LPP
Vaatetusalan jättiyritys LPP on ottanut käyttöönsä Quinyxin työvoimanhallintajärjestelmän Suomessa. LPP on puolalainen vaatetusalan yritys, jonka toimialaan kuuluu vaatteiden suunnittelu, tuotanto ja jakelu. Yrityksellä on portfoliossaan viisi tuotemerkkiä: Reserved, House, Cropp, Mohito ja Sinsay. Yhtiön myyntiverkosto koostuu yli 1760 myymälästä yhteensä 25 eri maassa.
Viron konttorin toimitusjohtaja Kaidi Kask toimii myös Suomen LPP:n toimitusjohtajana. Hänelle oli tärkeää valita työvoimanhallintaan ohjelmisto, joka toimii sovelluksena myös työntekijöiden matkapuhelimissa ja jonka kielivalikoimaan kuuluu suomen lisäksi englanti. Muina kriteereinä uudelle järjestelmälle oli pitkä lista toimintoja, joita kaivattiin henkilöstöhallinnon tueksi. Myös raporttien laajuus ja kulujen seuranta olivat merkittäviä tekijöitä valintaa tehdessä.
”Kaikki pitävät sitä nopeana ja helppona välineenä päivittäiseen yhteydenpitoon, vuorojen hyväksyntään, vaihtoon ja seurantaan.”
LPP Finlandin Operational Manager Seija Leppihalme on tyytyväinen uuteen työvoimanhallinnan järjestelmään ja sen kokonaisvaltaisuuteen. ”Quinyx ei ole vain työvuorojen suunnitteluun”, hän toteaa. ”Se on myös esimerkiksi kattava kuluseurantaväline ja yhteydenpitoväline. Lisäksi se helpottaa lomasuunnittelussa sekä pitää huolta työaikalain noudattamisesta.” Päivittäin käytössä oleva mobiilisovellus saa kiitosta Leppihalmelta: ”Kaikki pitävät sitä nopeana ja helppona välineenä päivittäiseen yhteydenpitoon, vuorojen hyväksyntään, vaihtoon ja seurantaan.”
Quinyx otettiin organisaatiossa käyttöön kesällä 2019, heti kun LPP rantautui Suomeen – yhtiöllä on viisi liikettä kauppakeskus Triplassa Pasilassa. Lisäksi Quinyx on tänä vuonna otettu käyttöön myös Viron LPP:ssä.
”Qmail on todella helppo yhteydenpitoväline niin koko organisaatiolle tiedottamisen muodossa kuin tiimeittäin.”
Koska LPP on Suomessa uusi yritys, ei organisaatiossa entuudestaan ollut järjestelmää työvuorojen suunnitteluun. Heti alusta alkaen Quinyxin viestintämoduuli on ollut ahkerassa käytössä sisäisessä viestinnässä. ”Qmail on todella helppo yhteydenpitoväline niin koko organisaatiolle tiedottamisen muodossa kuin tiimeittäin”, Leppihalme kertoo.
”Olemme Qmailin kautta ilmoittaneet liikkeen vapaana oleville työntekijöille esimerkiksi sairastumisen takia varattavissa olevista uusista työvuoroista. Varaukset vuoroihin ja vapaatoiveet pysyvät hyvin hallinnassa ohjelman kautta. Meillä on paljon vuokratyöntekijöitä, ja myös he varaavat vuoronsa itse Quinyxistä. Myymäläpäällikkö vain vahvistaa vuoron listoille.”
LPP:n palkkahallinto Quinyxissä on integroitu Mepco:n kanssa. Sieltä palkkaraportit saadaan nopeasti lähetettyä eteenpäin ja laitettua maksuun. ”HR ja minä seuraamme käytettyjä tunteja raporteista sekä tuntikuluja versus myynti. Valittavana on todella kattavat raportointinäkymät, joita voi myös muokata itselleen sopiviksi.” Leppihalme saa Quinyxin avulla nopeasti ladattua tarvittavia raportteja ja siten seurattua työtuntien käyttöä sekä poissaoloja. ”Seuraan suunniteltujen tuntien tuottavuutta jatkuvasti”, hän toteaa.
