Compass Group

För att klara av dessa stora utmaningar valde Compass Group att långt före invigningen av Tele2 Arena upphandla ett nytt system för schemaplanering, kommunikation och tidsregistrering. En projektgrupp bestående av sex personer med ledande befattningar från IT, HR, lön och försäljning tillsattes.

Ett tiotal leverantörer valdes ut för granskning och när fem återstod tog de fram en detaljerad kravspecifikation som skickades ut till tre utvalda leverantörer som fick presentera sina offerter för en mindre beslutsgrupp.'

Två i final - Quinyx valdes

Finalen stod mellan två leverantörer som var prismässigt lika. Det slutliga valet av Quinyx grundades till stor del på systemets modernitet och kraftfulla kommunikationsmöjligheter (mail, SMS, portal) som var de viktigaste kraven från Compass Group.

”Quinyx andas modernitet och det märks att systemet har sitt ursprung från en värld där man måste kunna bemanna snabbt i en rörlig omgivning”, säger Compass Groups lönechef, Agneta Garnström som deltog aktivt i beslutsgruppen.

400 arbetspass måste vara optimalt bemannade

Levy Restaurants HR-koordinator arbetar i princip heltid i Quinyx system för att kunna ha kontroll och vara säker på att alla arbetspass är optimalt bemannade inför de stora evenemang som genomförs på Tele2 Arena.

Under många evenemang arbetar upp till 400 personer i de olika restaurangerna, pubarna, kioskerna och övriga faciliteter som Levy Restaurants ansvarar för.

Schemaplanering och snabb kommunikation

Inför stora evenemang, exempelvis fotbollsmatcher, måste de snabbt kunna ta fram mallar och publicera arbetsscheman för alla matcher som börjar på samma tid under olika dagar.

Quinyx ger möjligheter att in i det sista kunna ändra flera arbetsskift samtidigt, vilket sparar mycket tid och möjliggör en optimal bemanning.

”Quinyx kraftfulla kommunikationsmöjligheter är mycket användbara då det är enkelt att ”broadcasta” information till alla medarbetare som berörs av en förändring”, säger deras HR-koordinator ”Att det dessutom är enkelt att se vilka pass som inte är tillsatta, hur många intresseanmälningar som finns, vilka som vill byta och vilka som vill ha pass, är mycket användbart och sparar oss mycket tid”, fortsätter hon.

Fördelar och uppnådda resultat

• Systemet ger en snabb och heltäckande överblick
• Många funktioner kan automatiseras vilket spar tid. Systemet är “självgående”
• Det går snabbt att ta fram schemamallar och publicera scheman
• Flera skift kan ändras samtidigt
• Kommunikationsmöjligheterna är kraftfulla och mycket användbara
• Avtalshanteringen underlättar att följa lagar och reglement
• Personalen uppskattar möjligheterna att kunna se scheman, byta arbetspass och få information via mobilappen
• Integrationen till lönesystemet POL fungerar smidigt
• I en verksamhet med 800 personer är systemets höga grad av automation mycket uppskattat

Quinyx rekommenderas

På frågan om Ingrid och Agneta kan rekommendera Quinyx till andra företag med liknande verksamhet ger de båda Quinyx högt betyg, både som leverantör och system.