Einen Schichtplan zu erstellen ist gar nicht so einfach.
Kommt Ihnen das bekannt vor:
- „Wie sieht mein Einsatzplan für nächste Woche aus?“
- „Ich möchte mehr Stunden arbeiten.“
- „Mir wurde der falsche Lohnbetrag ausgezahlt.“
- „Ich habe die Schicht mit meiner Freundin getauscht.“
- „Ich brauche einen freien Tag.“
- „Ich bin krank und schaffe es nicht, in die Arbeit zu kommen.“
- „Ich habe Ihre Nachricht nicht bekommen.“
- „Warum wurden meine Überstunden nicht angerechnet?“
Ganz egal, ob es sich um ein Restaurant mit 50 Servicemitarbeitern, ein Einzelhandelsgeschäft mit mehreren Hundert Mitarbeitern oder einen Pflegedienst handelt – meist hagelt es nach der Mitteilung des nächsten Schichtplans derartige Fragen. Und sie zu beantworten ist zeitaufwendig.
Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie benötigen, um nur eine dieser Fragen zu beantworten. Sagen wir 5 Minuten. Wenn 50 Mitarbeiter eine solche Frage stellen, sind das schon 250 Minuten – also braucht man etwas mehr als 4 Stunden pro Woche (oder 16 Stunden pro Monat) für die Beantwortung einer Frage, die eigentlich überflüssig ist.
Und diese Zeit kommt noch zur eigentlichen Erstellung des Schichtplans hinzu!
Denn einen funktionalen und dabei fairen Schichtplan zu erstellen, der alle glücklich macht und die optimalen Arbeitszeiten berücksichtigt, ist ein Vollzeitjob an sich. Und bedeutet in den meisten Fällen für den Personalplaner eine Reihe an Excel-Tabellen, Kalendern und Urlaubsformularen. Sehr viel manuelle Arbeit.
Es kann Tage oder Wochen dauern, bis ein guter Schichtplan erstellt ist. Wenn dann ein Planungsfehler auftaucht oder Abwesenheiten in letzter Minute ins Spiel kommen, muss der frustrierte Personalplaner an den Schreibtisch zurückkehren und versuchen den Schichtplan nachträglich anzupassen.
Aber die Schichtplanung muss nicht so kompliziert sein. Tatsächlich kann die Lösung für die meisten Planungsprobleme in einer einfachen Personaleinsatzplanungs-Software gefunden werden. Der Schichtplaner ermöglicht es Ihnen, einen digitalen Schichtplan zu erstellen, Schichtpläne an die Mitarbeiter zu kommunizieren, sie mit Updates zu versehen und auch in letzter Minute Änderungen vorzunehmen. Das macht eine Personaleinsatzplanungs-Software zur perfekten Lösung für Unternehmen, die Flexibilität in ihrer Schichtplanung benötigen.
So sieht der online Schichtplaner bei Quinyx aus - übersichtlich & intuitiv, egal auf welchem Endgerät:
Damit sind Sie gewappnet für die häufigsten Herausforderungen bei der Schichtplanung:
1. PERSONALfluktuation
Die Mitarbeiter kommen und gehen. Und sie alle haben für den Schichtplan ihre eigenen Einsatzwünsche. Auch die Arbeitszeiten variieren dabei stark. Einige Mitarbeiter arbeiten am liebsten früh, andere mögen Tagschichten, andere Nachtschichten. Einige bevorzugen Wochenendschichten, während andere lieber an unter der Woche arbeiten.
Mitarbeiter und ihre Schicht-Wünsche zu jonglieren, kann leicht zu einer der zeitaufwändigsten Aufgaben werden, mit denen Sie bei der Erstellung des Schichtplans zu kämpfen haben. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter verbessern können, um mehr Planungssicherheit bei der Schichtplanerstellung zu bekommen.
2. MITARBEITERVERFÜGBARKEIT
Jeder will in den Ferien eine kleine Auszeit. Aber wenn die Feiertage mit Ihrer umsatzstärksten Jahreszeit zusammenfallen, kann die Suche und Organisation von Ersatz- oder Zeitarbeitskräften ein Alptraum sein. Und sobald Sie sie gefunden haben, haben Sie doppelt so viele Schichtpläne für alle beteiligten Mitarbeiter zu erstellen. Dabei stets den Überblick über die Verfügbarkeiten eines jeden Mitarbeiters zu behalten, ist eine gigantische Aufgaben.
