Wie Software zur Schichtplanung Bäckereien helfen kann

by | 23.01.2019
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Die Personalplanung für Bäckereien ist zweifellos eine der schwierigsten aufgrund von wechselnden Schichtzeiten, Mitarbeiter-Knappheit und filialübergreifender Planung.  


Die Einsatzplanung von Mitarbeitern, die hauptsächlich auf Stundenbasis beschäftigt sind,  ist definitiv eine große Herausforderung. 

Wer im Einzelhandel und insbesondere in der Bäckereibranche arbeitet, weiß, dass die Zusammensetzung des Personals sehr unterschiedlich ist. Es gibt eine Kombination von Voll- und Teilzeitkräften sowie zahlreichen Aushilfen.
Viele sind Schüler oder Studenten, die ihre Schulzeiten oder Vorlesungspläne mit ihren Schichtplänen abgleichen müssen. Andere können nur zu bestimmten Zeiten arbeiten, weil sie die Kinderbetreuung sicherstellen müssen oder ihre Familienangehörigen pflegen. Oder sie haben mehrere Jobs parallel, die sie aufeinander abstimmen müssen.

Aus diesem Grund kann die Planung von Mitarbeitern in Bäckereien zur echten Herausforderung für die Filialleiter werden. Insbesondere wenn die Schichtplanung mit Excel oder Stift und Papier erfolgt.  

Wie kann eine Online-Lösung für die Personaleinsatzplanung - wie die von Quinyx - diese Planung vereinfachen?

 

1. Einfachere und produktivere Prozesse

Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Das Ziel jedes Schichtplaners ist es, den Arbeitszeitbedarf des Unternehmens möglichst effektiv an die Arbeitszeitkapazität der Mitarbeiter anzupassen.

Aber das ist leichter gesagt als getan. Und jeder, der Personalpläne erstellt, kennt das: Da hat man in mühevoller Kleinarbeit den perfekten Schichtplan ausgearbeitet. Und dann ruft ein Mitarbeiter kurzfristig an, weil er krank ist. Oder keine Betreuung für sein Kind findet.

Jetzt gilt es, möglichst schnell Ersatz zu finden. Das bedeutet Planungsstress und Zeitaufwand. Das Ziel: jemanden zu finden, der a) Zeit und b) die erforderlichen Kenntnisse hat.

Eine App erleichtert diese Suche erheblich. Der Planende sieht im System, welche anderen Mitarbeiter die entsprechenden Qualifikationen und Fachkenntnisse haben bzw. für diese Aufgaben ausgebildet sind.

Aber in der Regel weiß derjenige, der die Schichten plant, nicht, wer für eine bestimmte Schicht überhaupt verfügbar ist. Auch hier hilft eine App. Damit kann der Planende ganz einfach eine Schicht erstellen und dann die Mitarbeiter nach deren Verfügbarkeit fragen. Und zwar indem er den Mitarbeitern, die diese Schicht buchen möchten, erlaubt, sich einzutragen. Das gilt natürlich nur für Mitarbeiter, die auch die festgelegten Qualifikationen erfüllen (Fähigkeiten, Positionen usw.).

Mit der Quinyx App werden die Wünsche und Präferenzen der Belegschaft somit vor der Planerstellung  berücksichtigt. Die Mitarbeiter öffnen dazu ganz einfach die App, legen ihre Verfügbarkeiten fest, bewerben sich auf vorgegebene Schichten oder teilen sich sogar direkt selbst in diese ein. So sind spätere Anpassungen viel weniger erforderlich. 

Den Aufwand für die Personalplanung reduzieren

Quinyx hat schon über 700 Kunden mit gut 500.000 Anwendern dabei geholfen, ihren gesamten Planungs- und Verwaltungsprozess zu verbessern. Darunter namhafte Firmen wie McDonalds, Burger King & Co.
Unsere Kunden berichten, dass sie die Zeit und den Aufwand, den sie für die Schichtplanung ihrer Mitarbeiter benötigten, mindestens halbiert haben, nachdem sie von Excel-Tabellen auf die Quinyx Lösung umgestiegen sind.

