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Compass Group - Große Ereignisse - kurze Vorlaufzeit

Weltmarktführer im Foodservice

Große Ereignisse - kurze Vorlaufzeit

Quinyx bietet bis zuletzt die Möglichkeit, mehrere Schichten auf einmal zu wechseln, was Zeit und damit Geld spart und eine optimale Personalbesetzung ermöglicht.

Levy Restaurants ist Teil der globalen Compass Group. Levy Restaurants liefert alle Speisen und Getränke für Kneipen, Restaurants, Bars, Lodges, VIP, Bankette und Konferenzen in der Tele2 Arena in Stockholm und an Veranstaltungsorten und Konferenzen auf der ganzen Welt, vom Super Bowl bis zu den Oscars.

Große Ereignisse - kurze Vorlaufzeit

In der Tele2 Arena finden bis zu zehn Großveranstaltungen pro Monat statt. Vor diesen Veranstaltungen findet eine intensive Kommunikation mit 500 Personen im Personalpool statt, um bis zu 400 Personen für verschiedene Schichten einzuteilen.

Die Planung dieser Veranstaltungen erfolgt oft unter großem Zeitdruck, was ein modernes Workforce-Management-System erfordert, das große Mengen an Informationen automatisiert verarbeiten kann.

Herausforderungen & Ergebnisse

Herausforderungen:

  • Kein Tag ist wie der andere, was hohe Anforderungen an die Dienstplanung stellt
  • Vor großen Veranstaltungen müssen bis zu 400 Personen oft sehr kurzfristig geplant werden
  • Schnelle Kommunikation mit vielen Mitarbeitenden gleichzeitig ist erforderlich
  • Integration in das Lohnbuchhaltungssystem


LÖSUNG:

  • Quinyx Dienstplanung
  • Quinyx Zeiterfassung und Analysen


Ergebnisse:

  • Einfache und flexible Vorlagenerstellung und schnelle Dienstplanung
  • Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen
  • Leistungsstarke Kommunikationsmöglichkeiten mit allen Mitarbeitenden
  • Das System ist "selbsttragend" und bietet einen schnellen und zuverlässigen Überblick

Umfassende Ausschreibung

Um diese großen Herausforderungen zu bewältigen, beschaffte die Compass Group rechtzeitig vor der Eröffnung der Tele2 Arena ein neues System für die Dienstplanung, Kommunikation und Zeiterfassung. Ein Projektteam mit sechs Personen aus den Bereichen IT, HR, Lohnbuchhaltung und Verkauf wurde gebildet, um den richtigen Anbieter und das richtige System auszuwählen.

Ein Dutzend Anbieter wurden für ein erstes Audit ausgewählt. Als fünf Anbieter übrig blieben, wurde eine detaillierte Ausschreibung verfasst, die an drei ausgewählte Anbieter geschickt wurde, die dann ihre Angebote einer kleineren Entscheidungsgruppe vorlegten.

Zwei im Rennen - Quinyx war der Sieger

Die endgültige Entscheidung fiel zwischen zwei Anbietern, die preislich gleichwertig waren. Die endgültige Entscheidung für Quinyx wurde aufgrund von zwei Hauptkriterien getroffen: die Modernität des Systems und die leistungsstarken Kommunikationsmöglichkeiten (E-Mail, SMS, Portal), die die Hauptanforderungen der Compass Group.

"Quinyx atmet Modernität und zeigt, dass das System in einer Welt entstanden ist, in der man in einer mobilen Umgebung schnell Personal einsetzen können muss", sagt Agneta Garnström, Payroll Manager der Compass Group, die aktiv an der Entscheidungsgruppe teilgenommen hat.

400 Schichten müssen optimal besetzt sein

Ingrid Appelberg arbeitet bei Levy Restaurants und ist verantwortlich für das Recruiting, Personalbesetzung, Dienstplanung, Schulungsfragen und Kontakte mit den Mitarbeitenden. Ingrid arbeitet im Wesentlichen Vollzeit im Quinyx System, um die Kontrolle zu haben und sicher zu sein, dass alle Schichten vor den Großveranstaltungen in der Tele2 Arena optimal besetzt sind.

Bei vielen Veranstaltungen arbeiten bis zu 400 Personen in den verschiedenen Restaurants, Kneipen, Kiosken und anderen Einrichtungen, für die Levy Restaurants verantwortlich ist.

Dienstplanung und schnelle Kommunikation

Im Vorfeld von Großveranstaltungen, wie z.B. Fußballspielen, müssen sie schnell Vorlagen erstellen und Schichtpläne für alle Spiele veröffentlichen, die zur gleichen Zeit an verschiedenen Tagen beginnen. Quinyx bietet bis zum Schluss die Möglichkeit, mehrere Schichten gleichzeitig zu ändern, was Zeit spart und eine optimale Personalbesetzung ermöglicht.

Die leistungsstarken Kommunikationsfunktionen von Quinyx sind äußerst nützlich, da es einfach ist, Informationen an alle Mitarbeitende zu senden, die von einer Änderung betroffen sind", so Ingrid.

"Die Tatsache, dass man leicht sehen kann, welche Schichten unbesetzt sind, wie viele Interessensbekundungen es gibt, wer wechseln möchte und wer eine Arbeitsschicht will, ist sehr nützlich und spart uns viel Zeit", fügt Ingrid hinzu.

Vorteile und Erfolge

  • Das System bietet einen schnellen und umfassenden Überblick.
  • Viele Funktionen können automatisiert werden, was Zeit spart. Das System ist "selbsterhaltend".
  • Vorlagen für die Einsatzplanung sind schnell erstellt und die Pläne veröffentlicht.
  • Mehrere Schichten können gleichzeitig geändert werden.
  • Die Kommunikationsmöglichkeiten sind leistungsstark und sehr nützlich.
  • Die Vertragsverwaltung erleichtert die Einhaltung von Gesetzen und behördlichen Auflagen.
  • Das Personal schätzt die Möglichkeit, über die mobile App Pläne einzusehen, Schichten zu tauschen und Informationen zu erhalten.
  • Die Integration mit dem Gehaltsabrechnungssystem verläuft reibungslos.
  • In einem Unternehmen mit 800 Mitarbeitenden wird der hohe Automatisierungsgrad von Quinyx sehr geschätzt.

Quinyx wird empfohlen

Wir haben Ingrid und Agneta gefragt, ob sie Quinyx anderen Unternehmen mit ähnlichen Aufgaben empfehlen würden. Sie bewerteten Quinyx hoch, sowohl was die WFM-Lösung als auch was den Anbieter betrifft. Als sie gebeten wurden, Quinyx auf einer Skala von eins bis zehn zu bewerten, war ihre Antwort wie folgt:

"Wir geben Quinyx die Note acht, da wir das System für modern, benutzerfreundlich und flexibel halten und es unserem Unternehmen in unserem komplexen und stressigen Umfeld viel Zeit und Kosten spart."

Quinyx atmet Modernität und zeigt, dass das System in einer Welt entstanden ist, in der man in der Lage sein muss, schnell in einer mobilen Umgebung zu arbeiten

Agneta Garnström

Leitung Entgeltabrechnung

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