Mit einer automatisierten Lösung für die Schichtplanung können Sie Standardschichten anlegen, kopieren und mit den geeigneten Mitarbeitern besetzen. Und diese Schichtpläne in Echtzeit an die Mitarbeiter kommunizieren, damit diese happy und zufrieden sind - das alles digital und mobil per App einsehbar.
3. ZEIT ZWISCHEN DEN Schichten
Es ist nicht nur empfehlenswert, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben, Ihren Mitarbeitern zwischen den Schichten ausreichend Ruhezeit zu geben. Jeder braucht ein wenig Auszeit. Und genügend Ruhe kann enorme Auswirkungen auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben.
Wenn Sie dies bei der Erstellung Ihres Schichtplans berücksichtigen, Sie dann aber in letzter Minute Stornierungen und Überstunden von Mitarbeitern haben, kann es immer schwieriger werden, sich an diese Standards zu halten. Auch die Einhaltung der vorgegebenen Arbeitszeit sollte im Schichtplan natürlich nicht vergessen werden. Bei der Einhaltung der vertraglich geregelten Stunden kann Ihnen eine digitale Personaleinsatzplanungs-Software helfen. Hinterlegen Sie einfach die vertraglich vereinbarten Schichten, und schon kann kein Fehler mehr passieren.
Hier finden Sie die aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
4. Was ist, wenn Sie auf einmal mehr Personalbedarf haben?
Die richtige Einschätzung, wie viele Mitarbeiter Sie für welche Schicht benötigen, kann schwierig sein. Wenn Sie dann unerwartet mit Kunden in Ihrem Geschäft überflutet werden, wird es noch schwieriger, entsprechend mehr Mitarbeiter zu aktivieren.
Diese umsatzstarken Zeiten sind häufig auch für die Mitarbeiter lukrative Arbeitszeiten. Das heißt, dass Sie sowohl genügend Mitarbeiter finden müssen, um die Nachfrage zu befriedigen, als auch einen Weg finden müssen, dass jeder die gleichen Chancen auf diese Schichten hat.
Eine App erleichtert diese Suche erheblich. Der Planende sieht während der Erstellung des Schichtplans im System, welche anderen Mitarbeiter die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse haben bzw. für diese Aufgaben ausgebildet sind.
Aber in der Regel weiß derjenige, der die Schichten plant, nicht, wer für eine bestimmte Schicht überhaupt verfügbar ist. Auch hier hilft die App. Damit kann der Planende ganz einfach eine Schicht erstellen und dann die Mitarbeiter nach deren Verfügbarkeit fragen. Und zwar indem er den Mitarbeitern, die diese Schicht buchen möchten, erlaubt, sich einzutragen. Das gilt natürlich nur für Mitarbeiter, die auch die festgelegten Qualifikationen erfüllen (Fähigkeiten, Positionen usw.).
Mit der Quinyx App werden die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft somit bereits vor der Erstellung des Schichtplans berücksichtigt. Die Mitarbeiter öffnen dazu ganz einfach die App, legen ihre Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. So sind spätere Anpassungen des Schichtplans viel seltener erforderlich.
5. LAST MINUTE SCHICHTWECHSEL
Egal wie engagiert Ihre Mitarbeiter sind - ab und zu wird das tägliche Leben der Arbeit im Wege stehen. Krankheiten, Autopannen, kranke Kinder und andere unerwartete Ereignisse können Ihr Personal daran hindern, rechtzeitig oder überhaupt zur geplanten Schicht zu erscheinen. Und das auch oft ohne Vorankündigung. Einige Mitarbeiter schaffen es, dafür sorgen, dass jemand anderes ihre Schicht übernimmt, aber in den meisten Fällen werden sie einfach nicht erscheinen.
Die Aufforderung an andere Mitarbeiter, die Schicht zu übernehmen, führt zu einer Vielzahl weiterer Komplikationen, die Überstunden und Schichtwechsel mit sich bringen und mit anderen Mitarbeitern kommuniziert werden müssen. Das bedeutet häufig lange Telefonketten zur Reparatur des Schichtplans. Doch das geht auch einfacher:
Die Lösung? Eine Planungssoftware, mit der Sie Dienstpläne auf Knopfdruck erstellen, ändern und veröffentlichen können. So können Sie einfach Ihren Schichtplan online erstellen und jederzeit schnell auf Änderungen reagieren.
Wie Sie eine noch bessere Schichtplanung mit Hilfe von intelligenten und lernenden Algorithmen erstellen können, erfahren Sie in unserem Whitepaper Bessere Dienstplanung mit intelligenten Algorithmen.
