Viisi vinkkiä työvuorosuunnitteluun.
Kesä on vihdoin täällä! Monien ajatukset alkavat hiljalleen siirtyä pitkiin ja huolettomiin kesäpäiviin. Lomakausi on aluillaan, ja yritykset valmistautuvat paitsi lomalaisten virtaan myös sijaisjärjestelyihin.
Lomailu on mukavaa, ja vaikka kuinka tuntisikin tunteenpaloa työtään kohtaan, tahdin hidastamisen ja vapaa-ajasta nauttimisen edut ovat selvät. Loma on akkujen lataamisen aikaa, ja tavoitteena on palata sorvin ääreen hyvin levänneenä ja uusin voimin.
Yrityksillä on kuitenkin omat tarpeensa myös lomakausina. Monille kesäkuukaudet ovat kaikkein kiireisintä aikaa, ja silloin on erityisen tärkeää saada oikeat ihmiset töihin oikealle paikalle oikeaan aikaan. On myös varmistettava, että eri vuoroissa työskentelevillä ihmisillä on oikea osaaminen juuri kyseiseen tehtävään.
Tämän tyyppisille yrityksille on elinehto valmistautua huolella kiireiseen kesäkauteen. Oikealla ennakoinnilla varmistetaan asiakkaille hyvä palvelukokemus samalla kun huolehditaan järkevästä resurssienkäytöstä ja toiminnan kannattavuudesta.
Kesä on tyypillisesti kiireisintä aikaa myynnillisesti esimerkiksi päivittäistavarakaupoille, lomakohteille, hotelleille, ravintoloille ja lentokentille. Tällaisissa yrityksissä kesäkausi pitkälti ratkaisee, onko vuosi menestyksekäs vai meneekö se penkin alle. Oikeanlaisella valmistautumisella voidaan varmistaa otollinen asema menestyksekkääseen kesäkauteen riippumatta siitä, mitä haasteita eteen voikin tulla.
Muutamia vinkkejä valmistautumiseen:
1. MAHDOLLISTA TYÖAIKAJOUSTO
Joustaminen voi tuntua haastavalta etenkin silloin, kun henkilöstöresursseissa on vajetta. Työntekijöitä kohtaan osoitettu jousto hyödyttää kuitenkin pitkällä aikavälillä myös yritystä. Työntekijät arvostavat sitä, että he pystyvät vaikuttamaan omiin aikatauluihinsa. Se lisää työhyvinvointia ja henkilöstön pysyvyyttä, myös kiirekausina ja hankalampina hetkinä. Kun työkalut ovat oikeat ja teknologia palvelee tarkoitustaan, joustava toimintamalli parantaa yrityksen tuottavuutta, säästää aikaa, vähentää kustannuksia, nostaa työvoiman pysyvyyttä ja lisää työtyytyväisyyttä.
Lataa ilmainen raportti työnantajajouston vaikutuksista (englanniksi)
2. HYÖDYNNÄ SESONKITYÖVOIMAA
Hyvä uutinen on se, että vaihtuva sesonki tuo mukanaan myös uutta työvoimaa. Joka kesä valtava määrä opiskelijoita on pitkillä lomilla ja haluaa tienata rahaa. Opiskelijoilla ei välttämättä ole CV:ssä pitkän linjan kokemusta tai laajaa taitopohjaa, mutta monet ovat valmiita ja halukkaita oppimaan. Yritys voi palkata opiskelijan kesäavuksi, ja samalla testata yhteistyön sujuvuutta esimerkiksi joulusesonkia ajatellen.
3. VARAUDU YLLÄTYKSIIN
Kuinka nopeasti yritys pystyy reagoimaan ympäristön muutoksiin? Mitä esimerkiksi tapahtuu, jos tästä kesästä tulee yhtä helteinen kuin viime kesästä, ja asiakasmäärät sen seurauksena nousevat? Entä jos kesästä tuleekin sateinen – kuinka hallita juoksevat kustannukset, jotta yritys ei elä yli varojensa? Yllätyksiin kannattaa varautua oikeilla työkaluilla ja toimintamalleilla, sillä odottamattomilla käänteillä voi olla merkittävä vaikutus koko vuoden tulokseen. Työvoimanhallinnan ohjelmiston avulla uusia työvuoroja voi lisätä napinpainalluksella ja hallita myös helposti työvoimakuluja.
4. SISÄISTÄ LIIKETOIMINNAN YDIN
Ennakoinnin jalo taito on liiketoimintaymmärryksen kovaa ydintä. Yrityksen on tiedettävä, mihin sen ruuhkahuiput sijoittuvat, ja paljonko sujuvaan asiakaspalveluun tarvitaan henkilöstöä milläkin hetkellä. Historiatiedot ovat olennaisen tärkeitä ymmärryksen saavuttamisessa, mutta niin ovat myös muun muassa säätiedot ja suuret urheilutapahtumat. Mitä enemmän yrityksellä on käytössään liiketoimintaan liittyvää dataa, sitä toimivampia ennusteita se pystyy tekemään. Hyvät ennusteet puolestaan auttavat aikataulujen laatimisessa. Silloin yrityksen on myös helpompi hyväksyä henkilöstön vapaapyyntöjä ja hoitaa lomakaudet kunnialla.
5. SUUNNITTELE JA VIESTI
Yrityksellä on syytä olla selkeä ja määrätietoinen prosessi henkilöstön loma-aikojen kirjaamiseen ja vapaapyyntöjen käsittelyyn. Samoin on olennaisen tärkeää, että prosessi on viestitty selkeästi työntekijöille: miten vapaita pyydetään, miten prosessi etenee ja mitä muuta yritys odottaa työntekijältä.
Kun hoidat tämän kaiken työvoimanhallintaan erikoistuneella ohjelmistolla, säästät todella paljon aikaa. Nykyaikaiset ratkaisut mahdollistavat sääntöjen kirjaamisen ja prosessin automatisoinnin – siltä osin kuin se on kussakin tilanteessa järkevää. Sama ohjelmisto taipuu myös tietojen ennakoivaan syöttöön. Kun julkaiset työvuorolistat jopa kuusi kuukautta ennakkoon, henkilöstölle jää reilusti aikaa lomiensa suunnitteluun.
Lataa ilmainen opas (englanniksi) ja lue lisää strategisesta työvoimanhallinnasta. Varaudu niin kesäkauteen kuin pidemmällekin tulevaisuuteen.