Vapiano

Fresh casual dining

Vapiano komt tegemoet aan de hoge verwachtingen die klanten aan een restaurant stellen, terwijl het de prijzen laag houdt.

Vapiano staat voor een toekomstgericht bedieningsconcept: "Fresh casual dining" – het genieten van vers bereide gerechten in een ontspannen sfeer. Vapiano richt zich op een efficiënt betalingssysteem en eenvoudige zelfbediening, waarbij de klant ziet hoe zijn gerecht ter plekke vers wordt bereid. In de restaurants is geen wifi of tv te vinden. De hele omgeving is erop gericht en aangekleed om interactie en communicatie tussen mensen te stimuleren.

Vroeg met planning

Vapiano besefte al snel dat het een "echt" systeem en geen Excel-bestanden nodig had om op een eenvoudige en doeltreffende manier ploegendiensten voor 60 tot 90 medewerkers in een restaurant te kunnen plannen. Er werd een marktonderzoek gestart met het doel om een modern, webgebaseerd systeem te vinden. De keuze viel op Quinyx, dat een gebruikersvriendelijk en uitgebreid systeem bood. De meerwaarde was bovendien dat oprichter Erik Fjellborg ervaring had met de werkplanning van McDonald's en goed bekend was met de uitdagingen die in de restaurantbranche spelen. 

Verdere ontwikkeling

Toen Mattias Hellström, manager HR bij Vapiano, in dienst kwam, ging hij een joint venture met Quinyx aan. Het doel was om een planningssysteem te ontwikkelen en het rendement op de investering te maximaliseren. 

Tijdens het project werkten ze nauw met elkaar samen en werd het systeem sterk uitgebreid, wat zowel Vapiano als Quinyx ten goede kwam.

Implementatie van Quinyx Time en Forecast

Toen na het planningsproject de Time- en Forecast-modules werden geïmplementeerd, gingen ze kijken hoe ze die verder konden integreren in de kassasystemen van Vapiano. Vapiano gebruikte vroeger het kassasysteem voor de tijdregistratie. Aan de hand daarvan, in combinatie met Excel-bestanden, losse papieren en omslachtige procedures, werden uiteindelijk salarisbetalingen aan de medewerkers gedaan, maar die bevatten vaak fouten. De nieuwe modules hebben het gemakkelijker gemaakt voor zowel de restaurantmedewerkers als de salarisadministratie. Daardoor zijn er minder correcties nodig en worden de juiste salarissen uitbetaald. De werknemers van Vapiano zien het bedrijf nu als een professionelere werkgever. Het systeem geeft ook "vroegtijdige waarschuwingen" af en signaleert wanneer de medewerkers tussendoor te weinig rust krijgen. Bovendien helpt het systeem bij de inachtneming van de cao's.

Via het systeem kunnen ze ook informatie opvragen over:

  • Personeelskosten per dag 
  • Ziekteverzuim
  • Omzet vergeleken met budget 

Uitdaging

  • Planning – Het gebruik van Excel is omslachtig en tijdrovend voor een restaurant met 60 tot 90 medewerkers 
  • Tijdregistratie – Het gebruik van het kassasysteem en Excel is tijdrovend en waarborgt geen naleving van cao's. Afwijkingen in salarisgegevens
  • Prognoses – Het is lastig en kost veel tijd om betrouwbare prognosegegevens te krijgen.

 Solution: 

  •  Quinyx Schedule – Planningsbeheer via internet en een app
  •  Quinyx Time – Webgebaseerde tijdregistratie
  •  Quinyx Forecast – Webgebaseerde, betrouwbare prognoses

Resultaat: 

Planning:

  • Enorme tijdbesparingen
  •  Moderne app voor de medewerkers

Tijdregistratie

  • Eenvoudige tijdregistratie
  •  Hogere kwaliteit
  •  Signalering van cao-afwijkingen

Prognoses

  • Snelle en betrouwbare prognoses

Responsief en proactief

Vapiano heeft ervaren dat de medewerkers van Quinyx behulpzaam en toegewijd zijn en bereid zijn om eventuele problemen en uitdagingen snel het hoofd te bieden. "Quinyx is een professionele en eerlijke IT-aanbieder en de medewerkers doen altijd hun best, zodat wij ons als klant kunnen ontwikkelen en tevreden kunnen zijn", aldus de manager HR bij Vapiano. 

De toekomst

Vapiano is begonnen met het evalueren van de module Task Management, die volledige HACCP-ondersteuning biedt, aangezien zij inzien dat het voordelen heeft wanneer alle voorzieningen in één systeem zijn ondergebracht. Omdat er steeds meer eisen aan de voedselveiligheid worden gesteld, kan deze module hun werk verlichten.

In het kort

Vapiano is nooit bang geweest om snel nieuwe modules en voorzieningen te introduceren om de activiteiten te stroomlijnen. Met Quinyx WFM hebben ze nu een modern en gebruiksvriendelijk systeem dat ook flinke tijd- en kostenbesparingen heeft opgeleverd.

De restaurantmedewerkers hebben een mobiele app gekregen, waarmee ze gemakkelijker en efficiënter kunnen ruilen met collega's en kunnen aangeven op welke tijden ze kunnen werken. Daarbovenop heeft Vapiano een modern en efficiënt systeem gekregen om met zijn medewerkers te communiceren.

Quinyx heeft ons een flinke tijdbesparing bij de maandelijkse planning opgeleverd en zorgt ook voor een eenvoudige en efficiënte verwerking van ziekteverzuim, vakanties en roosterwisselingen.

default-icon

Ontdek Quinyx en start vandaag uw reis

Vul hieronder uw gegevens in en wij nemen contact met u op voor een gratis en vrijblijvende demo.