Effiziente Einsatzplanung - und wie Ihnen dies gelingt

Wenn Ihr Unternehmen auf Mitarbeiter angewiesen ist, die in Schichten arbeiten und Sie mehr als 100 Mitarbeiter haben, wenden Sie ohne eine digitale Einsatzplanung wahrscheinlich doppelt so viel Zeit für die Erstellung und Aktualisierung auf, wie eigentlich notwendig wäre. Die Effizienz Ihrer Mitarbeiter ist um 10% geringer, als dies möglich wäre. Sie erzielen 5% weniger Umsatz, und Ihre Kunden sind 5% weniger zufrieden.

Diese Zahlen stammen aus einer Reihe verschiedener Studien (TechNavio / McKinsey), die die Auswirkungen einer Workforce Management Lösung auf ein Unternehmen untersucht haben. Natürlich ist jedes Unternehmen anders, und die Probleme, die Sie mit einer Software lösen möchten, sind bis zu einem gewissen Grad für Sie einzigartig.

Um die Auswirkungen wirklich zu messen, sollten Sie sich zunächst einige Fragen stellen, z.B.:

• Wie viele Stunden brauchen Sie für das Erstellen Ihrer Einsatzplanung?
• Wie oft wird der Dienstplan nach der Veröffentlichung geändert?
• Wie lange verbringen Ihre Manager nach der Veröffentlichung damit, die  Änderungen einzupflegen und zu kommunizieren?
• Wie gehen Sie vor, wenn Mitarbeiter die Schicht wechseln oder jemanden suchen, der für sie einspringt, wenn sie krank sind?
• Sind Urlaubsanfragen Ihrer Mitarbeiter einfach zu handhaben?
• Wie lange brauchen Sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
• Wie viele Fehler gibt es (wenn Ihre Mitarbeiter nicht korrekt bezahlt werden), wenn Sie die Abrechnung durchführen?
• Wie schneiden Sie gegen Ihre Ziele ab?
  
• Wie effizient sind die einzelnen Teams im Vergleich zueinander?
• Welche Faktoren beeinflussen am meisten Ihre Personalkosten?
• Welche Parameter beeinflussen Ihre Effizienz und Rentabilität? 

Mit diesem Wissen können Sie die Auswirkungen einer Software zur Einsatzplanung auf Ihr Unternehmen analysieren und überprüfen und folgendes messen:

1. Personalkosten senken

Die Personalkosten sind oft die höchsten Fixkosten in der Bilanz. Mit einer intelligenten Einsatzplanung können Sie in Echtzeit Ihre tatsächlichen Personalkosten im Vergleich zu Ihren budgetierten Kosten anzeigen. Und weil Sie mehr Kontrolle darüber haben, wann und wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, ist es einfach, die Kosten zu senken, ohne auf Leistung verzichten zu müssen. Beispielsweise konnte der Pizza-Riese Papa John's die Daten seiner Workforce-Management (WFM)-Lösung verwenden, um sicherzustellen, dass der Personalbestand sowohl für die ruhigeren Zeiten als auch für die Spitzenlast geeignet war. So konnten sie im Durchschnitt die Lohnkosten in jedem Geschäft um 4-5% senken.

Wir haben für Sie einen Leitfaden zusammengestellt, wie Sie die Personalkosten am besten reduzieren können, den Sie hier herunterladen können.

2. Planen von Änderungen in der Einsatzplanung

Es gibt viele verschiedene Methoden, um den „Erfolg“ einer Einsatzplanung zu messen. Aber manchmal kann es schwierig sein, einen exakten Wert anzugeben. Ein guter Anfangspunkt ist die Messung, wie oft eine Einsatzplanung pro Monat geändert wird. Je länger Sie Ihre Workforce Management Lösung im Einsatz haben, desto weniger Anpassungen sollten nach der Erstellung des Dienstplans erforderlich sein. Dies allein bedeutet sowohl eine verbesserte Produktivität als auch eine verbesserte Effizienz - und einen erfolgreichen Dienstplan.

