Työvoimanhallinnan ja työajanseurannan järjestelmän käyttöönotossa on monta erilaista huomioitavaa asiaa, ja tässä tarvitaan usein sekä HR:än, palkka-asiantuntijoiden, operatiivisten päälliköiden sekä järjestelmäkonsultin taitoja. Oma ulottuvuutensa on muutosjohtaminen, joka vaatii muutoksen miettimistä ja läpivientiä organisaation eri osastoilta (lue Quinyxin viisi vinkkiä muutosjohtamiseen). Kun päätös uuden työvoimanhallinnan ja työajanseurannan seurannan järjestelmästä on tehty, alkaa projektitiimin kokoaminen ja valmistautuminen projektiin.
Asiantunteva WFM-käyttöönottokonsultti osaa projektin aikana selvittää organisaation vaatimusten yksityiskohdat, ja eteen voi tulla asioita, jotka eivät ole tulleet asiakkaan projektitiimille aiemmin mieleen, tai jotka ovat niin vakiintuneita, ettei niitä osata tarkemmin ajatella sillä tasolla, mitä järjestelmän konfigurointi vaatii. Jotta käyttöönotto sujuisi mahdollisimman nohevasti, organisaatio voi itse edistää ja selvittää tiettyjä asioita jo etukäteen, jopa jo ennen uuden järjestelmän valintaa.
Millaisia asioita käyttöönottoprojektissa tulee vastaan ja miten valmistautua niihin? Tässä viisi yleistä käyttöönotossa vastaan tulevaa asiaa ja niiden tyypillisiä kompastuskiviä.
Milloin maksetaan erilaisia ilta-yö tai viikonloppulisiä, ja maksetaanko näitä kaikista vuoroista ja kaikille henkilöryhmille. Mitä tapahtuu lisille, jos työntekijä sairastuu vuoronsa aikana?
Lisäksi on olemassa erilaisia käytänteitä siitä, maksetaanko lisiä tiettyjen kellonaikojen, esim. ilta- tai yöajan mukaan, vai onko kyseessä vuorolisä, joka maksetaan koko työvuoron ajalta?
Kompastuskivi: Korotetaanko lisät pyhinä? Epäselvät tulkinnat lisistä saattavat vaatia selvennyksen pyytämistä liitosta tai lakiosastolta, joka voi viivästyttää projektia ja vaatia mahdollisia uusien palkkalajien luomista palkkajärjestelmään.
Tämä saattaa olla kaikista monimutkaisin hahmotettava - milloin maksetaan ylityötä, lisätyötä, tai ylimääräisenä tehty työ käsitellään liukumana? Korvataanko eri henkilöstöryhmillä ylityö eri tavoilla, ja paljonko löytyy poikkeuksen poikkeuksia? Muodostuuko ylityö perustuen vuorokauteen, viikkoon tai kenties jaksoon? Maksetaanko ylityöt aina rahana vai voidaanko niitä kenties pankittaa?
Kompastuskivi: Tämä vaihe myös yleensä paljastaa organisaatiossa vakiintuneet “paikalliset käytännöt” ja muut toimintatapaerot, kun niitä aletaan tutkimaan tarkemmin. Pahimmassa tapauksessa projektin aikana organisaatiossa aletaan käymään läpi neuvotteluja, jotta erilaisia ylityön korvaamistapoja voidaan yhtenäistää. Tämä viivästyttää projektia ja saattaa aiheuttaa lisähaasteita muutoksen kommunikoinnissa (jos sen lisäksi että uusi työkalu tulee käyttöön, menee samalla koko ylityömalli uusiksi).
Usein uuden työvoimanhallinnan järjestelmän käyttöönoton yhteydessä halutaan muuttaa vastuita - kuka tekee suunnitelman, kuka hyväksyy kenenkin työajan kirjaukset, lomat jne. Tätä kannattaa miettiä olemassa olevan hierarkian kannalta ja valmistautua muutoshallintaan ja viestintään, jos vastuisiin tulee muutoksia.
Kompastuskivi: Esim. keskitettyä suunnittelumallia käyttöön otettaessa on hyvä miettiä suunnittelun pelisääntöjä, jos vastuu siirretään paikalliselta suunnitteluorganisaatiolta keskitettyyn malliin. Kuka vastaa mallissa poissaolojen hyväksynnästä, kuka päivittää työntekijöiden tiedot käytettävyydestä ja osaamisesta ajan tasalle, kuka vastaan listan hyväksynnästä ennen palkanmaksun hetkeä? Tämä vaikuttaa usein myös sisäisiin tukimalleihin - kuka tukee suunnittelijoita, ja kuka neuvoo paikallisia esihenkilöitä?
Projektin alussa yleensä kerätään palkkajärjestelmässä käytössä olevat palkkalajit järjestelmän määritystä varten, ja näissä saatetaan huomata useita vanhentuneita/tarpeettomia koodeja. Tarkemmalla tutkinnalla huomataan, että palkkalajit saattavat ketjuuntua palkkajärjestelmässä useammaksi palkkalajiksi niin että täytyy erikseen selvittää, mikä kaikkia hinnoittelun osia koodi on syönyt sisäänsä. Siispä näiden kartoitus ja siivous kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Sama koskee kustannuskohdistimia kuten kustannuspaikkakoodeja - on hyvä tietää, miten näitä käytetään.
Kompastuskivi: Hyvä työvoimanhallinta ja työvuorosuunnittelu tapahtuu työvoimatarve ja ihmiset edellä - kustannusten kohdistusten seuranta ja raportointi on osa sitä, mutta sen ei tulisi tarpeettomasti monimutkaistaa käyttäjien arkea. Siksi on hyvä miettiä, voidaanko kohdistusta ja talouden raportointia hoitaa paremmin muussa järjestelmässä.
Uuden työvoimanhallintajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä on luonnollinen hetki tarkastella työajan keruuta - leimataanko päätteillä, vai halutaanko leimaamista siirtää mobiiliksi? Vastuutetaanko leimausten korjausten teko jatkossa työntekijöille, vai onko se yhä esihenkilön vastuulla? Mitkä ovat mahdolliset leimapyöristysten säännöt, ja ovatko ne samat kaikille koko yrityksessä?
Kompastuskivi: Tässäkin aiheessa syväsukellus organisaation toimintatapoihin vuo tuoda esiin erilaisia käytäntöjä ja yllätyksiä. Asiakas voi valmistautua tähän hyvissä ajoin kartoittamalla nykymallia eri puolilla organisaatiota, ja sopia jo alustavasti linjoja yhteisille leimausten ja pyöristysten pelisäännöille sekä vastuutuksille.
Näitä asioita etukäteen miettimällä organisaatio voi varmistaa jouhevamman ja nopeamman käyttöönoton. Quinyxin kokeneet käyttöönottokonsultit ovat apunasi varmistamassa, että nämä asiat käydään perinpohjaisesti läpi ja käyttöönotto palvelee yrityksenne tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla.