The Challenge
Levy Restaurants maakt deel uit van de wereldwijde Compass Group. Levy Restaurants biedt alle eten en drinken in fast food, pubs, restaurants, bars, lodges, VIP, banketten en conferenties in de Tele2 Arena in Stockholm en op locaties en conferenties over de hele wereld, variërend van de Super Bowl tot de Oscars.
Enorme evenementen - korte doorlooptijdTele2 Arena biedt plaats aan maximaal tien grote evenementen in één maand. Vóór deze evenementen vindt intense communicatie plaats met 500 personen in de personeelsformatie om maximaal 400 mensen in verschillende diensten te laten werken.
Het plannen van deze evenementen gebeurt vaak onder grote tijdsdruk, wat een modern workforce management-systeem vereist dat op een geautomatiseerde manier grote hoeveelheden informatie kan verwerken.
- Quinyx planning
- Quinyx tijd en absentie registratie rapportage
Resultaten:
- Eenvoudig en flexibel sjablonen en snelle planning
- Aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen
- Krachtige communicatiemogelijkheden met alle medewerkers
-
Het systeem is "zichzelf in stand houdend" en biedt een snel en betrouwbaar overzicht
800 in de medewerkers pool inclusief 500 actief, waarvoor een flexibel systeem vereist is
Uitgebreide inkoop
Om deze grote uitdagingen het hoofd te bieden, heeft Compass Group ruim voor de inauguratie van de Tele2 Arena een nieuw systeem voor planning, communicatie en tijdrapportering aangekocht. Een projectteam met zes mensen uit IT, HR-salarisadministratie en -verkoop werd gevormd om de juiste leverancier en het juiste systeem te selecteren.
Een tiental leveranciers werden geselecteerd voor een eerste audit. Toen er nog vijf leveranciers overbleven, schreven ze een gedetailleerde RFP die naar drie geselecteerde leveranciers werd gestuurd, die vervolgens hun biedingen voor een kleinere beslissingsgroep presenteerden.
Twee in de finale - Quinyx was de winnaar
De uiteindelijke beslissing was tussen twee leveranciers die qua prijs gelijk waren. De uiteindelijke keuze voor Quinyx is gemaakt op basis van twee hoofdcriteria; de moderniteit van het systeem en krachtige communicatiemogelijkheden (e-mail, sms, portal), die de belangrijkste vereisten waren van de Compass-groep.
"Quinyx ademt moderniteit uit en het laat zien dat het systeem zijn oorsprong heeft in een wereld waarin men snel moet kunnen werken in een mobiele omgeving", zegt Agneta Garnström, loonadministrateur van de Compass Group, die actief heeft deelgenomen aan de besluitvormingsgroep.
400 diensten moeten optimaal worden bemand
Ingrid Appelberg is werkzaam bij Levy Restaurants en is verantwoordelijk voor werving, personeel, planning, trainingsaangelegenheden en contacten met de medewerkers. Ingrid werkt hoofdzakelijk fulltime in het Quinyx-systeem om controle te hebben en ervoor te zorgen dat alle ploegen optimaal bemand zijn voordat de grote evenementen in de Tele2 Arena plaatsvinden.
Voor veel evenementen werken maximaal 400 mensen in de verschillende restaurants, pubs, kiosken en andere faciliteiten waar Levy Restaurants verantwoordelijk voor is.
Planning en snelle communicatie
Naast belangrijke evenementen, zoals voetbalwedstrijden, moeten ze snel sjablonen maken en werkschema's publiceren voor alle wedstrijden die op verschillende dagen op hetzelfde tijdstip beginnen. Quinyx biedt tot het einde mogelijkheden om meerdere diensten gelijktijdig te veranderen, waardoor tijd wordt bespaard en een optimale bezetting mogelijk wordt.
De krachtige communicatiemogelijkheden van Quinyx zijn uitermate nuttig, omdat het gemakkelijk is om informatie uit te zenden naar alle werknemers die getroffen zijn door een verandering ", zei Ingrid.
"Het feit dat het gemakkelijk is om te zien welke ploegen niet ingevuld zijn, hoeveel blijken van belangstelling er zijn, wie wil veranderen en wie een dienst wil, is zeer nuttig en bespaart ons veel tijd", voegt Ingrid toe.
Voordelen en Prestaties
- Het systeem biedt een snel en uitgebreid overzicht
- Veel functies kunnen worden geautomatiseerd, wat tijd bespaart. Het systeem is "zichzelf in stand houdend"
- Het is snel om sjablonen voor te bereiden voor het plannen en om de planningen te publiceren
- Meerdere diensten kunnen gelijktijdig worden gewijzigd
- Communicatiemogelijkheden zijn krachtig en zeer nuttig
- Contractbeheer maakt het eenvoudiger om te voldoen aan wet- en regelgeving
- Het personeel waardeert de mogelijkheden om dienstregelingen te bekijken, van dienst te wisselen en informatie te ontvangen via de mobiele app
- Integratie met het salarissysteem verloopt soepel
- In een bedrijf met 800 betrokken personen wordt de hoge mate van automatisering van Quinyx zeer op prijs gesteld
Quinyx aanbevolen
We vroegen Ingrid en Agneta of ze Quinyx zouden aanbevelen aan andere bedrijven met vergelijkbare activiteiten. Ze hebben Quinyx zeer goed gerangschikt, zowel als het gaat om de WFM-oplossing als als een leverancier. Toen we werden gevraagd om Quinyx te sorteren op een schaal van één tot tien, volgde hun reactie:
"We geven Quinyx klasse acht omdat we het systeem beschouwen als modern, gebruiksvriendelijk, flexibel en het bespaart ons veel tijd en geld in onze complexe en stressvolle omgeving."