Probleme bei der Schichtplanung - und wie Sie sie lösen

by | 02.03.2019
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Probleme bei der Schichtplanung sind vielfältig.

Egal ob Sie im Einzelhandel, im Gesundheitswesen, im Baugewerbe oder in der Gastronomie arbeiten: es gibt nur wenige Dinge, die Personalplanern so viele Kopfschmerzen verursachen.

Einen funktionalen und dabei fairen Schichtplan einzuhalten, der alle glücklich macht, ist ein Vollzeitjob an sich. In den meisten Fällen bedeutet das für den Personalplaner  allerdings einen Stapel von Tabellenkalkulationen, Einsatzplänen, Kalendern und Urlaubsformularen.

Es kann Tage und manchmal Wochen dauern, bis ein guter Personaleinsatzplan erstellt ist. Wenn dann ein Planungsfehler auftaucht oder eine Änderung in letzter Minute ins Spiel kommt, kann es unglaublich frustrierend sein, wenn Manager gezwungen sind, an das Reißbrett zurückzukehren.

Aber die Personaleinsatzplanung muss nicht so kompliziert sein. Tatsächlich kann die Lösung für die meisten Planungsprobleme in einer einfachen Workforce-Management-Software gefunden werden. Die Planungssoftware ermöglicht es Ihnen, digitale Schichtpläne an die Mitarbeiter zu kommunizieren, sie mit Updates zu versehen und in letzter Minute Änderungen vorzunehmen, wenn die Ereignisse Sie überraschen. Das macht sie zur perfekten Lösung für Unternehmen, die Flexibilität in ihren Schichtplänen benötigen.

Hier sind einige der häufigsten Planungsprobleme, bei denen ein digitales Planungstool helfen kann.

1. PERSONALWECHSEL

Die Kunst, optimale Schichtpläne zu erstellen ist vielfältig. Die Mitarbeiter kommen und gehen, jeder von ihnen bringt einen neuen Schichtplan und eine Liste von Tagen mit, an denen sie arbeiten können und wollen. Einige Arbeitnehmer mögen Tagesschichten, andere Nachtschichten. Einige bevorzugen Wochenendschichten, während andere lieber an Wochentagen arbeiten. Mitarbeiter und ihre Schichten-Wünsche zu jonglieren, kann leicht zu einer der zeitaufwändigsten Aufgaben werden, mit denen ein Unternehmen zu kämpfen hat. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter verbessern können.

2. MITARBEITERVERFÜGBARKEIT

Jeder will in den Ferien eine kleine Auszeit. Aber wenn die Feiertage mit Ihrer umsatzstärksten Jahreszeit zusammenfallen, kann die Suche und Organisation von Ersatz- oder Zeitarbeitskräften ein Alptraum sein. Und sobald Sie sie gefunden haben, haben Sie doppelt so viele Schichtpläne zu erstellen.

3. ZEIT ZWISCHEN DEN UMDREHUNGEN

Es ist empfehlenswert, Ihren Mitarbeitern zwischen den Schichten mindestens 12 Stunden Zeit zu geben. Jeder braucht ein wenig Auszeit, und genügend Ruhe kann enorme Auswirkungen auf die Moral und Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben. Aber wenn Sie in letzter Minute Stornierungen und Überstunden von Mitarbeitern haben, kann es immer schwieriger werden, sich an diese Standards zu halten.

4. FÜR UNGEWÖHNLICHE AKTIVITÄTSPHASEN

Wie viele Mitarbeiter Sie zu Schichtbeginn benötigen, kann schwierig genug sein. Aber wenn Sie unerwartet mit Kunden in Ihrem Geschäft überflutet werden oder überbucht sind, wird es schnell unmöglich. Geschäftige Zeiten wie diese können für Ihre Mitarbeiter am lukrativsten sein, so dass Sie zwar genügend Mitarbeiter finden müssen, um die Nachfrage zu steuern, aber auch Wege finden müssen, damit jeder die gleichen Chancen auf diese Schichten hat.

5. LAST MINUTE SCHICHTWECHSEL

Egal wie engagiert Ihre Mitarbeiter sind, ab und zu wird das tatsächliche Leben der Arbeit im Wege stehen. Krankheiten, Autopannen, kranke Kinder und andere unerwartete Ereignisse können Ihr Personal daran hindern, rechtzeitig oder überhauot zum Dienst zu erscheinen. Und das dann auch oft ohne Vorankündigung. Einige Mitarbeiter schaffen es, dafür sorgen, dass jemand anderes ihre Schicht übernimmt, aber in den meisten Fällen werden sie einfach nicht erscheinen.

Die Aufforderung an andere Mitarbeiter, die Schicht zu übernehmen, führt zu einer Vielzahl weiterer Komplikationen, die Überstunden und Schichtwechsel mit sich bringen und mit anderen Mitarbeitern kommuniziert werden müssen. Das bedeutet häufig lange Telefonketten.

Die Lösung? Eine Planungssoftware, mit der Sie Dienstpläne auf Knopfdruck erstellen, ändern und veröffentlichen können.

Verabschieden Sie sich von der Excel-Tabelle. Wir haben eine Workforce-Management-Software entwickelt, die Ihnen die Kopfschmerzen bei der Planung erspart - damit Sie sich auf die Dinge in Ihrem Unternehmen konzentrieren können, die wirklich wichtig sind.

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Anke Otte

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