Corona Personalplanung in Krisenzeiten

Auf der ganzen Welt zeigen derzeit Beschäftigte im Gesundheitswesen, im Einzelhandel oder im Transportwesen, welch wichtige Rolle sie in unserer Gesellschaft spielen

Nach und nach werden immer mehr Corona-Maßnahmen gelockert. Und viele Unternehmen erwachen wieder zum Leben. Das heißt auch, dass immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

Aber die Arbeitswelt, in die sie zurückkehren, ist eine andere als die, die sie vor einigen Monaten verlassen haben. Begriffe wie "Abstandsregeln" und "die neue Normalität" sind alltäglich geworden. Deutschland und viele andere Länder haben Gesichtsmasken in Branchen wie Einzelhandel und  Gastgewerbe zur Pflicht gemacht. Wir alle haben gelernt, uns umzustellen  und uns an eine COVID-19-Welt zu gewöhnen.

Natürlich gibt es viel Angst und Unsicherheit. Der Schwerpunkt in den Medien liegt dabei vorwiegend auf den Verbrauchern und der Art und Weise, wie Unternehmen ihnen helfen können, sich sicher zu fühlen.

Als Arbeitgeber sollten wir nicht aus den Augen verlieren, dass dies auch eine Zeit voller Ängste für unsere Mitarbeiter ist.

Was gibt es zu beachten für ihre physische, mentale und emotionale Wohlergehen? Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, um einen reibungslosen, sicheren und geschützten Übergang zurück an den Arbeitsplatz zu gewährleisten?

Hier sind fünf Tipps - einschließlich der Maßnahmen, die wir selbst bei Quinyx umsetzen - um schnell, flexibel und sicher den laufenden Betrieb wieder aufzunehmen:

1. Interne Kommunikation

Unsere kürzlich veröffentlichte internationale Studie - "The State of the Deskless Workforce 2020" - stellte fest, dass einer von vier Beschäftigten im Dienstleistungssektor weltweit denkt, sein Arbeitgeber habe während der Pandemie nicht klar kommuniziert.

Darüber hinaus fühlte sich ein Drittel nicht ausreichend vorbereitet. Sie gaben an, keine angemessenen Anweisungen erhalten zu haben, wie sie ihre Arbeit im Rahmen der neuen Corona-Richtlinien erledigen sollten.

Kommunikation ist hier der Schlüssel. Für Führungskräfte, insbesondere in der Personalabteilung, ist es wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören. Und nach Möglichkeit auf der Grundlage dieser Äußerungen Maßnahmen zu ergreifen und diese zu begründen, um Vertrauen in der Belegschaft zu schaffen.

Während des Höhepunktes der Pandemie hatte das Führungsteam von Quinyx tägliche Abstimmungen. Außerdem gab es wöchentliche unternehmensweite Meetings.

Parallel wurde ein Drei-Phasen-Plan für die Rückkehr an den Arbeitsplatz ausgearbeitet, den wir derzeit umsetzen. Das Ziel: Sicherheit, Wohlbefinden und Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

So sieht er aus:

Back to work table

Unsere Mitarbeiter nutzen die Quinyx-App, um rechtzeitig zu buchen, wann sie im Büro sein wollen. Das bedeutet, dass wir die Anzahl der Personen festlegen können, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in unseren Büros sein dürfen. Außerdem können wir leicht nachvollziehen, mit wem diese Kolleginnen und Kollegen im Falle einer Erkrankung in Kontakt waren.

Mehr über effektive Möglichkeiten der Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern erfahren Sie hier.

2. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiter sicher fühlen

 

Wie unsere CHRO, Toma Pagojute, sagt:
"Die beiden wichtigsten Fragen, die wir in der Personalabteilung stellen sollten, sind "Fühlen sich die Mitarbeiter sicher, wenn sie an ihren Arbeitsplatz zurückkehren?" und "Haben sie das Gefühl, dass man sich um sie kümmert, wenn etwas passiert, z.B. wenn sie oder ein Mitarbeiter bei der Arbeit krank werden? Diese Sicherheit und Bestätigung sind das, was sich alle Mitarbeiter im Moment wünschen".

Dazu gehört auch, dass man auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer und ihrer Familien eingeht - sei es, wie sie zur Arbeit pendeln oder oder ob es möglich oder notwendig ist, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Wir haben festgestellt, dass einige Beschäftigte zuhause äußerst produktiv sind, andere hingegen tun sich sehr schwer, nicht an ihrem Arbeitsplatz zu sein.

