Compass Group

Udfordring:

• Dagene er aldrig ens, hvilket stiller store krav til vagtplanlægning
• Forud for store arrangementer kan det være nødvendigt at lave vagtplaner for op til 400 personer, ofte med meget kort varsel
• Hurtig kommunikation med mange medarbejdere på samme tid er nødvendigt
• Integration med lønsystem

Løsning:

• Quinyx' Plan
• Quinyx' Tid og fremmøderapportering

Resultater:

• Nem og fleksibel skabelonoprettelse og hurtig vagtplanlægning
• Betydelige tids- og omkostningsbesparelser
• Stærke kommunikationsfunktioner, der gør det muligt at nå ud til alle medarbejdere
• Systemet er "selvbærende" og giver et hurtigt og pålideligt overblik

For at kunne håndtere disse store udfordringer indkøbte Compass Group et nyt system til vagtplanlægning, kommunikation og tidsregistrering i god tid før indvielsen af Tele2 Arena. Et projektteam bestående af seks personer fra IT, HR-løn og salg blev nedsat for at vælge den rette leverandør og det rette system, der skulle bruges.

En halv snes leverandører blev udvalgt til første gennemgang. Da der kun var fem leverandører tilbage, skrev de en detaljeret anmodning om et forslag, der blev sendt til tre udvalgte leverandører, som derefter præsenterede deres bud for en mindre beslutningsgruppe.

To i finalen – Quinyx blev vinderen

Den endelige beslutning skulle træffes mellem to leverandører, der rent prismæssigt stod lige. At det endelige valg faldt på Quinyx skyldtes to hovedkriterier: systemets modernitet og de stærke kommunikationsfunktioner (e-mail, SMS, portal), hvilket var de væsentlige krav, Compass Group stillede.

"Quinyx emmer af modernitet, og det viser, at systemet stammer fra en verden, hvor man bliver nødt til at kunne bemande hurtigt i et mobilt miljø", siger Compass Groups lønchef Agneta Garnström, der deltog aktivt i gruppen, som traf beslutningen.

Vagtplanlægning og hurtig kommunikation

Forud for store arrangementer som f.eks. fodboldkampe har de brug for hurtigt at kunne oprette skabeloner og offentliggøre vagtplaner for alle kampe, der begynder på samme tidspunkt på forskellige dage. Quinyx giver mulighed for helt op til sidste øjeblik at ændre flere vagter samtidig, hvilket sparer tid og dermed muliggør optimal bemanding.

Quinyx' stærke kommunikationsfunktioner er ekstremt nyttige, og det er nemt at sende information til alle medarbejdere, der er påvirket af ændringen", siger Ingrid.

"At det er nemt at se, hvilke vagter der er ubesatte, hvor mange der er interesserede, hvem der gerne vil bytte, og hvem der gerne vil tage en vagt er utrolig nyttigt og sparer os for en masse tid", tilføjer Ingrid.

Fordele og resultater

• Systemet giver et hurtigt og omfattende overblik
• Mange funktioner kan automatiseres, hvilket sparer tid. Systemet er "selvbærende""
• Det er hurtigt at forberede skabeloner til vagtplanlægning og at offentliggøre vagtplanerne
• Flere vagter kan ændres samtidig
• Kommunikationsmulighederne er stærke og utrolige nyttige
• Kontraktstyring gør det nemmere at overholde lovgivning og myndighedskrav
• Personalet sætter pris på muligheden for at se vagtplanerne, bytte vagter og modtage information via mobilappen
• Integration med lønsystemet kører gnidningsløst
• I en virksomhed, der involverer 800 personer, sætter man pris på Quinyx' høje grad af automatisering

Quinyx anbefales

Vi spurgte Ingrid og Agneta, om de ville anbefale Quinyx til andre virksomheder med lignende driftsaktiviteter. De placerede Quinyx højt på ranglisten, både i forhold til personaleadministrationsløsningen og som leverandør. Da vi bad dem om at give Quinyx point på en skala fra 1 til 10, gav de følgende vurdering:

"Vi giver Quinyx 8 point, fordi vi opfatter systemet som moderne, brugervenligt og fleksibelt, og fordi det sparer vores virksomhed for en masse tid og udgifter i vores komplekse og stressende miljø."