Omfattende anskaffelsesprosess
For å møte disse store utfordringene anskaffet Compass Group et nytt system for bemanningsplanlegging, kommunikasjon og tidsrapportering i god tid før innvielsen av Tele2 Arena. Et prosjektteam med seks personer fra IT, HR, lønninger og salg ble etablert for å velge riktig leverandør og system.
Et dusin leverandører ble utvalgt til en første runde. Da fem leverandører gjensto, utarbeidet de en invitasjon til anbud som ble sendt til tre utvalgte leverandører, som deretter la frem sitt tilbud for en mindre beslutningsgruppe.
To til finalen – Quinyx vant
Den endelige avgjørelsen sto mellom to leverandører som stilte likt hva angikk pris. Det endelige valget av Quinyx var basert på to hovedkriterier; systemets modernitet og effektive kommunikasjonsfunksjoner (e-post, SMS, portal), som var av avgjørende betydning for Compass Group.
"Quinyx ånder av modernitet og viser at systemet har sin opprinnelse i en verden der en må kunne bemanne raskt i mobile omgivelser", sier Agneta Garnström, lønningssjef i Compass Group, som deltok aktivt i beslutningsgruppen.
Planlegging og rask kommunikasjon
I forkant av større arrangementer, for eksempel fotballkamper, må de raskt produsere maler og fremlegge bemanningsplaner for alle kamper som starter på samme klokkeslett på forskjellige dager. Quinyx gir muligheter hele veien til å endre flere vakter samtidig, og dermed spare tid og sørge for optimal bemanning.
Quinyx’ effektive kommunikasjonsmuligheter er ekstremt nyttige, ettersom det er enkelt å formidle informasjon til alle ansatte som berøres av en endring», sier Ingrid.
"Det at det er enkelt å se hvilke vakter som mangler folk, hvor mange uttrykk for interesser det er, hvem som ønsker å bytte og hvem som ønsker å jobbe en vakt, er svært nyttig og sparer masse tid for oss", tilføyer Ingrid.
Fordeler og resultater
- Systemet gir rask og omfattende oversikt
- Mange funksjoner kan automatiseres, noe som sparer tid Systemet er «selvdrevet»
- Det er fort gjort å utarbeide maler for bemanningsplanlegging og å publisere planene
- Flere vakter kan endres samtidig
- Kommunikasjonsfunksjonene er effektive og svært nyttige
- Kontraktsadministrasjon gjør det enklere å overholde lover og forskrifter
- De ansette verdsetter mulighetene til å vise bemanningsplaner, bytte vakter og motta informasjon via mobilappen
- Integrering med lønnssystemet fungerer knirkefritt
- I en virksomhet der 800 personer er involvert, settes det stor pris på Quinyx’ høye grad av automatisering
Quinyx anbefales
Vi spurte Ingrid og Agneta om de ville anbefale Quinyx til andre selskaper med lignende operasjoner. De rangerte Quinyx høyt, både når det gjaldt pris og kvalitet, og som leverandør. Da de ble bedt om å rangere Quinyx på en skala fra en til ti, svarte de som følger:
"Vi gir Quinyx en åtter, ettersom vi vurderer systemet som moderne, brukervennlig og fleksibelt, og det sparer mye tid og penger for selskapet vårt under komplekse og stressende forhold."