Sedan 2018 har Kappahl Group arbetat med Quinyx för att digitalisera och effektivisera sin personalplanering. I dag används plattformen i flera länder och stödjer allt från schemaläggning till uppföljning. Resultatet är bättre överblick, starkare kontroll och mer tid till verksamheten.
Kappahl Group är en av Nordens ledande modekedjor och har sedan starten 1953 erbjudit prisvärt och ansvarsfullt mode till sina kunder. Med ett tydligt fokus på hållbarhet arbetar de aktivt för att minska miljöpåverkan i varje steg – från design till färdigt plagg. I dag har koncernen cirka 350 butiker i sex länder och omkring 4 000 anställda.
Samarbetet med Quinyx inleddes 2018 och i dag används lösningen i Sverige, Norge, Finland, Polen och Åland. Innan Kappahl Group började använda Quinyx präglades schemaläggningen av manuella arbetssätt. Avtal, scheman och information hanterades till stor del på papper och sattes upp fysiskt i butikerna, vilket begränsade insynen för medarbetare och skapade ett stort beroende av lokal information.
Louise Alverönn, Application Lead på Kappahl Groups Transformation & IT-avdelning, ansvarar för Quinyx ur ett tekniskt perspektiv och samarbetar nära superusers i respektive land. Hon beskriver hur arbetet såg ut i praktiken:
– Mycket låg på chefen att hålla koll på manuellt, från ändringar i schemat och frånvaro till att hitta ersättare. Och eftersom mycket lades in i efterhand var det svårt att få en aktuell bild.
Det innebar också en administrativ belastning för både butikschefer och löneavdelning. Ändringar behövde föras in i efterhand, vilket ökade risken för fel och gjorde det svårare att säkerställa korrekt bemanning och efterlevnad av arbetstidsregler och kollektivavtal.
I dag använder Kappahl Group Quinyx plattform för workforce management för att planera, följa upp och kvalitetssäkra bemanningen i butiker, distributionscentral och kundsupport. Lösningen ger stöd genom hela processen, från schemaläggning till tidrapportering och uppföljning, och skapar en gemensam struktur för hur arbetet planeras och följs upp.
Sedan införandet har Kappahl Group sett flera tydliga förbättringar. Den digitala hanteringen har minskat det administrativa arbetet och frigjort tid i organisationen. Samtidigt har kvaliteten i underlag och processer förbättrats, inte minst genom att information uppdateras i realtid och blir tillgänglig för flera funktioner.
– Transparensen har ökat. Scheman, arbetade timmar, avtal och frånvaro finns nu samlade och tillgängliga, vilket gör det enklare att identifiera mönster, upptäcka avvikelser och planera framåt, säger Louise Alverönn.
Kontrollen har stärkts ytterligare. Kappahl Group har i dag bättre förutsättningar att säkerställa att arbetade timmar stämmer överens med kontrakt och att verksamheten följer arbetsrättsliga regler och kollektivavtal. Samtidigt har samarbetet mellan butik, HR och lönefunktion förenklats genom att alla arbetar i samma struktur och med samma information.
Tillgången till schema och tidrapportering via mobilappen har också bidragit till ett mer flexibelt arbetssätt, där både medarbetare och chefer kan hantera scheman, tillgänglighet och frånvaro på ett enklare sätt.
– Vi har fått bättre överblick och kvalitet i planeringen, och en mer effektiv hantering av bemanning i hela organisationen, säger Louise Alverönn.
Framåt ser Kappahl Group möjligheter att vidareutveckla arbetet med hjälp av Quinyx AI-baserade funktionalitet. Genom att använda data från exempelvis försäljning och budget vill de skapa ännu bättre beslutsstöd för bemanning och planering.
Målet är att ytterligare öka effektiviteten, optimera kostnader och ge chefer bättre stöd i sitt arbete där tekniken fungerar som ett komplement, snarare än en ersättning.
Med en stabil grund på plats fortsätter Quinyx att vara en partner i Kappahl-gruppens arbete med att utveckla sin personalplanering – i takt med att nya behov och möjligheter växer fram.
Vill du se hur Quinyx kan effektivisera din verksamhet? Se hur det funkar - ta en kort, guidad produktrundtur.