksaan asti vietyä suomalaista innovaatiota ja palvelukulttuuria. HopLopissa on pienen yhtiön ketteryys ja notkeus, ja ison yrityksen aihio. Se on hyvä kombinaatio, jonka parissa ei tule tylsäksi – tässä saa venyttää omaa tekemistään ja aivonystyröitään.”
”Liiketoimintamme perustuu työntekijöiden pyörittämiseen niin, että saadaan oikeat ihmiset oikealla osaamisella sijoitettua oikeaan paikkaan oikeaan aikaan.”
Laine summaa lopuksi HopLopin liiketoiminnan ja toimivan työvoimanhallinnan merkityksen. ”Meidän bisnes on pelkistettynä sitä, että ensin valitaan paikka, johon puisto laitetaan. Sen jälkeen kaikki tapahtuu ihmisten ympärillä: liiketoimintamme perustuu työntekijöiden pyörittämiseen niin, että saadaan oikeat ihmiset oikealla osaamisella sijoitettua oikeaan paikkaan oikeaan aikaan. Aina on muuttuvia tekijöitä vai vaihtuvia tilanteita, joissa tulee perinteisesti esiin paljon kysymyksiä: Kenelle työntekijälle voi milloinkin soittaa? Kuka pärjää työpisteessään yksin? Mitä vapaapäivätoiveita kenelläkin on? Quinyxin avulla olemme saaneet nämä kaikki niputettua ja keskitettyä.”
”Quinyx on meille olennaisin toiminnanohjauksen työkalu!”
Riihola täydentää, että työvoiman tarve saattaa HopLopissa vaihdella hyvinkin nopeasti. ”Jos heinäkuussa on sadepäivä ja lapsia tulvii yhtäkkiä puistoihimme ennusteisiin nähden enemmän, työvoiman tarve saattaa muuttua lyhyelläkin aikataululla. Silloin toimiva työkalu on meille avainasemassa.”
Myös Laine painottaa Quinyxin merkitystä HopLopin liiketoiminnan kannalta: ”Ja jos emme tietäisi henkilöstömme tarkkaa tilaa ja tarvetta, meitä voitaisiin verrata tehtaaseen, joka ei tiedä onko raaka-ainetta vai ei. Quinyx on meille olennaisin toiminnanohjauksen työkalu!”