En guide till bättre personalplanering

av | 11.06.2019
Gå tillbaka till listningen

Ibland kan personalplanering och schemaläggning kännas som ett omöjligt pussel, nästan som att försöka lösa en Rubiks kub med bakbundna händer och ögonbindel.

Det kan kännas omöjligt, eftersom det är så mycket som man måste ta hänsyn till: personalens tillgänglighet och önskemål, budgeterade timmar, arbetstoppar, skift rotation, anställningslagar och regler etc. Det är inte ovanligt att det kan ta dagar och till och med veckor att få till ett fungerande schema i en större organisation, och när det väl är klart så kommer de oundvikliga ändringarna och klagomålen som ett brev med posten.

Oavsett om det rör sig om ett skiftschema för 6 eller 60 personer så kommer det att dyka upp de som begär att få byta skift, oväntad frånvaro och ändrade timmar som behöver hanteras. Det är oerhört frustrerande, vi vet. Vi ser det hos våra kunder när vi möter dem för första gången. Frustrationen kommer ur att de ständigt förlorar värdefull tid för att de måste ägna sig mer åt schemaläggning än åt att leda personalen och driva verksamheten framåt.

Den goda nyheten är att det inte alls behöver vara på det här sättet. Det går att bli av med den här frustrationen och vi kan hjälpa dig att lösa det här pusslet med hjälp av smartare personalplanering och schemaläggning.

För att göra det måste vi först förstå de tre faktorer som vi behöver ha i åtanke när vi skapar ett schema:


Personalen

Vi börjar med det mest självklara. Ditt schema måste fungera för din personal. Oavsett om du driver ett hotell, en butik, ett lager eller någon annan skiftbaserad verksamhet, behöver du ett schema som passar dina anställda. Din personal har åsikter och behov; de har särskilda tider de vill jobba, de vill veta sina timmar på förhand och de vill kunna ändra dem om de inte passar. För att undvika att lägga ner en massa tid på att göra ändringar bör du prata med din personal och ta reda på hur och när de vill jobba. Samarbeta med dem för att hitta en lösning som är bra för dem och för verksamheten. Det kommer att göra dem mer nöjda och nöjda medarbetare gör ett bättre jobb. Din personal vill ha regelbundna scheman, de vill kunna se dem i förväg och de vill att de ska vara rimliga och rättvisa. Att missa det kan ha sina konsekvenser, något som Starbucks upptäckte.


Tiden

Tid är pengar brukar man ju säga och det är nog aldrig så sant som när det gäller schemaläggning. Större delen av personalkostnaderna styrs via schemaläggningen. Hitta rätt balans och intäkterna kommer att öka samtidigt som kostnaderna håller sig inom budgeten, medan överbemanning och onödig övertid kan få kostnaderna att dra iväg. När det gäller arbetstimmar innebär en bra schemaläggning att timmarna fördelas till varje anställd, till varje skift och till varje vecka (eller mer om du planerar tidsscheman i förväg). Det är absolut nödvändigt att veta hur många timmar du använder och hur mycket det kostar verksamheten.


Kunderna

Det kanske låter konstigt men kunderna är faktiskt avgörande för att skapa ett bra schema. Ett bra exempel på varför, är barer och restauranger. Ingen vill sätta sig i en bar där det hänger mer personal bakom bardisken än det sitter gäster vid den och ingen vill heller vänta i evigheter på att få beställa bara för att det inte finns tillräckligt med personal för att möta gästernas behov. För att få insikt i hur mycket personal som behövs och när, behöver du använda data för att få förståelse för variationer och hur kunderna flödar i din verksamhet. Med det underlaget kan du optimera era skiftscheman så att alla blir nöjda och det alltid finns rätt personal på rätt plats vid rätt tillfälle.

När det kommer till att skapa ett lyckat schema är kommunikation, transparens och användarvänlighet avgörande. I takt med att Quinyx har utvecklats som produkt har vi lärt oss hur viktiga just de här faktorerna är. Därför är det nu möjligt för de anställda att använda Quinyx app för att enkelt se vilka tider de jobbar, byta skift och lämna in ledighetsansökningar.

Jonathan Moreno, som jobbar hos GANT och använder Quinyx, säger så här: ”Ur en anställds perspektiv är det här fantastiskt eftersom det sker i realtid och vi kan se alla uppdateringar med en gång. Vi kan se vårt schema upp till sex veckor i förväg vilket gör det mycket lättare att planera livet utanför arbetet.”

Genom att automatisera processen med att skapa och hantera skiftscheman kan våra kunder se en stor skillnad. De kan inte bara kontrollera kostnaderna mer effektivt och göra sin anställda mer nöjda, det kan även frigöra chefer från tidsödande administration.

Aino Sackemark, butikschef hos Gudrun Sjödén, berättar: ”Att använda Quinyx innebär en stor förändring. Nu kan jag vara ute i butiken istället för inne på kontoret. Quinyx har gett mig min tid tillbaka. Jag sitter inte längre framför datorn och blir irriterad, jag gör det jag älskar och gör bäst.

Ladda ner Din guide för att minska personalkostnader utan nedskärningar via knappen nedan:

Ladda ner guiden

Fredrik Selander

Nordic Marketing Manager

default-icon

Upptäck Quinyx redan idag

Lämna dina kontaktuppgifter nedan så hör vi av oss och bokar in en kostnadsfri demo, helt utan förpliktelser.