Vapiano står för ett framtidsorienterat serveringskoncept ”Fresh casual dining”. Enkel självservice där kunden får se sin maträtt tillagas framför sina ögon, kombinerat med ett smidigt betalkortssystem, skapar en speciell fascination för Vapiano. På restaurangerna erbjuds inte WLAN eller TV-apparater utan hela miljön är tänkt och inredd för att underlätta möten och kommunikation människor emellan.

Tidiga med schemaplanering

 Vapiano insåg tidigt att det krävdes ett ”riktigt” system och inte Excelfiler för att enkelt och effektivt kunna planera arbetsskift för 60-90 anställda i en restaurang. En marknadsinventering påbörjades med syfte att hitta ett modernt webbaserat system. Valet föll på Quinyx som erbjöd ett användarvänligt och funktionsrikt system. Grundaren Erik Fjellborg hade dessutom erfarenhet från schemaplanering från McDonalds och var väl förtrogen med restaurangbranschens utmaningar vilket adderade ett mervärde i urvalsprocessen.

Schema vidareutvecklas

När Mattias, personalchef på Vapiano anställdes, påbörjade han ett samarbetsprojekt tillsammans med Quinyx. Syftet var att vidareutveckla schemaplaneringen och maximera nyttan av den investering de gjort. De jobbade tätt tillsammans i projektet och systemet utvecklades mycket under projektets gång, vilket gagnade både Vapiano och Quinyx.

"Quinyx schemaplanering har inneburit stora tidsbesparingar vid vår månadsplanering och systemet hanterar enkelt och effektivt sjukanmälningar, ledigheter och byten av arbetspass personal emellan"

Tidsredovisning och prognos implementeras

Då schemaplaneringsprojektet var i mål började de titta på modulerna Tid för tidsregistrering och Prognos med automatisk koppling mot Vapianos kassasystem. Tidigare användes Vapianos kassasystem även för tidsregistrering. Via Excelfiler, lösa lappar och struliga processer skapades till slut löneutbetalningar till de anställda, vilka ibland var felaktiga. De nya modulerna har underlättat både för restaurangpersonalen och för löneadministrationen på huvudkontoret. Det innebär färre korrigeringar och korrekta löner. Vapiano upplevs nu mer professionella som arbetsgivare av de anställda. Systemet ger även ”early warnings” och signalerar exempelvis om personalen har för lite vila mellan sina arbetspass. Det underlättar även i övrigt att ingångna kollektivavtal efterlevs.

Via systemet kan de även få fram information om t.ex.:

  • Personalkostnader per dag
  • Sjukfrånvaro
  • Försäljning jämfört med budget

 

Mobilappen - uppskattas av den unga personalen

Utmaning /problem: 

  • Schemaplanering – Excel omständligt och tidskrävande vid planering av arbetsskift för 60-90 anställda
  • Tidsregistering – Kassasystem och Excelfiler användes, tidskrävande och inget stöd för att hantera kollektivavtalen. Dålig kvalitet på indata till löneadministrationen
  • Prognos – Svårt och långsamt att få fram tillförlitliga prognoser

Lösning:

  • Quinyx Schema– Webb- och appbaserad schemahantering.
  • Quinyx Tid – Webbbaserad tidsregistrering
  • Quinyx Prognos – Webbbaserad prognostisering

Resultat:

Schemaplanering

  • Stor tidsbesparing
  • Modern mobilapp för personal

Tidedovisning

  • Enkel registrering
  • Högre kvalitet på information
  • Avtal - “Early warning”

Prognos

  • Snabb och tillförlitlig prognos

 

Lyhörda, proaktiva och affärsmässiga

I alla kontakter med Quinyx personal upplever Vapiano en stor lyhördhet, hjälpsamhet, proaktivitet samt en vilja att snabbt lösa uppkomna problem och utmaningar. ”Quinyx är en professionell och ärlig IT-leverantör och deras personal gör alltid sitt bästa för att vi som kund ska utvecklas och vara nöjda”, säger Mattias.

Då Mattias tillfrågas om hur de upplever Quinyx supportfunktion och vilket betyg han ger dom på en skala 1-10, säger han: "Deras support är snabba, kunniga och ger alltid ett vänligt bemötande och jag ger dom tveklöst en 10:a”


Sammanfattning

Vapiano har aldrig varit rädda för att snabbt införa nya moduler och funktioner som effektiviserar verksamheten. Med Quinyx WFM har de idag ett modernt och lättanvänt system som även har medfört stora tids- och kostnadsbesparingar. Restaurangpersonalen har fått en mobilapp som gjort det enklare och effektivare att byta arbetsskift med kollegor samt ange den tid man kan jobba. Som en bonus har Vapiano även fått ett modernt och effektivt system för att kommunicera med sin personal.

 
 
 
 
 
 

Visa fler kundsuccéer

Håll dig uppdaterad

Spännande bloggartiklar & Quinyx spellista!