Fire ting du skal have styr på, inden du hyrer en ny vagtplanlægger

Det er slet ikke nemt at få puslespillet omkring en vagtplan til at falde i hak. Det er lige før, at det er nemmere at køre på line, på en ethjulet ..

Det er slet ikke nemt at få puslespillet omkring en vagtplan til at falde i hak. Det er lige før, at det er nemmere at køre på line, på en ethjulet cykel, mens man jonglerende … og med bind for øjnene.

Den perfekte vagtplan kan være noget, du altid stiler efter, men sjældent får til at sidde lige i skabet. Der er så mange ting at tage hensyn til, som for eksempel medarbejder-ønsker og -tilgængelighed, budgetterede timer, spidsbelastninger, vagtskiftemønstre, arbejdsret og meget andet. Man kan let forstå, hvorfor store organisationer er flere dage eller uger om at få det til at gå op i en højere enhed. Og lige meget hjælper det, for der vil altid komme ændringer.

Om det er en vagtplan til 6 eller 60 personer, skal man altid håndtere ændringsønsker, fravær og skiftende arbejdstider. Vi ved, hvor frustrerende det kan være. Når vi taler med de ansvarlige for komplicerede vagtplaner, er det tydeligt, at det hænger dem langt ud af halsen. De er frustrerede, fordi værdifuld tid går tabt igen og igen, når de bruger mere tid på vagtplaner end på at lede deres medarbejdere og virksomheden.

Den gode nyhed er, at stadig flere virksomheder rekrutterer deciderede vagtplanlæggere, der har ansvaret for processen fra A til Z. De sikrer bl.a., at vagtplanen overholder de budgetterede timer, og at medarbejderne er glade.

For at gøre livet så let som muligt for vagtplanlæggeren og give ham eller hende optimale muligheder for at lægge fantastiske vagtplaner, som gør alle glade, er det vigtigt, at du stiller dig selv følgende fire spørgsmål, før du hyrer en ny vagtplanlægger.


HVILKE KPI’ER ER MEST VIGTIGE FOR DIN VIRKSOMHED?

Du kan bruge mange forskellige KPI’er til at måle, om din vagtplanlægning virker eller ej. Det er vigtigt, at den nye vagtplanlægger kender de største drivkræfter i virksomheden og den ønskede effekt af den nye vagtplanlægning.

Det er eksempelvis fornuftigt at måle på:

  • Medarbejderengagement
  • Kundetilfredshed
  • Lønudgifterne i procent af salget
  • Lønomkostninger
  • Fraværsstatistik, herunder statistik for syge- og feriedage

HVORDAN KAN DU OPTIMERE DIN VAGTPLANLÆGNING?

Der er stadig virksomheder, som bruger papir og blyant eller regneark til at lægge vagtplanen. Det bliver meget sværere at optimere vagtplanen, hvis den er i Excel. Der findes mange forretningsoptimeringsværktøjer, der er nemme at implementere, samt anvende til gavn for enhver ny vagtplanlægger, i virksomheden.

Det rigtige forretningsoptimeringsværktøj vil give dig:

  • Et overblik over forretningen, hvor som helst, når som helst
  • Ledere, der har mere tid med kunderne
  • Evnen til at træffe gode beslutninger hurtigt
  • En nem måde at kommunikere med dine medarbejdere på
  • Integreret opgavestyring
  • En måde, hvorpå dine medarbejdere nemt kan se, hvornår de skal arbejde, kan bede om fri eller spørge om flere vagter
  • En uovertruffen kontrol over planlægning, budgetter og prognoser

Som resultat sparer du tid, penge og kræfter og får oven i købet gladere medarbejdere og gladere kunder.


HVORDAN SKAL VAGTPLANEN SENDES UD TIL MEDARBEJDERNE?

Du kan bruge de samme værktøjer som nævnt ovenfor til at kommunikere med dine medarbejdere. I takt med at millennial-generationen strømmer ind på arbejdspladsen, giver det mening at kommunikere på deres præmisser, via fx en app. Når medarbejderne kan se, hvornår de skal arbejde, og kan bytte vagter og søge om fri på én og samme app, bliver livet lettere for dem, og den unødvendige administration fjernes fra vagtplanlæggerens skuldre. I stedet kan vagtplanlæggeren fokusere på at udarbejde en hamrende effektiv vagtplan, der udnytter ressourcerne maksimalt.


HVAD ER VIGTIGST FOR DINE KUNDER?

Selvom det er fantastisk med forskellige værktøjer til at optimere virksomheden, så er der ikke tale om en mirakelkur. For at udnytte værktøjerne optimalt og nå de bedste resultater, kræver det, at du forstår virksomheden. Følgende spørgsmål er et godt sted at starte:

  • Hvornår dukker dine kunder op?
  • Hvornår er der mest travlt?
  • Hvornår er dine kunder ivrige efter at købe?
  • Hvornår har de mest brug for praktisk hjælp?

Jo bedre du kender din virksomhed, jo nemmere bliver det for den nye vagtplanlægger at lægge bedre vagtplaner og skabe vedvarende forandring for din virksomhed.

Vil du høre mere om, hvordan du kan optimere din virksomhed med workforce management? Vi anbefaler vores gratis guide, hvor vi drøfter, hvordan man kan reducere medarbejderomkostningerne uden personalenedskæringer.

Prøv Quinyx og kom med på rejsen i dag

Skriv dine oplysninger nedenfor, så kontakter vi dig og laver en aftale om en gratis, uforpligtende præsentation.