Quinyx & Compass Group
Compass Group är en världsledande leverantör av måltidsservice och supporttjänster och finns i 50 länder. Den svenska verksamheten drivs under varumärkena Eurest, Eurest Services, Medirest, Chartwells och Levy Restaurants.
Levy Restaurants ingår i den världsomspännande koncernen Compass Group. Levy Restaurants levererar all mat och dryck inom kiosker, fast food, pubar, restauranger, barer, loger, VIP, banketter och konferenser på Tele2 Arena i Stockholm och på arenor och kongresser runt om i världen, allt från Super Bowl till Oscarsgalan.
Stora event - kort framförhållning
På Tele2 Arena arrangeras ibland 10 stora evenemang under en månad. Inför dessa sker en intensiv kommunikation med upp till 500 personer i personalpoolen för att planera in upp till 400 personer på olika arbetspass. Arbetsplaneringen sker ofta under stor tidspress, vilket ställer höga krav på att ha ett modernt schemaplaneringssystem som kan hantera stora informationsmängder på ett automatiserat sätt.
Vår lösning
Problem/utmaningar
- Ingen dag är den andra lik, vilket ställer stora krav på schemaplaneringen
- Inför stora event är det upp till 400 personer som ska inplaneras, ofta med mycket kort framförhållning
- Snabb kommunikation med många medarbetare samtidigt
- Integration med lönesystemet POL
Lösning
- Quinyx Schema– Webbaserad schemahantering som ger full kontroll på schemaläggningen, både via dator och i medarbetarnas mobil
- Quinyx Tid– Webbaserad tidsregistrering och integration med lönesystem
Resultat
- Enkel och smidig mallhantering och snabb schemaplanering
- Stora tids- och kostnadsbesparingar
- Kraftfulla kommunikationsmöjligheter med alla medarbetare
- Systemet är “självgående” och ger en snabb och tillförlitlig överblick
”800 personer i poolen varav 500 aktiva, kräver ett flexibelt system”
Grundlig upphandling
För att klara av dessa stora utmaningar valde Compass Group att långt före invigningen av Tele2 Arena upphandla ett nytt system för schemaplanering, kommunikation och tidsregistrering. En projektgrupp bestående av sex personer med ledande befattningar från IT, HR, lön och försäljning tillsattes.
Ett tiotal leverantörer valdes ut för granskning och när fem återstod tog de fram en detaljerad kravspecifikation som skickades ut till tre utvalda leverantörer som fick presentera sina offerter för en mindre beslutsgrupp.'
Två i final - Quinyx valdes
Finalen stod mellan två leverantörer som var prismässigt lika. Det slutliga valet av Quinyx grundades till stor del på systemets modernitet och kraftfulla kommunikationsmöjligheter (mail, SMS, portal) som var de viktigaste kraven från Compass Group.
”Quinyx andas modernitet och det märks att systemet har sitt ursprung från en värld där man måste kunna bemanna snabbt i en rörlig omgivning”, säger Compass Groups lönechef, Agneta Garnström som deltog aktivt i beslutsgruppen.
400 arbetspass måste vara optimalt bemannade
Levy Restaurants HR-koordinator arbetar i princip heltid i Quinyx system för att kunna ha kontroll och vara säker på att alla arbetspass är optimalt bemannade inför de stora evenemang som genomförs på Tele2 Arena.
Under många evenemang arbetar upp till 400 personer i de olika restaurangerna, pubarna, kioskerna och övriga faciliteter som Levy Restaurants ansvarar för.
Schemaplanering och snabb kommunikation
Inför stora evenemang, exempelvis fotbollsmatcher, måste de snabbt kunna ta fram mallar och publicera arbetsscheman för alla matcher som börjar på samma tid under olika dagar.
Quinyx ger möjligheter att in i det sista kunna ändra flera arbetsskift samtidigt, vilket sparar mycket tid och möjliggör en optimal bemanning.
”Quinyx kraftfulla kommunikationsmöjligheter är mycket användbara då det är enkelt att ”broadcasta” information till alla medarbetare som berörs av en förändring”, säger deras HR-koordinator ”Att det dessutom är enkelt att se vilka pass som inte är tillsatta, hur många intresseanmälningar som finns, vilka som vill byta och vilka som vill ha pass, är mycket användbart och sparar oss mycket tid”, fortsätter hon.
Fördelar och uppnådda resultat
- Systemet ger en snabb och heltäckande överblick
- Många funktioner kan automatiseras vilket spar tid. Systemet är “självgående”
- Det går snabbt att ta fram schemamallar och publicera scheman
- Flera skift kan ändras samtidigt
- Kommunikationsmöjligheterna är kraftfulla och mycket användbara
- Avtalshanteringen underlättar att följa lagar och reglement
- Personalen uppskattar möjligheterna att kunna se scheman, byta arbetspass och få information via mobilappen
- Integrationen till lönesystemet POL fungerar smidigt
- I en verksamhet med 800 personer är systemets höga grad av automation mycket uppskattat
Quinyx rekommenderas
På frågan om Ingrid och Agneta kan rekommendera Quinyx till andra företag med liknande verksamhet ger de båda Quinyx högt betyg, både som leverantör och system.