Vanligste utfordringene med vaktlisten

Hvis du er en leder som lager vaktlister hver uke, annenhver uke eller kanskje hver måned, vil du sikkert kjenne deg igjen i det følgende:

Se for deg at du har brukt flere timer, kanskje dager, på å lage en vaktliste. Du har tatt hensyn til tidspunktene dine ansatte har sagt at de ønsker å jobbe, du har tatt med i betraktning dagene de har gitt beskjed om at de ikke ønsker å jobbe, og du har funnet den perfekte kombinasjonen av mennesker til hvert enkelt skift. 

Kanskje bruker du fortsatt et enkelt regneark til å lage denne vaktlisten, og når du endelig har fått på plass de siste detaljene, lener du deg tilbake og fryder deg over hvor ryddig og oversiktlig den ser ut. Likevel er du klar over at du kommer til å måtte gjøre noen endringer så snart de ansatte får se den. På null komma niks blir mesterverket ditt forvandlet til et eneste stort rot, og du får lyst til å dunke hodet i veggen i frustrasjon. 

Vi føler med deg og er smertelig klar over at du mest sannsynlig kommer til å oppleve følgende:

Når de ansatte bytter vakter, gjør de dette som oftest uten å melde fra til sine overordnede. Dette fører til ekstra administrativt arbeid, og enda mer av din verdifulle tid går med til å foreta endringer i vaktlisten du har laget. Tenk på alle telefonsamtalene, tekstmeldingene og køene inn på kontoret ditt du må forholde deg til når de ansatte ønsker å bytte vakter. Kjenner du deg igjen?

Glem heller ikke at vaktbytter også kan påvirke antall timer en ansatt jobber og potensielt føre til ekstrakostnader i form av overtidsbetalinger, noe som vil ha en direkte innvirkning på budsjettet ditt. Løsningen er et regelbasert system hvor alt dette kan styres fra ett sted, og vaktbytter enkelt kan foretas i personalplanleggingsløsningen din.