Slik løser du de vanligste utfordringene med vaktlisten

av | 23.10.2019
Gå tilbake til listen

Hvis du er en leder som lager vaktlister hver uke, annenhver uke eller kanskje hver måned, vil du sikkert kjenne deg igjen i det følgende:

Se for deg at du har brukt flere timer, kanskje dager, på å lage en vaktliste. Du har tatt hensyn til tidspunktene dine ansatte har sagt at de ønsker å jobbe, du har tatt med i betraktning dagene de har gitt beskjed om at de ikke ønsker å jobbe, og du har funnet den perfekte kombinasjonen av mennesker til hvert enkelt skift. 

Kanskje bruker du fortsatt et enkelt regneark til å lage denne vaktlisten, og når du endelig har fått på plass de siste detaljene, lener du deg tilbake og fryder deg over hvor ryddig og oversiktlig den ser ut. Likevel er du klar over at du kommer til å måtte gjøre noen endringer så snart de ansatte får se den. På null komma niks blir mesterverket ditt forvandlet til et eneste stort rot, og du får lyst til å dunke hodet i veggen i frustrasjon. 

Vi føler med deg og er smertelig klar over at du mest sannsynlig kommer til å oppleve følgende:

1. DINE ANSATTE KOMMER TIL Å SPØRRE DEG OM NÅR DE SKAL JOBBE – UANSETT OM VAKTLISTEN ER FERDIG ELLER IKKE

Enten det dreier seg om en restaurant med 50 deltidsansatte eller et stort varehus med flere hundre medarbeidere, vil de ansatte alltid spørre om når de skal jobbe. 

Tenk nå over hvor mye tid du må bruke på å svare én enkelt ansatt på det spørsmålet. La oss si at det tar fem minutter. Forestill deg nå at 50 ansatte stiller det samme spørsmålet. Det blir 250 minutter – eller litt over fire timer. Dette er fire timer av tiden din du aldri får tilbake. Med et vaktplanleggingsverktøy vil du imidlertid aldri trenge å forholde deg til dette problemet.

For i stedet for å skrive ut og henge opp et regneark på en tavle: Vil det ikke være enklere å gi de ansatte tilgang til vaktlisten uansett hvor de befinner seg og uansett hvilken enhet de bruker – og dessuten gi dem et varsel så snart du har publisert den?

Og vil det ikke være praktisk hvis de kan bruke det samme systemet til å gi beskjed om når de ønsker å jobbe og samtidig gjøre seg tilgjengelig for vakter som kanskje blir ledige? Automatiserte vaktlister er ganske enkelt et must for bedrifter med mer enn 50 ansatte.

2. DE ANSATTE VIL FORTSATT BYTTE VAKTER

Når de ansatte bytter vakter, gjør de dette som oftest uten å melde fra til sine overordnede. Dette fører til ekstra administrativt arbeid, og enda mer av din verdifulle tid går med til å foreta endringer i vaktlisten du har laget. Tenk på alle telefonsamtalene, tekstmeldingene og køene inn på kontoret ditt du må forholde deg til når de ansatte ønsker å bytte vakter. Kjenner du deg igjen?

Glem heller ikke at vaktbytter også kan påvirke antall timer en ansatt jobber og potensielt føre til ekstrakostnader i form av overtidsbetalinger, noe som vil ha en direkte innvirkning på budsjettet ditt. Løsningen er et regelbasert system hvor alt dette kan styres fra ett sted, og vaktbytter enkelt kan foretas i personalplanleggingsløsningen din.

3. DE ANSATTE VIL IKKE ALLTID VÆRE FORNØYD MED VAKTENE DE ER SATT OPP PÅ

Med manuell vaktplanlegging er sannsynligheten stor for at noen av dine ansatte ikke vil være helt fornøyde. Kanskje har de ikke muligheten til å jobbe en spesifikk vakt, eller så ønsker de å jobbe flere timer. Og ansatte som ikke er fornøyde, er mindre produktive. De nettbaserte vaktplanleggingssystemene fra Quinyx lar de ansatte bruke en app for å gi beskjed om når de kan og ikke kan jobbe. Dette gir de ansatte mer frihet til å kunne styre balansen mellom jobb og fritid, samtidig som det fører til mer fornøyde ansatte og færre vaktbytter.

Prøv selv i dag, og oppdag forskjellen et vaktplanleggingssystem kan utgjøre for din bedrift! Etter at du har begynt å bruke Quinyx, kan du enkelt måle nedgangen i antall endringer du gjør i vaktlistene.

Som en ekstra bonus sparer du både tid, penger, energi – og blir kvitt en hel del frustrasjon. Så hva venter du på? Kontakt oss i dag for å prøve selv!

 

Opplev quinyx allerede nå

Morten Sørlundsengen

Country Manager Norway

default-icon

Oppgi din informasjon under, så tar vi kontakt med deg for å avtale en kostnadsfri og uforpliktende demo.

Oppgi din informasjon under, så tar vi kontakt med deg for å avtale en kostnadsfri og uforpliktende demo.