Minkälaisten yritysten kannattaa panostaa työvoimanhallintaan?

Työvoimanhallinnan sovelluksen hankkiminen on sinänsä yksinkertaista, mutta aina ei ole helppo arvioida, onko se juuri omalle organisaatiolle järkevää ja kannattavaa.

Työvoimanhallinnan sovelluksen hankkiminen on sinänsä yksinkertaista, mutta aina ei ole helppo arvioida, onko se juuri omalle organisaatiolle järkevää ja kannattavaa. Työvoimanhallintaa ympäröi aiheena monenlaiset myytit. Väitetään esimerkiksi, että se soveltuisi vain suurille korporaatioille tai että sen käyttöönotto olisi iso ja hikinen savotta.

Onneksi kumpikaan väite ei pidä paikkansa. Uuden järjestelmän haltuunotto vaatii kuitenkin aina jonkin verran ajallista panostusta, energiaa ja rahaa. Siksi on hyvä miettiä avoimin mielin ennakkoon, onko työvoimanhallinnan järjestelmä kannattava hankinta juuri omaan organisaatioon. 

Asiaa voi pohtia esimerkiksi vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:

TEHDÄÄNKÖ YRITYKSESSÄ SÄÄNNÖLLISESTI TYÖVUOROLISTOJA?

Työvuorojen laatiminen ja miehitysten miettiminen on kovaa ja aikaa vievää työtä! Toimivien vuorolistojen laatiminen suurelle henkilöstömäärälle vaihtelevine työsopimuksineen voi viedä useita työpäiviä – ja yleensä järjestelyihin tulee joka tapauksessa vielä viime hetken muutoksia.

Hyvä työvoimanhallinnan järjestelmä paitsi hoitaa nämä asiat automaattisesti myös optimoi vuorolistat. Näin varmistetaan, että yrityksellä on henkilöstöä siellä missä pitääkin, silloin kun pitääkin. Toimintamalli toimii loistavasti suurille henkilöstömäärille, mutta se on aivan yhtä tehokas pienille tiimeille. Jos yrityksen esimiehiltä kuluu ylimääräistä aikaa työvuorolistojen laatimisessa, työvoimanhallintaan kannattaa todennäköisesti panostaa.

ONKO YRITYKSELLÄ TEHOKAS TYÖAIKOJEN SEURANTAMENETELMÄ?

Ajanhallinta ja työvuorolistat kulkevat käsi kädessä. Onko yrityksellä käytössään varma tapa merkitä ja seurata työntekijöiden työaikoja? Jos ei, tämä voi olla yritykselle merkittävä vuosittainen kuluerä. Quinyxin kaltaisissa järjestelmissä työntekijät voivat leimata itsensä helposti työvuoroon ja siitä ulos älypuhelimellaan, ja tällöin kaikki toteutuneet tunnit tulevat automaattisesti kirjatuiksi.

VOISIKO YRITYS VÄHENTÄÄ PALKANLASKENTAAN KULUVAA AIKAA?

Työvoimanhallinnan ohjelmisto paitsi vähentää palkanlaskennan vaatimaa aikaa se myös pitää huolta virheiden nollatoleranssista. Näin voidaan varmistaa, että työntekijät saavat korvauksen kaikista tekemistään työtunneista. Kun työvoimanhallinnan ja palkanmaksun järjestelmät liitetään toisiinsa, palkka-aineistot voidaan luoda automaattisesti ja pystytään pitämään kirjaa työvuorolistojen ja toteutuneiden työtuntien vastaavuudesta.


KIINNOSTAVATKO AIEMPAA TARKEMMAT BUDJETIT JA ENNUSTEET?

Kaikenlaiset ja -kokoiset yritykset hyödyntävät liiketoimintadataa pyrkiessään parantamaan budjettiensa ja ennusteidensa tarkkuutta. Harva asia on liiketoiminnalle yhtä vahingollinen kuin pahasti pieleen mennyt ennuste. Reaaliaikaisen datan ja Quinyxin kaltaisen järjestelmän avulla yritys voi tuottaa vakaita ennusteita ja ennakoida tulevia tarpeita historiatiedon pohjalta.


ONKO TEHOKAS HENKILÖSTÖVIESTINTÄ HAASTAVAA? 

Sisäinen viestintä vaatii jatkuvaa työtä toimiakseen hyvin. Monissa yrityksissä käytetään henkilöstöviestintään monta eri kanavaa sähköpostista appeihin. Parhaissa työvoimanhallinnan järjestelmissä on mukana sisäänrakennettu viestintäkeskus, joka sisältää jo itsessään kaikki tarvittavat keskustelufoorumit, sähköpostit ja tekstiviestit. Hyvä työvoimanhallinta ei tarkoita vain työvoimaintensiivisten työtehtävien automatisointia – se on myös tapa parantaa merkittävästi viestintää yrityksen sisällä.

LIITTYYKÖ LIIKETOIMINTAAN TIETTYJÄ SÄÄNNÖLLISIÄ TYÖTEHTÄVIÄ?

Myös työtehtävien hallinta on liiketoimintaan liittyvä elementti, joka vaatii usein enemmän aikaa kuin sen pitäisi. Esimiehet haluavat seurata ja varmistaa, että kaikki toimii sovitusti ja ajallaan, olipa kyse tietyistä toistuvista työnkuluista, päivittäisten työtehtävien hoitamisesta tai vaikkapa tavaratilauksista. Työntekijöiden elämää helpottaa huomattavasti se, jos he voivat nähdä säännöllisenä toistuvat työtehtävänsä suoraan puhelimestaan ja klikata ne hoidetuksi sitä mukaa kun työ etenee.


Työvoimanhallinta ei ole kannattava panostus kaikille yrityksille. Esimerkiksi vähittäiskaupanmajoitus- ja ravintolapalveluidenterveydenhuollon, vapaa-ajan ja hyvinvoinnin aloilla sekä julkisella sektorilla panostus työvoimanhallintaan tuo kuitenkin useimmille organisaatioille selkeitä, mitattavia parannuksia tuottavuuteen. Samaan aikaan kulut keskimäärin puolittuvat.


Jos kattava työvoimanhallinnan järjestelmä voisi olla kannattava panostus myös omalle organisaatiollenne, ota yhteyttä asiantuntijaamme. Hän antaa mielellään lisätietoja.

Lataa opas

Löydä Quinyx ja aloita matkasi jo tänään

Täytä yhteystietosi alla olevaan lomakkeeseen, niin otamme sinuun yhteyttä ilmaisen tuote-esittelyn tiimoilta. Yhteydenottopyyntö ei sido sinua mihinkään.