Uppgiftshantering i Quinyx innebär att uppgifter, checklistor och kommunikation ligger i samma plattform som schemat. Medarbetarna vet vad som ska göras under skiftet och cheferna ser i realtid vad som är klart.
Att publicera schemat är början på arbetet, inte slutet.
Ett bra schema ser till att rätt personer är på rätt plats vid rätt tidpunkt. Men schemat talar inte om för en butiksmedarbetare vilken kampanjexponering som måste vara klar innan butiken öppnar. Det visar inte heller för en vaktmästare att en säkerhetschecklista har bockats av.
Schemat och arbetet som utförs under varje skift hänger ihop, ändå hanteras de ofta på helt olika ställen.
När uppgifter, uppdateringar och information om utfört arbete är utspridda över mejl, papperschecklistor, chattappar och verktyg som inte är ihopkopplade med varandra, lägger chefer tid på att jaga runt efter uppdateringar, istället för att stötta teamen och driva verksamheten framåt.
Quinyx täpper till det glappet. Samma plattform som används för att skapa schemat ger också medarbetarna ute i verksamheten uppgifterna, kommunikationen och materialet de behöver för att utföra arbetet – samtidigt som cheferna i realtid ser hur arbetet går.
|
Det här händer vid schemaläggningen |
Det här behöver också hända |
|
Vem som ska arbeta, när och var |
Kommunicera vad som ska göras under skiftet |
|
Fördela rätt antal personer |
Nå rätt team med uppgifter, kampanjbriefer och serviceprioriteringar |
|
En plan skapas |
Visa att planen har genomförts |
Quinyx samlar uppgiftshantering och kommunikation i Employee Hub, som har fyra kärnområden: uppgiftshantering direkt i schemat, kommunikation ute i verksamheten, Files & Folders samt formulär & rapportering.
I Employee Hub samlas allt medarbetarna behöver för att utföra uppgifter, få uppdateringar och hitta material – allt i samma plattform som används för planering och schemaläggning.
Så fungerar de fyra områdena:
Lägg checklistor, kampanjprioriteringar och uppgifter kopplade till efterlevnad direkt i schemat, med uppföljning i realtid och fotobekräftelse. Cheferna ser vad som är gjort utan att behöva ringa runt och fråga.
Skicka riktade stories, genomgångar och kampanjuppdateringar via Quinyx-appen, där medarbetarna redan ser sitt schema. Kommunikationen kan riktas efter roll, enhet eller skift, så att rätt information når rätt personer.
Ge medarbetarna enkel tillgång till policyer, rutinbeskrivningar och utbildningsmaterial under skiftet. Med rollbaserad åtkomst ser var och en det som är relevant för sin roll. Ava, Quinyx AI-drivna assistent, hjälper dessutom medarbetarna att snabbt och enkelt hitta svar direkt i ert eget material.
Ersätt inspektioner och incidentrapporter på papper med digitala formulär som samlar in information smidigare, underlättar rapportering av efterlevnad och ger cheferna dokumentation som enkelt kan följas upp.
I Quinyx hänger schemaläggning och uppgiftshantering ihop i fem steg: schemat sätter planen, prioriteringar blir uppgifter, teamen hålls informerade, medarbetarna bekräftar utfört arbete och cheferna följer upp i realtid.
Det mesta som går snett i driften beror inte på att fel person har varit schemalagd. Det beror på att rätt person inte hade rätt information vid rätt tidpunkt.
Så här håller Quinyx ihop varje skift från början till slut.
1. Börja med planen
Schemaläggningen avgör vem som ska jobba, var och när. Schemat är grunden men också startpunkten för utförandet. Så fort ett skift publiceras är Employee Hub redo att ta arbetet vidare.
2. Omvandla prioriteringar till handling
Chefer eller ett centralt team kan tilldela uppgifter, checklistor och kampanjaktiviteter till de personer som ansvarar för att genomföra dem.
Oavsett om det gäller en produktlansering, en efterlevnadskontroll, en standard för visual merchandising eller öppningsrutiner blir varje prioritering en tydlig uppgift.
3. Håll teamen informerade
Prioriteringar kan ändras under dagen. En leverans blir försenad, en kampanj justeras eller någon sjukanmäler sig och bemanningen behöver ändras.
Med Employee Hub kan chefer skicka riktade uppdateringar så att rätt information når rätt personer – utan att behöva kontakta varje medarbetare individuellt. Eftersom medarbetarna också kan svara blir det mindre osäkerhet när förutsättningarna ändras.
