Partioaitta og Quinyx: Effektiv drift og glade medarbejdere
Partioaitta er en finsk butikskæde med speciale i friluftsudstyr. Virksomheden blev grundlagt i 1928 og har i dag en webshop og 22 fysiske butikker over hele Finland. Det brede sortiment af kvalitetsprodukter afspejler Partioaittas stærke fokus på bæredygtighed og ønsket om at fremme trivsel gennem naturoplevelser.
Som en del af sin bæredygtighedsstrategi arbejder Partioaitta ud fra princippet om kun at sælge produkter, der dækker et reelt behov, og de er aktive fortalere for cirkulær økonomi. Forbrugerne har flere gange kåret Partioaitta som Finlands mest respekterede forhandler af sportsudstyr og den mest ansvarlige aktør i branchen – en anerkendelse, der er et resultat af mange års målrettet arbejde.
Partioaitta er en del af Fenix Outdoor Group, som også tæller Naturkompaniet i Sverige og Norge, Globetrotter i Tyskland, Friluftsland i Danmark og Trekitt i Storbritannien. Naturkompaniet bruger også Quinyx til workforce management.
Quinyx-kunde siden 2018
Siden 2018 har Partioaitta brugt Quinyx’ workforce management-system, og i dag bruger 230 medarbejdere systemet. Karin Nykter, HR Business Partner, og Harri Valtamo, butikschef i Turku-området, er begge meget tilfredse med samarbejdet efter mere end seks år:
»Vi er meget tilfredse med Quinyx. Systemet gør vagtplanlægningen nemmere og hurtigere, og nye funktioner implementeres løbende, efterhånden som de bliver udviklet.«
En nemmere arbejdsdag
Ifølge Harri er en af de største fordele, at Quinyx gør butikschefernes daglige arbejde nemmere. "Med Quinyx kan vi reagere hurtigt og ordne alt fra mobilen – det gør de daglige opgaver langt mere effektive. Det frigiver tid, så butikscheferne kan fokusere på det, der virkelig tæller – nemlig salg," forklarer Harri.
Også håndteringen af vagter og ferieønsker er blevet enklere. Tidligere blev ønsker skrevet i forskellige notesbøger, og det førte ofte til fejl og misforståelser. Nu samles alt ét sted – og det gør en mærkbar forskel.
Effektiv vagtplanlægning og fleksibel bemanding
Karin og Harri oplever, at vagtplanlægning er blevet markant mere effektiv. De fleste af Partioaittas butikker er relativt små og har nogenlunde samme ugemønstre. Det betyder, at lederne kan tage udgangspunkt i en grundplan og hurtigt tilpasse vagtskemaet.
Samtidig gør Quinyx det nemt at administrere personale på tværs af lokationer – især i områder med mange butikker som hovedstadsregionen. Systemet understøtter både deltidsansatte og vikarer, der arbejder på forskellige lokationer. Quinyx kan også gemme oplysninger om tidligere ansatte. Det gør det hurtigere at genansættelse og reducerer den administrative byrde.
Alting er samlet ét sted
Også Partioaittas kontoransatte er begyndt at bruge Quinyx, og det har skabt en markant forbedring i effektiviteten. Tidligere blev arbejdstimer registreret i Excel, og det gjorde det svært at få overblik. "I begyndelsen var der blandede følelser blandt kontormedarbejderne, men da vi forklarede, at tidsregistrering handler om at kunne håndtere overarbejde og vise hensyn fremfor kontrol, tog de godt imod systemet," siger Karin.
I dag fungerer Quinyx som HR-system med alle personoplysninger, kontrakter og dokumenter samlet ét sted. "Vi havde ikke tidligere et system, hvor vi kunne vedhæfte dokumenter. Nu er alt samlet ét sted," fortæller hun.
Det gør det også nemmere at udarbejde kontrakter til tidligere medarbejdere eller sende en fødselsdagshilsen, for oplysningerne er lettilgængelige. Også lønadministrationen har gavn af systemet: "Sidste sommer var en butikschef på ferie, og en vikar skulle håndtere løn, men kunne ikke få adgang til kontrakterne i det aflåste skab. Den slags episoder minder os om, hvor vigtigt det er at have alting samlet et sted," tilføjer Karin.
Fantastisk medarbejderoplevelse og Early Access-funktion
Medarbejderne er også glade for Quinyx, især mobilappen, som har fået meget ros. Appens brugerflade er intuitiv, og med god onboarding lærer nye medarbejdere hurtigt systemet at kende. Quinyx er vokset markant i Finland de seneste seks år, og mange nyansatte har allerede erfaring med Quinyx fra tidligere jobs.
Funktionen Early Access har også været en stor gevinst for både ledere og medarbejdere. Tidligere kunne man først logge ind på første arbejdsdag. Nu kan nye medarbejdere se deres kommende vagter på forhånd og behøver ikke at få dem tilsendt manuelt. Det gør onboarding-processen mere professionel og styrker arbejdsgiverens image inden første arbejdsdag.
Et stærkt partnerskab med blik for fremtiden
Samarbejdet mellem Partioaitta og Quinyx har været en succes med få udfordringer i løbet af de seks år. "Et system som Quinyx kunne sagtens have haft mange fejl, men det fungerer bare. Og når der har været noget, er det altid blevet løst hurtigt," siger Karin og Harri.
Fremadrettet ønsker Partioaitta at gøre vagtplanlægning endnu mere effektiv. Virksomheden er især interesseret i potentialet med analyser og kunstig intelligens, som kan understøtte deres vagtplanlægning.