Vapiano

Auf dem Menü: Smarte Personaleinsatzpläne

Internationale Restaurantkette serviert Erfolgsrezept

Vapiano ist berühmt für sein intelligentes Selbstbedienungssystem: Die Gäste bestellen direkt an der Theke und müssen nicht lang auf ihr Essen warten. Vapiano steht für ein zukunftsorientiertes Gastronomiekonzept, das so genannte „Fresh Casual Dining”. Dieses Konzept ist mittlerweile so populär, dass die Franchise-Kette allein in Schweden bereits neun Restaurants betreibt und in allen Teilen der Welt vertreten ist. Deshalb war es für Vapiano ein logischer Schritt, seine Personaleinsatzplanung ähnlich clever zu gestalten. Die Wahl fiel auf Quinyx – und das Ergebnis kann sich sehen lassen. 
Ich habe schon verschiedene Systeme zur Einsatzplanung kennengelernt, aber keines kommt an Quinyx heran. Allen Unternehmen, Organisationen und Restaurants mit hohem Einsatzplanungsaufwand kann ich Quinyx nur wärmstens empfehlen.

Erik Jungberg

Head of Operations, Vapiano

Die Implementierung

Vapiano beauftragte im Jahr 2010 mehrere Mitarbeiter mit der Durchführung des Implementierungsprojekts. Diese sogenannten “Superuser”, wurden von speziellen Quinyx-Projektteams betreut und erhielten von der Quinyx Academy Schulungen zum System.

Nach der Einführung im ersten Restaurant erhielt eine Filiale nach der anderen die neue Lösung. Darüber hinaus wurde Quinyx an das Backoffice-System MS POS und das Personalabrechnungssystem Hogia angebunden

Herausforderungen und Lösung

Die Herausforderungen

  • Personaleinsatzplanung: Vor der Einführung von Quinyx arbeitete Vapiano mit Excel-Tabellen – eine schwierige, unflexible und zeitaufwendige Methode.
  • Kommunikation: Änderungen im Einsatzplan verursachten Missverständnisse zwischen den Mitarbeitern.
  • Zeiterfassung: Die Arbeitszeit wurde mit einem Kassensystem und mithilfe von Excel-Tabellen erfasst, was zeitaufwendig war und geltende Tarifverträge nicht berücksichtigte. Die an die Personalabrechnung weitergegebenen Daten waren oft fehlerhaft.
  • Prognosen: Zuverlässige Prognosen waren schwer zu erstellen.

 

Die Lösung

  • Quinyx Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Kommunikation, Aufgabenmanagement, Prognose
  • Quinyx Mobile App
  • Integration mit Hogia Salary

 

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Ergebnisse

  • Seit der Einführung von Quinyx hat Vapiano seine Personalkosten insgesamt um 5 % gesenkt, in erster Linie durch eine Optimierung des Personalseinsatzes.
  • Die für die Einsatzplanung aufgewendete Zeit schrumpfte im Schnitt von 3 Tagen auf 4-8 Stunden.
  • Die interne Kommunikation über Einsatzpläne, Arbeitsstätte und Krisensituationen hat sich dank Quinyx merklich verbessert. Vapiano kann seine Mitarbeiter jetzt direkt über die Quinyx-App erreichen, wenn wichtige Informationen übermittelt werden müssen.

 

Fazit

Mit Quinyx verfügt Vapiano über ein modernes, nutzerfreundliches System, das bereits für erhebliche Einsparungen in puncto Zeit und Geld gesorgt hat.

Die Quinyx-App ermöglicht den Mitarbeitern, auf einfache und effiziente Weise Schichten zu tauschen und ihre Verfügbarkeit mitzuteilen. Obendrein hat Vapiano ein modernes, effektives System zur Kommunikation mit seiner Belegschaft bekommen.

Insgesamt ist Vapiano sehr zufrieden mit seiner Entscheidung für Quinyx. Am meisten profitiert die Restaurantkette von der Flexibilität, der Nutzerfreundlichkeit und den Kommunikationsfunktionen der Workforce-Management-Lösung.

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