4. Skapa bevis och insyn
Medarbetarna kan ladda upp foton, bocka av punkter på checklistor och markera uppgifter som klara. Det ger cheferna en aktuell bild av läget på alla enheter: vad som är klart, vad som pågår och var det behövs uppföljning.
Ingen behöver jaga uppdateringar eller förlita sig på gissningar – cheferna ser statusen för varje uppgift direkt.
5. Slut cirkeln
Med insyn i realtid kan cheferna agera innan en missad uppgift påverkar kunderna, efterlevnaden eller varumärkesstandarden. Uppföljningen ger också värdefull dokumentation inför utbildningar och revisioner och visar var processerna behöver förbättras.
Resultatet är mindre tid som går åt till att jaga uppgifter, mer informerade team, jämnare utförande på alla enheter och en starkare kundupplevelse.
Inom retail används uppgiftshantering i Quinyx t.ex. för kampanjutrullningar, inom hotell och restaurang för öppnings- och stängningsrutiner, inom lager och logistik för nya arbetsprocesser och inom vården för uppdaterade säkerhetsrutiner.
|
Bransch |
Exempel |
Så stöttar Employee Hub |
Affärsnytta |
|
Retail |
Rulla ut en ny kampanj i alla butiker. |
Dela kampanjbrief och riktlinjer för visual merchandising, tilldela uppgifter per butik och använd fotobekräftelse för att se att allt är genomfört. |
Snabbare kampanjutrullningar, en mer enhetlig varumärkesupplevelse och bättre insyn i alla butiker. |
|
Hospitality |
Förbered personalen i matsalen och köket inför öppning. |
Dela menyändringar och dagens prioriteringar, tilldela öppnings- och stängningsrutiner och skicka uppdateringar i realtid per roll eller team. |
Smidigare skift, bättre förberedda team och en jämnare gästupplevelse. |
|
Lager och logistik |
Införa en ny plockprocess på flera distributionscentraler. |
Dela uppdaterade arbetsinstruktioner och säkerhetsanvisningar, tilldela uppgifter för införandet per enhet och följ upp bekräftelser och genomförande i realtid. |
Snabbare införande av nya processer, mer enhetligt arbetssätt på alla enheter och tydlig insyn i var uppföljning behövs. |
|
Vård |
Införa uppdaterade säkerhetsrutiner på avdelningar och enheter. |
Dela uppdaterade riktlinjer med berörda roller, tilldela nödvändiga åtgärder per avdelning eller team och följ upp bekräftelser och genomförande. |
Snabbare införande av nya rutiner, mer enhetligt utförande på alla enheter och tydlig insyn i var uppföljning behövs. |
Användningsområdena skiljer sig åt, men målet är detsamma: att omsätta planen till handling, ge teamen det de behöver för att göra jobbet och ge cheferna insyn.
Allt sker i Quinyx, så uppgifterna hänger ihop med schemat i stället för att hamna i ett separat verktyg.
Ingen verksamhet är den andra lik. Med Employee Hub kan organisationer forma uppgifter, kommunikation och information utifrån hur teamen faktiskt arbetar på varje enhet och under varje skift.
Efter att ha rullat ut Employee Hub i 120 butiker inför julhandeln uppnådde HMV 92% appanvändning, över 99% genomförda uppgifter och 46 000 interaktioner under den första månaden.
Cheferna gick från att jaga papperschecklistor till att med en blick se hur det går med uppgifterna i alla butiker.
Tydlig uppgiftshantering stärker medarbetarengagemanget genom att ta bort praktiska hinder – medarbetarna vet vad som förväntas och har den information de behöver. Men utan ett bra ledarskap räcker det inte hela vägen.
För medarbetare ute i verksamheten hänger engagemanget ihop med hur vardagen på jobbet ser ut. Tydliga förväntningar, tillgång till rätt information och en känsla av samhörighet med resten av teamet spelar en stor roll.
Employee Hub gör de här sakerna till en naturlig del av arbetsdagen genom att koppla ihop kommunikation och genomförande.
Det här möjliggör Employee Hub:
Det här hänger fortfarande på ledarskapet:
Employee Hub skapar inte medarbetarengagemang på egen hand. Däremot kan Employee Hub ta bort några av de praktiska hindren på vägen.
När medarbetarna vet vad som förväntas, har den information de behöver och känner sig delaktiga i teamet blir grunden för engagemang starkare. Men det är ledarskapet som förvandlar förutsättningarna till verkligt engagemang.
Läs kundcaset om HMV och se hur ett sammankopplat arbetssätt gör att planerna faktiskt genomförs, skift efter skift.