"Quinyx heeft een enorme verbetering voor ons bedrijf betekend — het bespaart ons zoveel tijd."
Stena Line is een van de grootste veerbootmaatschappijen ter wereld, met meer dan 25.000 vaarten per jaar. Het bedrijf werd opgericht in Zweden en heeft ruim 5.000 medewerkers uit 40 landen, verspreid over Europa. Met betaalbaar en betrouwbaar veertransport als kern staat Stena Line voor veiligheid, stiptheid en een kleinere ecologische voetafdruk.
Llinos Roberts, product lead bij Stena Line, vertelt: "Onze samenwerking met Quinyx begon zo'n vier jaar geleden, als onderdeel van een bredere bedrijfsstrategie om papierdocumentatie te digitaliseren en de efficiëntie te verhogen."
"We zijn gestart met een pilot op onze locatie in Holyhead en in Zweden, waarna we Quinyx uitrolden naar alle haven- en terminaloperaties. Dat gaat op elk moment om 1.500 tot 2.000 medewerkers; het Verenigd Koninkrijk is onze grootste regio, maar ook operationele medewerkers in Duitsland, Polen, Letland, Zweden, Nederland en Frankrijk werken ermee."
"Ik schat dat we, over alle havens en terminals samen, 80 tot 85 procent minder tijd kwijt zijn aan de salarisadministratie. Liverpool heeft 100 medewerkers, Holyhead bijna 150 — en dat zijn slechts twee havens. Je kunt je voorstellen hoe lang het vroeger duurde om dat voor meer dan 20 havens per maand handmatig te verwerken. Nu loopt alles automatisch via Quinyx, en we doen steekproeven om te controleren of alles klopt."
"Verlofaanvragen gingen vroeger letterlijk via een formulier in een bakje op iemands bureau. Soms kwamen ze binnen via een inbox, om papier te besparen, maar ook dan moest iemand er actief naar kijken en een beslissing nemen."
Vanuit het perspectief van de medewerker is de Quinyx-app een grote winst, aldus Roberts. "Onze Port Service Operatives werken vier dagen aan, vier dagen af — ze willen niet wachten tot ze weer op het werk zijn om een verlofbriefje in te vullen. Nu denken ze: ik log gewoon in, ik dien het in, klaar. Geen zorgen dat iemand anders er straks mee vandoor gaat."
Maar er was ook weerstand. "Sommige PSO's werken er al 20 of 30 jaar. 'Waarom moet ik nu ineens veranderen?' was een veelgehoorde reactie. Zodra ze de voordelen zagen, draaiden ze bij. Nu willen ze niet meer anders."
De meeste medewerkers hebben thuis een smartphone; ze kunnen zelf kiezen of ze pushmeldingen aan of uit zetten. Op de werkplek heeft iedereen toegang tot een desktop.
Managers en trainers gebruiken Qmail actief. "Trainers sturen herinneringen voor aankomende sessies en lijstjes met wat medewerkers moeten meenemen. En we hebben via de app pulse surveys uitgestuurd om snel feedback op te halen. Eén van die enquêtes ging over Quinyx zelf — de reacties waren geweldig."
Roberts sluit af: "Ik weet waar ik moet zijn als ik vragen heb. Voor basisvragen is er de supportsite, voor de rest neem ik contact op met onze accountmanager. De service is uitstekend geweest. Geen klagen. Al met al een positieve verbetering voor het bedrijf."