Sensibilität, Mitgefühl und Einfühlungsvermögen gegenüber Ihren Mitarbeitern sind machen den Unterschied.

3. Verringern Sie Unsicherheit

Je mehr Sie die Unsicherheit in Ihrer Belegschaft verringern können, desto  beruhigter und zuversichtlicher wird sie sein.

Für Mitarbeiter im Schichtbetrieb gilt: Kommunizieren Sie die Einsatzpläne - wenn möglich - weit im Voraus. So machen Sie es den Kolleginnen und Kollegen leichter, bei Bedarf die Schicht zu wechseln. Es ist auch wichtig, Ihren Mitarbeitern Zeit zu geben, damit sie sich an Veränderungen anpassen können.

Das ist alles neu, und es gibt keine Garantien dafür, dass Sie alles auf Anhieb richtig machen können. Seien Sie offen, ehrlich und transparent, um den Übergang in neue Arbeitsweisen zu erleichtern.

4. Gestalten Sie die Dienstpläne so flexibel wie möglich

Corona-Maßnahmen werden herunter und - teilweise auf lokaler oder regionaler Ebene - wieder hochgefahren, je nach aktueller Situation. Das bedeutet, dass Sie in Bezug auf die Anzahl Ihrer Mitarbeiter sehr flexibel sein müssen. Und dass Ihre Mitarbeiter mehr Flexibilität benötigen, da sich ihre Verfügbarkeit sehr schnell ändern kann, wenn z.B. ein Familienmitglied krank ist oder Betreuung benötigt.

Unsere Studie "State of the Deskless Workforce 2020" ergab auch, dass vor Corona 70% der befragten deutschen Arbeitnehmer zugab, krank zur Arbeit zu gehen. Ein Drittel waren besorgt, dass sie entlassen werden könnten, wenn sie Schichten tauschen wollten.

Flexible Arbeitszeiten geben Ihnen als Arbeitgeber nicht nur die Möglichkeit, auf eine unvorhersehbare Nachfrage zu reagieren, sondern sie machen Ihre Mitarbeiter auch zufriedener, führen zu einem effizienteren Unternehmen und sorgen letztendlich dafür, dass Ihre Kunden einen besseren Service erhalten.

Aus diesem Grund werden Instrumente, die flexible Arbeitszeiten unterstützen, immer wichtiger. Mit ihnen können Sie tagesaktuell konkrete Personalbedarfsprognosen erstellen, Ihre Dienstpläne agil anpassen und sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben.

5. Achten Sie auf Ihre Unternehmenskultur

Wir sind ein sehr mitarbeiterorientiertes Unternehmen - und die letzten Monate waren hart! Wir sind neue Wege gegangen, um unsere Kultur aufrecht zu halten. Mit Videokonferenzen arbeiten wir als digitales, internationales Unternehmen schon lange. Aber wie schafft man es, das soziale, kollegiale Leben aufrecht zu erhalten? Bei uns gibt es jetzt virtuelle Yoga-Stunden und Kaffeepausen, gezielte Seminare und Afterworks über Videokonferenz-Tools.

Außerdem haben wir unsere Belegschaft in zwei Gruppen aufgeteilt - "Rogue Squadron" und "Jedi-Meister". Zu jeder Gruppe gehören immer nur max. 50% eines Teams, die über unsere App ihre Schichten im Büro buchen. 

Die Rückkehr zur Arbeit wird nicht mehr dieselbe sein wie zuvor. Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen und ihre Mitarbeiter herausgefordert, in Bezug auf Flexibilität, Prozesse und Kommunikation anders zu denken und zu handeln. Dies kann auch eine Gelegenheit für Sie sein, Dinge anders zu tun.

Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sicherstellen, dass die Rückkehr sicher und flexibel ist, während Sie als Unternehmen die neuesten COVID-19-Bestimmungen einhalten.

Wir möchten Ihnen helfen, gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter sicher an ihren Arbeitsplatz zurückkehren und Sie Ihr laufendes Geschäft rechtskonform und flexibel betreiben können. 

Wenn Sie Interesse daran haben, wir unsere App Ihnen dabei helfen kann, klicken Sie hier:

 

Personalplanung in der Krise

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