3 Herausforderungen bei der Dienstplangestaltung in der ambulanten Pflege... und wie man diese mit KI löst

Wie kann die KI-gestützte Dienstplangestaltung die betriebliche Effizienz der ambulanten Pflege erheblich steigern?

Der KI-Experte Andrew Kith beantwortet alle unsere Fragen zu den Herausforderungen, mit denen Anbieter ambulanter Pflege bei der Dienstplangestaltung konfrontiert sind, und erklärt, wie KI die Belastung deutlich verringern, Zeit und Kosten sparen und erhebliche betriebliche Effizienz bringen kann.

Was sind die größten Herausforderungen, von denen Anbieter ambulanter Pflege berichten?

Alle Anbieter der Pflege von Patienten zu Hause stehen vor ähnlichen Problemen, wenn es darum geht, ihre Dienstpläne zu organisieren. Diese sind nicht unbedingt branchenspezifisch, aber in der ambulanten Pflege sind sie aufgrund der Komplexität der Fähigkeiten, der erforderlichen Kontinuität der Pflege und der branchenspezifischen Vorschriften besonders ausgeprägt.

  1. Die manuelle Dienstplanerstellung kann die notwendige Komplexität nicht vollständig berücksichtigen

    Angesichts der Besonderheit der ambulanten Pflegebranche berichten unsere Kunden und Interessenten alle von einem hohen Maß an Komplexität, wenn es um die Erstellung ihrer Dienstpläne geht: Die Schichtplaner müssen eine Vielzahl von Besuchstypen einplanen, die sich aufgrund von Qualifikationen, Fähigkeiten und Patientenpräferenzen unterscheiden, während sie gleichzeitig die Gewerkschaften (wie der Deutsche Berufsverband für Pflegeberufe, kurz DBfK) der Mitarbeiter, die Verfügbarkeit, Kosten und Reisezeiten berücksichtigen. Dies ist extrem komplex und zeitaufwendig für die Planer, und die manuelle Verwaltung des Prozesses ist für eine wachsende oder große Organisation einfach nicht verhältnismäßig.

  2. Kosten- und Effizienzverluste

    Nicht optimierte, manuelle Dienstpläne führen immer zu Kostenverlusten, die wir vor allem in unnötigen Reisezeiten und geteilten Schichtzulagen gefunden haben. Überschüssige Reisezeit und lange unbezahlte Pausen verringern auch die Mitarbeiterzufriedenheit und führen zu höherer Fluktuation.

  3. Ständig veraltete Dienstpläne

    Dienstpläne sind oft schon kurz nach ihrer Veröffentlichung veraltet, weil sich die Buchungen ändern, Mitarbeiter krank werden oder die Nachfrage schwankt. Daher wird viel Zeit mit dem Organisieren und Reorganisieren von Dienstplänen verbracht, was zu Frustration sowohl bei Managern als auch bei Pflegekräften führt. Dies wirkt sich natürlich auch auf das Niveau der Betreuung aus, da der "perfekte Dienstplan" nie erreicht werden kann.

 

Wie erstellt man den perfekten Dienstplan für eine ambulante Pflegeeinrichtung?

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist der beste Weg zur Optimierung von Dienstplänen. Wir haben festgestellt, dass unsere Kunden durch optimierte Dienstpläne für die ambulante Pflege erhebliche Einsparungen erzielen. In der Regel berichten sie von den folgenden Durchschnittswerten pro Standort und Woche:

  • Einsparung von 4,3 % der Personalkosten

  • Verringerung der Fahrzeit um 3,2 % und der Fahrstrecke um 13,6 %

  • 100 % konforme Dienstpläne

Unser Algorithmus für die Außendienstplanung generiert einen global optimierten Dienstplan, der alle Zuschläge und Unternehmensvereinbarungen (einschließlich Überstundensätze und andere Nuancen bei der Gehaltsabrechnung) einhält und gleichzeitig die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, die Präferenzen der Patienten sowie die für die Ausführung der Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen berücksichtigt. Verschiedene Geschäftsziele können priorisiert werden, wie z. B. die Kontinuität der Pflege für Kunden und die Minimierung von Reisezeiten und geteilten Schichten für Pflegekräfte, was sowohl zu zufriedeneren Kunden als auch Mitarbeitern führt.

 

Unterscheidet sich Quinyx von anderen KI-Lösungen? 

Drei wesentliche Faktoren unterscheiden Quinyx AI von anderen Lösungen.

  1. Die meisten anderen KI-Lösungen sind "out-of-the-box", mit begrenztem Setup- oder Konfigurations-Support. Wir arbeiten mit unseren Kunden zusammen und bieten kontinuierlichen Support für die Feinabstimmung der Algorithmus-Konfiguration. So stellen wir sicher, dass wir betriebswirtschaftlich fundierte Pläne erstellen, die für Ihre individuellen Geschäftsanforderungen optimiert sind.

  2. Die meisten Lösungen sind so konzipiert, dass sie Ihr bestehendes Dispositionssystem ersetzen, was eine erhebliche Investition an Zeit und Ressourcen erfordert. Unsere KI-Lösungen fügen sich nahtlos in Ihre bestehenden Workforce-Management-Systeme ein. Das bedeutet, dass die Implementierung von Quinyx AI Ihr Geschäft oder Ihre Arbeitsabläufe nicht stört und alle Ihre vorhandenen Daten zur Erstellung optimierter Dienstpläne genutzt werden können.

  3. Zu guter Letzt beginnen wir mit allen unseren Kunden den Prozess mit einem Proof of Value. Wir verwenden die Daten Ihres Unternehmens, um die Geschäftsbereiche zu identifizieren, in denen unsere Algorithmen einen Mehrwert bringen können, und um die Vorteile vollständig zu quantifizieren. Dieser Prozess läuft in der Regel über vier Wochen.

 

In unserem letzten "Proof of Value"-Projekt mit einem kleinen Anbieter für ambulante Pflege mit 350 Pflegekräften haben wir Einsparungen in Höhe von 700.000 €  durch die Optimierung der Dienstpläne bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der betrieblichen Nutzbarkeit ermittelt. Wenn Sie herausfinden wollen, wie viel Sie mit Quinyx einsparen und wie Sie Ihre Abläufe verbessern können, lassen Sie sich beraten und buchen Sie eine kostenfreie Strategie-Session:

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Über Andrew Kith

andrew-kith
Andrew Kith hat eine Leidenschaft für KI und dafür, wie Algorithmen genutzt werden können, um das Arbeitsleben einfacher und besser zu machen, und verfügt über umfangreiche Kenntnisse im Pflegesektor. Als geschätztes Teammitglied des führenden KI-Lösungsanbieters Widget Brain kam Andrew zu Quinyx, als das Unternehmen im Oktober 2020 übernommen wurde.

Wenden Sie sich an Andrew Kith und besprechen Sie Ihre Anforderungen, er wird zweifellos eine Lösung für Ihre Dienstplanprobleme finden!

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