10 frågor – så hittar ni rätt system för schemaläggning

Att investera i ett schemaläggningssystem kan vara en komplicerad uppgift. Det är ett stort beslut för alla företag att fatta, men genom rätt frågor ..

Att investera i ett schemaläggningssystem kan vara en komplicerad uppgift. Det är ett stort beslut för alla företag att fatta, men genom rätt frågor innan köp kan det nya systemet lyfta både personal och verksamhet.

Här är frågorna ni behöver ställa för att hitta systemet som passar ert företag bäst.

1.  mobilanpassat och molnbaserat?

I personalens ficka finns oftast en avancerad dator, något ni som företag kan dra nytta av. Med hjälp av dagens smartphones kan kostnaderna sänkas och kommunikationen förbättras. Undvik därför att investera i äldre lösningar som innebär ytterligare infrastruktur för att få det hela att fungera.

Om mjukvaran ni överväger att köpa in marknadsförs som webbaserad, ta reda på om det verkligen rör sig om en äkta molntjänst (SaaS = Software as a Service). 

Fördelen med en molnbaserad lösning är att ni alltid använder den senaste versionen av programvaran med uppdateringar som regelbundet rullas ut av programvaruleverantören. Mindre jobb för IT-avdelningen och mer värde för verksamheten.


2. enkelt att implementera?

Att implementera ett nytt schemaläggningssystem har historiskt sett tagit lång tid. Även i dag kan lösningar vara komplexa, krångliga att installera och svåra att hantera. Det kan leda till att företag helt enkelt struntar i att använda systemet.

Tänk på att ett schemaläggningssystem ska vara både användarvänligt och enkelt att implementera.

Kolla in vår gratisguide för hur man framgångsrikt implementerar ett schemaläggningssystem 


3. Finns intelligenta scheman?

Leta efter en lösning som gör att ni kan skapa rättvisa, pålitliga och intelligenta scheman. Genom en knapptryckning ska ni kunna planera runt verksamhetens mest hektiska tider. Ni ska kunna skapa skift utifrån anställdas färdigheter och erfarenheter. Dessutom ska scheman kunna optimeras för att passa just ert sätt att driva verksamheten.

Med smart schemaläggning får ni gladare anställda, nöjdare kunder och ett mer effektivt företag.


4. Finns det funktion för tid och närvaro?

Med en integrerad tidsrapportering och frånvarohantering kan ni planera bättre. De bästa systemen gör det till och med möjligt för anställda att stämpla in och ut direkt via sin mobiltelefon.

Det innebär korrekt rapportering till er som företag och personalen får en smidigare och bekvämare användarupplevelse.


5. Prioriteras  engagemang?

När personalen består av en blandning av heltids-, deltids- och extrapersonal är det ofta svårt att engagera hela arbetsstyrkan på det sätt ni vill. Leta därför efter en lösning som prioriterar medarbetarnas engagemang.

Exempelvis har Quinyx ett branschledande verktyg som hjälper till att driva engagemang bland era anställda. Det rör sig om allt från realtidskommunikation till företagsomfattande undersökningar och möjligheten att uppmärksamma anställda och deras insatser.

 

6. rapportering och insikter?

Hitta en lösning som gör det enkelt att följa upp företagets viktigaste nyckeltal och mål. Det kan exempelvis handla om försäljningssiffror, personalkostnader, antal schemalagda eller arbetade timmar.

Med dessa insikter kan ni snabbt agera på nya trender och förändringar.


7. Hur hanteras arbetsuppgifter?

Ett schemaläggningssystem kan integreras med hanteringen av arbetsuppgifter och på så sätt skapa arbetsflöden som förbättrar effektiviteten.

Samtidigt blir det möjligt för arbetsledare att se vad som gjorts och säkerställa att alla viktiga uppgifter har genomförts.


8. Går det att integrera med löneSYSTEMET?

Ett schemaläggningssystem som kan integreras med lönesystemet eller er leverantör för löner innebär stora fördelar. Genom att lönesystemet automatiskt hämtar uppgifter om bland annat arbetade timmar kommer ert företag att spara tid och minska kostnaderna för administration.

 

9. Framtidssäkra din investering

Innan ni bestämmer er för en leverantör, ta reda på hur de ser på produktutveckling och framtiden för systemet. Är det viktigt för er med en framtidssäker lösning? Fråga vad leverantören har för visioner och planer, vilka funktioner de utvecklar och vart de är på väg som företag.

Om de inte har några utvecklingsplaner är risken stor att tekniken snabbt halkar efter och ni hamnar med ett system som inte längre hänger med i utvecklingen.


10.  vad tycker slutanvändarna?

Titta på recensionerna av systemet och leta efter feedback från användarna. Hur lättanvänt är systemet? Vad är bra och vad finns det för brister? Hur framgångsrikt ett schemaläggningssystem blir beror slutligen alltid på hur väl den används av era anställda.

Det viktigaste av allt är att ni hittar en leverantör som ni kan lita på, som förstår ert företag och som förstår vilka specifika problemen det är ni vill lösa genom att förbättra er personalplanering. 

Vi tror på Workforce Management för en gladare verksamhet med smidig schemaläggning, bemanning, tidsrapportering, kommunikation och uppgiftshantering. Allt samlat på ett och samma ställe. Låt oss visa er hur det fungerar!

 

Läs mer om vår produkt

Upptäck Quinyx redan idag

Lämna dina kontaktuppgifter nedan så hör vi av oss och bokar in en kostnadsfri demo, helt utan förpliktelser.