”Olemme käyttäneet Quinyxiä avoimien vuorojen paikoitukseen tuntityöntekijöiden kesken ja se on sujunut hyvin.”
Työvuorojen suunnittelussa Leppihalme toivoo pian ottavansa myös täysin käyttöönsä Quinyxin toiminnallisuudet automaattisen työvuorojen miehittämisen osalta. Näin yhtiössä saadaan tulevaisuudessa myymäläpäälliköiltä vapautettua paljon tärkeää työaikaa. Työvuorojen optimoinnin lisäksi järjestelmä yhdistää oikeat henkilöt oikeisiin työvuoroihin niin, että kaikki asetetut kriteerit taitotason, työmäärän, lepoaikojen ja luonnollisesti noudatettavien työehtosopimusten osalta täyttyvät. ”Pyrimme vähentämään myymäläpäälliköiltä työvuorolistojen suunnitteluun käytettäviä työtunteja. Olemme käyttäneet Quinyxiä avoimien vuorojen paikoitukseen tuntityöntekijöiden kesken ja se on sujunut hyvin. Oman haasteensa suunnitteluun tuovat juurikin viikottaiset muutokset esimerkiksi toimituksissa, joihin tarvitaan aina päivitysten tekoa tai muutoksia listoille vuoroja lisäämällä. Vielä käyttäjinä olemme matkan alussa ja alamme oppia nopeammin toimimaan Quinyxin kanssa, ja saamaan siitä irti parasta mahdollista hyötyä.”
”Pitää osata priorisoida ja suunnitella hyvin työtehtävien kulkua.”
Seija Leppihalme vastaa työssään koko LPP:n Suomen liiketoiminnasta ja on erittäin tyytyväinen toimenkuvaansa. Hän oli mukana Suomen ensimmäisten liikkeiden avaamisessa, ja työssään hän pääsee omien sanojensa mukaan käyttämään multitaskaus-taitojaan joka päivä. ”Kiirettä pitää, mutta pitää osata priorisoida ja suunnitella hyvin työtehtävien kulkua. Seuraan vahvasti lukuja, sekä kehitän liiketoimintaamme markkinoille sopivaksi koko ajan. Toimin myös henkilöstön tukena päivittäisessä työssä. Muita vastuualueitani olevia asioita ovat yhteydenpito, markkinointi, sopimukset, liiketilaneuvottelut, rekrytoinnit yhdessä Baronan kanssa, työaikalain ja muutosten seuraaminen, hävikin seuranta sekä suunnitelmat sen ehkäisylle, logistiset asiat, yhteydenpito Puolaan ja raportointi kuukausittain.”
"Rakastan työtäni retailissa!”
Seijasta huokuu ääretön positiivisuus. ”Rakastan työtäni retailissa! Täällä onkin tullut jo oltua 20 vuotta – pian puolet elämästäni olen saanut tehdä töitä alalla, josta todella pidän. LPP on ylittänyt kaikki odotukseni. Tämä on perheyritys, jossa olen tuntenut oloni erittäin hyvin vastaanotetuksi ensikohtaamisesta lähtien Tallinnassa ja Gdanskin pääkonttorilla. Pelkästään talon perehdytysohjelma teki vaikutuksen, se on todella ainutlaatuinen ja kattava. LPP:llä selvästi panostetaan ensimetrien merkittävyyteen. Ihmiset ovat mielettömiä alansa osaajia ja tekevät työtä sydämellä sekä intohimolla. On mahtavaa saada tuoda uusia brändejä Suomen markkinoille!” Samalla hän on myös erittäin tyytyväinen LPP Finlandin uuteen työvoimanhallintajärjestelmään: ”Quinyx on monipuolisin ohjelma, jota olen käyttänyt.”