So berichtet der Moderiese GANT zum Beispiel, dass er seinen Aufwand für die Personalplanung dank Quinyx um 75% gesenkt hat.

Laut einer Branchenstudie von TechNavio spart eine moderne Workforce Management Lösung durchschnittlich neun Stunden pro Woche und Führungskraft ein.

Menschliche Fehler vermeiden

Je komplexer die Planung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Fehler passieren. Mit Quinyx entstehen diese Fehler erst gar nicht. Bzw. das System macht den Planenden auf Ungereimtheiten aufmerksam, bevor der Schichtplan erstellt wird.

Wenn beispielsweise zu viele Personen für eine bestimmte Schicht gebucht werden, bemerkt die Software dies und macht darauf aufmerksam. Wird ein Schichtplan erstellt und dabei vergessen, eine der erforderlichen Schichten auszufüllen, gibt es ebenfalls eine Warnmeldung.

Schnelle und bequeme Erstellung, Kommunikation und Kontrolle von Aufgaben

Mit der App werden Aufgaben effizient zugewiesen. Die Mitarbeiter sehen die Aufgabenliste dann direkt auf ihrem Handy. Das erleichtert insbesondere Routinearbeiten. Denn dafür können einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen bzw. visuelle Hinweisen hinterlegt werden – vom Öffnen & Schließen der Bäckereifiliale bis hin zur abendlichen Reinigung. Das erleichtert auch Aushilfen die Erledigung.

Routineaufgaben werden so filialübergreifend einheitlich durchgeführt, insbesondere Aufgaben, für die bestimmte Regeln und Vorschriften gelten. Der jeweilige Mitarbeiter bestätigt in der App mit einem Zeitstempel, wann er diese Aufgabe durchgeführt hat. Und der Filialleiter hat diese Daten für Kontrollen und Auswertungen problemlos verfügbar.

Filial-übergreifende Planung und Analyse

Die Planung über mehrere Standorte ist mit einer digitalen Lösung kein Problem mehr. Mit Quinyx können innerhalb eines Hauptkontos so viele Standorte verwaltet werden, wie benötigt werden. Und innerhalb der Standorte verschiedene Teams und Mitarbeiterrollen definiert werden (Verkauf, Bäckerei, Kasse, Reinigung usw.).

Da jedes Unternehmen seine eigenen Anforderungen und Regeln hat, werden diese bei der Implementierung im jeweiligen System hinterlegt. Zum Beispiel maximale und minimale Arbeitszeiten, Pausenregelungen, gesetzliche oder tarifliche Anforderungen, Betriebsvereinbarungen. Bei der Planung überprüft das System dann automatisch, ob diese eingehalten werden.

Die Ergebnisse können dann in Berichten analysiert werden. Diese Reporting-Funktion liefert den Managern genau die Daten, die sie für die Steuerung ihrer Teams und ihrer Filiale benötigen.

 

2. Kosten sparen in Bäckerei-Ketten durch die Integration externer Daten

Eine Personalplanungssoftware kann mehr als nur die Schichtplanung zu erleichtern und die Zeit automatisch zu erfassen. Ein wichtiger Vorteil ist, dass externe Daten automatisch integriert werden können.

Insbesondere die Verknüpfung von Quinyx mit einer Point-of-Sale-Software und einer Lohnbuchhaltungsanwendung bringt zahlreiche Vorteile. Wichtige Geschäftsdaten aus diesen und anderen Software-Systemen werden intelligent eingebunden und mit Quinyx synchronisiert. So wird der Planungsprozess auf der Grundlage realer Geschäftsdaten und Kennzahlen optimiert.

Dadurch wird transparent, wann welche Mitarbeiter benötigt werden. Der Filialleiter kann so eine optimale Besetzungskurve für unterschiedliche Zeiten erstellen. Möglich ist das mit der Prognosefunktion, die historische Daten - zum Beispiel aus dem POS-System - mit dem aktuellen Anforderungsprofil abgleicht. Und so automatisiert Vorschläge für eine effiziente Planung erstellt. Überstunden und “leere” Zeiten werden vermieden. Das schont die meist teuerste Ressource in vielen Bäckereien: die Personalkosten.

