Sorgen Sie mit Prüfungen im Mitarbeiter-Hub dafür, dass alle Filialen denselben Standard einhalten

Es ist schwierig, an allen Standorten einheitliche Standards aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn die Teams über verschiedene Städte, Regionen oder Länder verteilt sind.

Deshalb führen wir „Prüfungen“ ein – eine neue Funktion innerhalb des Mitarbeiter-Hubs, die es Teams auf der Fläche – z. B. im Einzelhandel oder im Gastgewerbe – ermöglicht, Prüfungen (z. B. Audits oder regelmäßige Checks) zu standardisieren, durchzuführen und die Ergebnisse nachzuverfolgen – alles an einem Ort.

Das Ergebnis? Einheitlichere Standards an allen Standorten, weniger manueller Verwaltungsaufwand und die Gewissheit, dass jede Lücke zu konkreten Maßnahmen führt.

Vorher: Prüfungen, bei denen sich der Kreis nie ganz schließt

Wenn Sie heute Prüfungen an Ihren Standorten durchführen, kennen Sie den Ablauf wahrscheinlich schon. Eine Vorlage liegt als Tabellenkalkulation oder PDF vor. Die Ergebnisse werden per E-Mail weitergeleitet. Jemand trägt die Maßnahmen in eine separate Liste ein. Bis alles gesammelt, weitergeleitet und den richtigen Personen zugewiesen wurde, ist die Gelegenheit zur Behebung des Problems möglicherweise bereits verpasst.

Dies führt zu einer Reihe bekannter Herausforderungen:

• Prüfungen lassen sich nur schwer standardisieren und skalieren, wenn jeder Standort unterschiedliche Verfahren anwendet.
• Die Ergebnisse lassen sich über mehrere Länder, Standorte, Auditoren und Prüfende hinweg nur schwer nachverfolgen, vergleichen und umsetzen.
• Aus den Ergebnissen werden nicht immer konkrete Maßnahmen abgeleitet, was das Risiko erhöht, dass Probleme ungelöst bleiben.
• Der Zentrale, den regionalen Managern und den Filialteams fehlt ein gemeinsamer Überblick über Ergebnisse und Fortschritte, was zu unklaren Zuständigkeiten und Verzögerungen bei Verbesserungsmaßnahmen führt.

Wenn ein fehlendes Kampagnen-Display oder ein Preisfehler eine Woche lang unbemerkt bleibt, hat dies nicht nur betriebliche Auswirkungen: Es kann zu entgangenen Umsätzen führen, die nicht mehr wiederhergestellt werden können.

Die Lösung: Prüfungen in die Tools integrieren, die ihr Team bereits nutzen

Eine Prüfung ist ein strukturiertes Verfahren um zu sehen, ob eine Filiale ordnungsgemäß funktioniert, wobei jedes Mal dieselben Fragen und Standards zur Anwendung kommen. Dadurch wird der Prozess einheitlich, fair und an allen Standorten wiederholbar.

Der Mitarbeiter-Hub von Quinyx enthält nun genau so eine Prüfungsfunktion  – und bringt sie damit an denselben Ort, wo ihre Teams bereits auf Aufgaben und interne Kommunikation zugreifen. Vorlagen, Kontrollfragen, Antwortoptionen, Bewertungen, Foto-Nachweise und Folgeaufgaben sind alle an einem Ort zusammengefasst, sodass kein separates System verwaltet werden muss.

Außerdem passt sich das System an die Arbeitsweise Ihrer Teams an. Filialteams können regelmäßige, eigenständige Überprüfungen durchführen, während Bereichs- oder Bezirksleiter Audits bei Filialbesuchen oder im Auftrag einer Filiale durchführen können.

So funktioniert es:

• Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen. Erstellen Sie Prüfungsvorlagen mit Abschnitten, Fragen, Bewertungen und bedingter Logik, damit jeder Standort denselben Prozess befolgt und die Standards in Ihrem gesamten Betrieb einheitlich bleiben.
• Setzen Sie Befunde in Maßnahmen um. Wenn die prüfende Person ein Problem identifiziert, können direkt Aufgaben mit klarer Zuständigkeit ausgelöst werden. Probleme werden behoben und nicht nur erfasst.
• Überblicken Sie die Ergebnisse an einem Ort. Verfolgen Sie Bewertungen auf Fragen- und Prüfungs-Ebene, vergleichen Sie Ergebnisse standortübergreifend und erkennen Sie wiederkehrende Probleme frühzeitig – bevor sie sich auf Leistung, Compliance oder Umsatz auswirken.
  

Ein Praxisbeispiel

Stellen Sie sich einen Fashion-Retailer vor, der die Einhaltung der Visual-Merchandising-Richtlinien in 200 Filialen überprüft.

Bei einem Filialbesuch arbeitet ein Gebietsleiter einen standardisierten Fragenkatalog ab. Eine Frage lautet: „Ist die neue Schaufensterauslage zur Kampagne korrekt aufgebaut?“

Lautet die Antwort „Nein“, kann der Gebietsleiter ein Foto als Nachweis hinzufügen und eine Folgeaufgabe zur Korrektur der Auslage auslösen.

Es muss keine Tabelle aktualisiert oder eine E-Mail-Kette in Gang gesetzt werden. Das Problem wird dokumentiert, einem bestimmten Verantwortlichen zur Bearbeitung zugeteilt und ist bereits auf dem Weg zur Lösung.

Übertragen Sie das auf alle Standorte und Besuche, und aus stundenlanger manueller Koordination wird ein einziger, vernetzter Arbeitsablauf – während Führungskräfte einen klareren Überblick über Standards, Fortschritte und wiederkehrende Probleme erhalten.

Wie Prüfungen in verschiedenen Branchen ablaufen

Prüfungen sind nicht nur etwas für den Einzelhandel. Überall dort, wo Teams an mehreren Standorten tätig sind, stellt sich eine ähnliche Herausforderung: Es muss überprüft werden, ob jeder Standort den geforderten Standards entspricht, und es muss sichergestellt werden, dass alle festgestellten Mängel behoben werden.

Der Anwendungsbereich mag variieren, doch das Ziel bleibt dasselbe: jeden Standort an einem einheitlichen Standard zu messen und jeden Befund in konkrete Maßnahmen umzusetzen.

Da der gesamte Prozess in Quinyx stattfindet, bleibt die Auswertung mit der Umsetzung verknüpft und wird nicht zu einem weiteren, isolierten Arbeitsablauf.

Jeder Betrieb funktioniert anders. Mit Prüfungen erhält Ihr Unternehmen die Flexibilität, Vorlagen, Bewertungssysteme und Folgeprozesse so zu gestalten, dass sie genau auf die Arbeitsweise Ihrer Teams, Standorte und Schichten zugeschnitten sind.

Schauen Sie es sich selbst an

„Prüfungen“ sind Teil des Mitarbeiter-Hubs. Wenn Sie erfahren möchten, wie diese Funktion für Ihre Teams genutzt werden kann – von der Erstellung einer Vorlage bis hin zur Behebung eines Befunds – vereinbaren Sie eine Demo, und wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.