3. Zeiteinsparung

Wie Sie aus den oben genannten Fragen sehen, ist das Messen der Zeit, die eine arbeitsintensive Planerstellung erfordert, für die Messung der Auswirkungen einer digitalen Einsatzplanung äußerst wichtig.

Haben Sie schon einmal die Zeit gestoppt, die Sie für bestimmte Aufgaben benötigen, insbesondere für die Dienstplanung?

Unsere Kunden haben analysiert, dass jeder Personalplaner, der die Einsatzplanung  erstellt, im Durchschnitt 9 Stunden pro Woche einspart, wenn dieser Prozess vollständig automatisiert ist. Um diese Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu messen, können Sie die entsprechende Zeit erfassen, um zu sehen, wo genau die zeitaufwändigsten Schritte sind. Eine bessere Nutzung der Zeit ist auch ein deutlicher Hinweis auf eine gesteigerte Produktivität.

Ein gutes Beispiel hierfür ist der führende Modehändler GANT, der die Zeit, die er für seine Einsatzplanung und die damit verbundenen Aktualisierungen um 75% reduzieren konnte!

4. Mitarbeiterengagement

Das Engagement der Mitarbeiter ist eine weitere wichtige Messgröße, die alle Unternehmen messen können. Engagierte Mitarbeiter helfen Ihrem Unternehmen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, und sparen Geld, da engagierte Mitarbeiter produktiver sind. Die besten Workforce-Management-Lösungen geben den Mitarbeitern die Wahl, welche Schichten sie arbeiten können und wollen. Dies hilft ihnen, effektiver zu planen und führt zu einer besseren Work-Life-Balance, was wiederum zu einer erhöhten Mitarbeiter-Motivation führt.

Belynda Maquis-Mondesir ist Sicherheitsmitarbeiter am Flughafen London City und verwendet eine WFM-Lösung:

„Das hatte einen großen Einfluss auf mich und mein Leben. Ich fühle, dass ich wieder die Kontrolle habe. Ich kann einen Schichttausch über die App auf meinem Handy organisieren und dann - schwups -  ist er bestätigt. Seitdem ich die App nutze, habe ich keinen Geburtstag, kein Treffen mit Freunden oder der Familie mehr verpasst. Und das ist mit Geld nicht zu bezahlen!"

5. Mitarbeiterfluktuation

Dies steht in direktem Zusammenhang mit dem oben genannten. Für viele Unternehmen ist die Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation und die Verbesserung der Mitarbeiterbindung der Hauptgrund, warum sie sich für die Implementierung einer digitalen Einsatzplanung entscheiden. Daher ist das Messen dieser Kennzahl ein Muss, um die Auswirkungen der Lösung zu messen.

6. Prognose und Budgetgenauigkeit

Mit einer detaillierten Prognose des zukünftigen Personalbedarfs wird die Planung und Überwachung des Personalbudgets genauer. Die Messung der Abweichung der Vorhersage von den tatsächlichen Ergebnissen zeigt, wie genau die Vorhersage war. Je länger eine Workforce Management-Lösung eingesetzt wird, desto genauer wird sie.

Goran Pavlic, Leiter Retail Operations bei Rituals, fügt hinzu:

„In der Vergangenheit hatten wir manuelle Excel-Tabellen, die von einem Filialleiter betreut wurden. Am Ende des Tages, Wochenendes oder Monatsendes wussten wir nicht, wo unsere Produktivitätskennzahlen oder unsere Personalkosten landen.

„Die Verwendung einer Workforce Management-Lösung macht uns das Leben natürlich leichter. Vor allem für unsere Filialleiter, aber auch für alle anderen Ebenen unseres Geschäfts. Wir wissen jederzeit, wo wir in Bezug auf unsere Produktivität und Personalkosten stehen.

„Das System übersetzt die Verkaufsziele und die von uns für unsere Filialen gesetzten Ziele in Schichten pro Stunde und hilft, die richtige Person mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zu haben.“

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