Bares Geld spart auch die Schnittstelle von Zeiterfassung auf der einen und der Lohnbuchhaltung auf der anderen Seite. Denn so werden nur die Stunden abgerechnet, die tatsächlich gearbeitet wurden.

Mitarbeiter, die “Zeit stehlen”, kosten Unternehmen jedes Jahr gewaltige Summen. Nach neueren Zahlen aus den USA, die in der Harvard Business Review veröffentlicht wurden, jährlich 400 Mrd. US Dollar.

Die Ursache: Wenn sich Zeiten, Pausen oder ganze Schichten ändern, wird das in Excel-Dienstplänen oft nicht dokumentiert. Die Lohnbuchhaltung wird nicht informiert, und im Nachhinein sind diese Änderungen schwierig nachzuvollziehen. Zettel gehen verloren, Handschriften sind schwer leserlich oder Absprachen oftmals missverständlich.

Die Antwort: eine vollständig integrierte Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter direkt über ihre Handys ein- und ausstempeln. Und zwar zum tatsächlichen Schichtbeginn und -ende. Diese Daten werden dann in Echtzeit an die Lohnbuchhaltung übermittelt. Auch der Schichtleiter sieht diese Änderungen in seiner Übersicht.

Die automatische Abrechnung erfolgt so auf Basis tatsächlich geleisteter Stunden.

Als zusätzliches Plus erscheinen Mitarbeiter durch die Nachverfolgung der Arbeitszeiten definitiv pünktlicher, was ebenfalls Kosten spart.
Auch für die Mitarbeiter selbst ist es ein Vorteil, da sie sich sicher sein können, dass ihre geleisteten Stunden auch entlohnt werden.

Weitere Tipps, wie Sie Personalkosten sparen können, finden Sie in unserem Whitepaper "So sparen Sie Personalkosten ohne Personal abzubauen".

3. Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -loyalität

In Deutschland herrscht Vollbeschäftigung. Viele Bäckereien haben daher die große Herausforderung, ausreichend Mitarbeiter zu bekommen und diese zu halten.  

Die Allgemeine BäckerZeitung berichtet in ihrem Artikel “Unzufriedene wechseln schneller”, dass das Arbeitseinkommen bei Kündigungsgründen nicht an erster Stelle steht und fragt: ”Was nützt die Zufriedenheit mit einem besseren Einkommen, wenn das Betriebsklima schlecht ist, die technische Ausstattung nicht auf dem neusten Stand ist und Überstunden geleistet werden müssen?”.
Die Lösung: eine digitale Personalplanung mit transparenter Kommunikation und Einbeziehung der Mitarbeiter.

Transparente und rechtzeitige Information der Mitarbeiter

Ein entscheidender Punkt, den Mitarbeiter in Umfragen bemängeln, ist, dass sie nicht genau wissen, wann sie arbeiten müssen bzw. dass sie über Schichtwechsel viel zu kurzfristig informiert werden. Das führt zur Unzufriedenheit, denn jede Schichtplanung greift in die Privatsphäre der Mitarbeiter ein.

Sobald ein Filialleiter einen Schichtplan mit Quinyx erstellt und veröffentlicht, werden alle Mitarbeiter benachrichtigt, deren Schichten darin geplant sind. Und das in Echtzeit über die App auf ihrem Handy. Lange Telefonketten sind passé.

Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt Änderungen am Schichtplan vorgenommen werden, werden ebenfalls alle betroffenen Mitarbeiter über diese Änderungen sofort  benachrichtigt. In der App sehen die Mitarbeiter dann jederzeit ihren aktuellen Plan und können darauf reagieren.

Hier können sie auch ihren Urlaub oder Krankmeldungen einreichen oder andere Abwesenheitsanträge stellen. Alles in Echtzeit. Jederzeit und von überall.

