Se hvordan du lager den perfekte vaktlisten

av | 11.06.2019
Gå tilbake til listen

Vi vet at det å lage en vaktliste for de ansatte av og til kan føles som å løse en Rubiks kube med bind for øynene og hendene bundet på ryggen.

For mange kan det virke som en tilnærmet umulig oppgave. Det er så mange ting å ta hensyn til: forespørsler fra og tilgjengeligheten til de ansatte, budsjetterte timer, arbeidsperioder med høy aktivitet, skiftmønstre, arbeidsrettslige plikter og så videre. Det er derfor ingen overraskelse at større virksomheter ofte må bruke flere dager, kanskje uker, for å få kabalen til å gå opp. Og i de aller fleste tilfeller kommer det til å oppstå endringer.

Enten vaktlisten er laget for 6 eller 60 personer, vil du sannsynligvis måtte håndtere vaktbytter, fravær og endring av jobbtider. Vi vet hvor frustrerende dette kan være. Når vi møter kunder for første gang, legger de ikke skjul på all frustrasjonen de har opplevd. Denne frustrasjonen oppstår som følge av at de på jevnlig basis kaster bort verdifull tid på å administrere vaktlister, i stedet for å bruke tid på den daglige driften og sine ansatte.

Den gode nyheten er imidlertid at det ikke trenger å være slik! Med en mer effektiv vaktlisteplanlegging hjelper vi deg med å få kabalen til å gå opp – og bli kvitt all frustrasjonen.

La oss ta en titt på tre områder som er avgjørende for å lage den perfekte vaktlisten:


Ansatte

La oss begynne med det åpenbare. Vaktlisten må tilpasses dine ansatte – ikke omvendt. Hvis du driver en skiftbasert virksomhet, for eksempel et hotell, en dagligvarebutikk eller et treningsstudio, trenger du en vaktliste som er tilpasset dine ansatte. De ansatte kommer som regel med egne ønsker: De vil jobbe på bestemte tider av døgnet, de vil vite arbeidstidene sine på forhånd, og de vil forandre tidene dersom de ikke passer for dem. For å unngå å bruke tid på å gjøre endringer i vaktlisten er det en god idé å snakke med dem for å avklare når de vil jobbe. Prøv å komme frem til en løsning som er fordelaktig for både dem og bedriften din. Dette bidrar til mer fornøyde ansatte som får gjort mer i løpet av arbeidsdagen. Arbeidstakere vil ha konsekvente vaktlister, de vil se dem på forhånd, og de vil at de skal være rettferdige og rimelige. Unnlater man å gjøre dette, kan det medføre store konsekvenser, noe Starbucks fort fant ut.


Tid

«Tid er penger» er det noe som heter, og dette har aldri vært mer sant når det kommer til vaktlister. Mesteparten av lønnskostnadene vil kontrolleres gjennom vaktlisten. Finner du den rette balansen, kan du maksimere inntektene og samtidig holde kostnadene innenfor budsjettet. Overbemanning eller unødvendige overtidsbetalinger kan imidlertid raskt føre til at du mister kontroll over kostnadene. Når det gjelder timer, handler god vaktlisteplanlegging om å tildele timer til hver ansatt, for hvert skift og for hver uke (eller mer hvis du planlegger mange timer på forhånd). Det er svært viktig å vite hvor mange timer du setter opp, og hvor mye de vil koste bedriften.


Kunder

Det høres kanskje rart ut, men kundene spiller en viktig rolle når det gjelder å lage en god vaktliste. Barer er et godt eksempel på dette. Ingen liker å sitte i en bar hvor det er flere ansatte enn kunder, og det er heller ingen som ønsker å vente en evighet på drinken sin fordi det ikke er nok ansatte til å ta seg av alle kundene. Du må derfor skaffe deg innsikt om kundene dine for å finne ut hvor mange ansatte du til enhver tid trenger på jobb. På den måten kan du optimalisere vaktlisten slik at alle blir fornøyde, samtidig som du har de riktige menneskene på rett plass til rett tid.

Når du skal lage vaktlisten, er kommunikasjon, synlighet og brukervennlighet viktige stikkord. Etter hvert som Quinyx har utviklet seg som produkt, har vi lært hvor viktig disse områdene er. Derfor lar vi kundene våre bruke en egen app til å bytte vakter, sende forespørsler om permisjon og se når de er satt opp på vakt.

Jonatan Moreno, en ansatt i GANT og bruker av Quinyx, sier: – Appen er fantastisk fordi den gir ansatte informasjon i sanntid, og vi ser oppdateringer umiddelbart. Vi får se vaktlistene opptil seks uker i forveien, noe som gjør det mye enklere å planlegge fritiden vår.

Ved å automatisere prosessen med å lage og administrere vaktlister opplever kundene våre en dramatisk forbedring i måten de driver virksomhet på. I tillegg til en bedre kostnadsstyring kan de holde de ansatte fornøyde og yte bedre service til kundene sine, samtidig som lederne kan bruke tiden sin på det de kan best.

Butikksjef i Gudrun Sjödén, Aino Sackemark, sier: – Quinyx har vært en positiv forandring. Nå møter jeg kundene ute i butikklokalet i stedet for å sitte bak PC-skjermen på kontoret. Quinyx har gitt meg mer tid til overs. I stedet for å sitte og irritere meg foran en datamaskin, kan jeg heller gjøre det jeg liker best.

 

Last ned guiden

Morten Sørlundsengen

Country Manager Norway

default-icon

Bli kjent med Quinyx og start reisen i dag

Oppgi din kontaktinformasjon under, så tar vi kontakt med deg for å avtale en uforpliktende demo.