Vapiano

Smarte planer på menyen

Global restaurantkjede serverer oppskriften på suksess

Vapiano er blitt berømt for sitt smarte køsystem, der gjestene kan bestille direkte uten å måtte vente så lenge på bestillingene. Vapiano står for et fremtidsrettet serveringskonsept som de kaller «fresh casual dining». Konseptet er blitt så populært at franchisekjeden allerede har ni restauranter i Sverige og er representert i land over hele verden. Det var derfor naturlig for Vapiano å håndtere sin egen personalplanlegging på en like smart måte. Valget falt på Quinyx – og resultatet har vært mer enn vellykket.

Implementering

Vapiano utnevnte raskt et antall representanter som skulle ha ansvaret for implementeringen av prosjektet i 2010. Representantene, de såkalte superbrukerne, fikk hjelp av Quinyx’ prosjektteam og av Quinyx Academy til å lære seg systemet. Deretter ble systemet gradvis innført i en restaurant om gangen.

Så snart den første restauranten var klar, ble systemet spredt videre til andre enheter. Vapiano integrerte også MS POS-systemet for kontorrutiner og lønnssystemet Hogia i samarbeid med Quinyx.

Utfordringer og løsninger

Utfordringer 

  • Bemanningsplanlegging: Brukte Excel før Quinyx ble innført, hvilket var uoversiktlig, lite fleksibelt og tidkrevende.
  • Kommunikasjon: Endringer i planene skapte misforståelser mellom medarbeidere.
  • Tidsregistrering: Det ble brukt et kasserersystem og Excel-filer, noe som var tidkrevende og manglet støtte for administrasjon av kollektive avtaler. Dårlig kvalitet på inndata til lønnsadministrasjon.
  • Prognoser: Vanskelig å utarbeide pålitelige prognoser.

 

Løsninger 

  • Quinyx Planvakt, Tid, Kommunikasjon, Oppgave, Budsjett og Insights

  • Quinyx mobilapplikasjon

  • Hogia lønnsintegrering

vapiano_highres-21 copy 

Resultater

  • Etter innføringen av Quinyx har Vapiano redusert de totale lønnskostnadene med 5 %, hovedsakelig takket være en optimalisering av arbeidsstyrken.
  • Vapiano har redusert den gjennomsnittlige tiden ledere bruker på bemanningsplanlegging fra 3 dager til 4–8 timer.
  • Den interne kommunikasjonen angående bemanningsplaner, arbeidsplassen og krisesituasjoner er betydelig forbedret med Quinyx. Vapiano kan heretter nå frem til medarbeidere med viktig informasjon rett i appen på mobilen.

 

Konklusjon 

Med Quinyx har Vapiano fått et moderne og brukervennlig system som har medført betydelige besparelser i tid og penger. Medarbeiderne i restaurantene har en mobilapp som gjør det enklere og mer effektivt å bytte vakter med kolleger og å formidle hvilke tider de er tilgjengelige for arbeid på. Som en bonus har Vapiano også fått et moderne og effektivt system for å kommunisere med sine ansatte.

Alt i alt er Vapiano svært tilfreds med å ha valgt Quinyx, og det er primært systemets fleksibilitet, brukervennlighet og kommunikasjonsfunksjoner som har størst betydning for virksomheten.

 

Last ned hele suksesshistorien om kunden her.

Jeg har sett flere ulike typer planleggingssystemer, men ingen som kan måle seg med Quinyx. Jeg anbefaler Quinyx varmt til andre selskaper, organisasjoner og restauranter som er avhengig av god personalplanlegging.

Erik Jungberg

Head of Operations

default-icon

Oplev Quinyx og start fremtiden i dag

Udfyld oplysningerne nedenfor, så kontakter vi dig for at aftale en gratis, uforpligtende demo med dig.