Das erspart sowohl dem Personal als auch den Managern viel Zeit. Und erhöht so das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Laut einer Studie von Gallup verzeichnen Unternehmen mit engagierten Mitarbeitern durchschnittlich Rentabilitätssteigerungen von 22%.

DEN Mitarbeitern ihre Flexibilität zurückgeben

Eine weitere Möglichkeit, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter in der Bäckerei zu erhöhen, besteht darin, ihnen mehr Flexibilität während des gesamten Planungsprozesses zu geben.

In Quinyx können alle Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten eingeben. Dies bedeutet, dass sie dem Management mitteilen können, wann und wo sie jede Woche arbeiten können. Zum Beispiel Studenten, die tagsüber Unterricht haben, sind eher nachmittags verfügbar. Andere Mitarbeiter sind vielleicht Eltern und ziehen es vor, morgens zu arbeiten, während ihre Kinder in der Schule sind.

Mit Quinyx werden all diese Präferenzen direkt an das Management kommuniziert. Das spart allen viel Zeit und gibt den Mitarbeitern eine Stimme während des gesamten Prozesses.

Verbesserung der Mitarbeiterinteraktion

In der App gibt es das einfache und schnelle Kommunikationsmodul “Q-Mail”. Damit können Manager schnell und transparent mit Ihrer Belegschaft kommunizieren.

Zum Beispiel, indem sie Umfragen erstellen. Etwa, wie die aktuellen Werbeposter bei den Kunden ankommen oder das neueste Backwaren-Angebot. Die Mitarbeiter fühlen sich so noch mehr wertgeschätzt und eingebunden.

Mitarbeiter können Schichten untereinander tauschen

Wenn ein Unternehmen es zulässt, können die Mitarbeiter über die Quinyx App ihre Schichten eigenständig untereinander tauschen. Das ist eine Funktion, die beiden Seiten - Schichtplanern und Mitarbeitern - das Leben sehr viel einfacher macht.

Die Mitarbeiter bekommen ihre Flexibilität zurück, und die Filialleiter reduzieren ihren Planungsaufwand erheblich. Alles, was Manager tun müssen, ist, sich die Anfragen anzusehen, nachzusehen, ob entsprechende qualifizierte Mitarbeiter einspringen und die Anfragen entweder genehmigen oder ablehnen. Und das alles online über ihr Smartphone oder ihren PC. Jederzeit. Von überall.

Weitere Tipps, wie Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigern können, finden Sie in unserem Whitepaper "8 Schritte zur sofortigen Steigerung von Mitarbeiterbindung und -engagement".

Zusammenfassung:
Vorteile einer digitalen Personaleinsatzplanung für Bäckereien

Mitarbeitermotivation steigern

  • Mitarbeiter in die Planung einbeziehen
    Verfügbarkeitswünsche berücksichtigen

  • Kommunikation verbessern
    Transparent und in Echtzeit kommunizieren

  • Stress reduzieren
    Mitarbeiter in der Bäckerei wissen jederzeit, wann und wo sie arbeiten.

Zeit und Kosten sparen

  • Aufwand bei der Einsatzplanung sparen
    Automatisierte Vorschläge aufgrund historischer Daten

  • Planungsfehler vermeiden
    Schichten müssen nicht ständig überarbeitet werden, Regeln werden automatisch berücksichtigt

  • Unternehmensprozesse optimieren
    Integration mit anderen Business-Tools, insbesondere Personalabrechnung und POS-Systeme

Einfach zu implementieren

  • Schnelle Einrichtung
    Unser Support-Team führt Sie durch den gesamten Prozess.

  • Einfach zu nutzen
    Sie planen in kürzester Zeit, auch wenn Sie nie eine ähnliche Software verwendet haben.

Die Anwender sind begeistert von der Quinyx App:
  • 98% laden sie innerhalb der ersten Wochen herunter.
  • ★★★★☆ in den Bewertungsportalen


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Anke Otte

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