Att hålla en jämn standard på alla enheter är svårt, särskilt när teamen är utspridda i olika städer, regioner eller länder.
Därför lanserar Quinyx Audits, en ny funktion i Employee Hub som hjälper team att standardisera revisioner, genomföra dem och följa upp avvikelser – allt på ett ställe.
Resultatet är en jämnare standard på alla enheter, mindre manuell administration och inga avvikelser som faller mellan stolarna.
Om du genomför revisioner idag vet du säkert hur det brukar gå till. Mallen ligger i ett Excelark eller en PDF. Avvikelserna skickas runt via mejl. Någon för över åtgärdspunkterna till en separat lista. När allt väl är insamlat, delat och fördelat kan det redan vara för sent att åtgärda problemet.
Det här arbetssättet skapar några välbekanta utmaningar:
När en kampanjexponering saknas eller ett pris är fel i en vecka utan att någon märker det, blir konsekvenserna mer än operativa. Det kan innebära förlorad försäljning till fullpris som aldrig går att ta igen.
En revision är ett strukturerat sätt att kontrollera att en enhet fungerar som den ska, med samma frågor och samma standard varje gång. På så sätt blir processen enhetlig, rättvis och lätt att upprepa på alla enheter.
Med Audits flyttar processen in i Employee Hub, där dina team redan hanterar uppgifter och tar del av information och kommunikation. Mallar, frågor, svar, poäng, foton och uppföljningsuppgifter finns på ett och samma ställe, utan något separat system att hålla reda på.
Audits anpassar sig också efter hur teamen i er verksamhet arbetar. Medarbetarna på golvet kan göra regelbundna “egenkontroller”, medan områdes- och distriktschefer kan genomföra revisioner vid besök eller för enhetens räkning.
Bygg återanvändbara mallar. Skapa revisionsmallar med avsnitt, frågor, poängsättning och villkorsstyrd logik, så att alla enheter följer samma process och standarden hålls jämn i hela verksamheten.
Gör avvikelser till åtgärder. När ett problem upptäcks under en revision kan Audits skapa en uppgift med en tydlig ansvarig – en direkt väg från avvikelse till lösning. Problemen blir åtgärdade, inte bara noterade.
Se resultaten på ett ställe. Följ poängen per fråga och per revision, jämför resultat mellan enheter och upptäck återkommande problem tidigt – innan de hinner påverka verksamheten, efterlevnaden eller försäljningen.
Tänk dig en klädkedja som ska kontrollera att skyltning och exponering är gjort på rätt sätt i 200 butiker.
Under ett butiksbesök går områdeschefen igenom en standardiserad uppsättning frågor. En av dem lyder: ”Är skyltfönstret för den nya kampanjen korrekt uppsatt?”
Om svaret är nej kan områdeschefen ta ett foto som underlag och skapa en uppföljningsuppgift för att rätta till skyltningen.
Inget Excelark att uppdatera, ingen mejltråd att starta. Problemet är dokumenterat, har en tydlig ansvarig och är redan på väg att lösas innan områdeschefen har lämnat butiken.
Multiplicera det med 200 butiker och alla besök, så blir timmar av manuell samordning ett enda sammanhängande arbetsflöde – samtidigt som ledningen får en tydligare bild av standarden, framstegen och de återkommande problemen.
Audits är inte bara till för retail. Överallt där team arbetar på flera platser ser utmaningen likadan ut: att säkerställa att varje enhet håller rätt standard och att allt som flaggas faktiskt åtgärdas.
|
Bransch |
Exemple |
Så hjälper Audits |
Affärsnytta |
|
Retail |
Kontrollera att exponering och kampanjer genomförs korrekt i alla butiker. |
Skapa en standardmall för exponering, skyltning och produktplacering, genomför revisionen på plats med foton som underlag och skicka ut uppföljningsuppgifter när något är fel. |
Ett mer enhetligt varumärke i alla butiker, snabbare åtgärder och fler varor som säljs till fullpris. |
|
Lager och logistik |
Kontrollera säkerheten och att rutinerna följs på alla distributionscentraler. |
Standardisera checklistor för säkerhet och drift, fyll i dem på varje enhet och skapa uppföljningsuppgifter med tydligt ansvar när en risk upptäcks. |
Spårbar efterlevnad, färre incidenter och en jämnare standard mellan enheterna. |
|
Hospitality |
Kontrollera städning, livsmedelssäkerhet och varumärkesstandard på alla enheter. |
Tilldela “egenkontroller” till teamen på varje enhet eller låt områdescheferna genomföra revisioner på plats. Registrera poäng och foton och följ upp allt som inte håller måttet. |
En jämnare gästupplevelse, säkrare drift och problem som löses innan de syns i recensionerna. |
|
Vård och omsorg |
Genomför hygien- och säkerhetsrevisioner på avdelningar och enheter. |
Inför standardiserade inspektionsmallar, registrera resultat per avdelning eller team och skapa uppföljningsuppgifter med tydligt ansvar för eventuella brister. |
Nya rutiner som får fäste snabbare, med jämnare efterlevnad och tydligare överblick över var åtgärder behövs. |
|
Facility management |
Inspektera kundernas fastigheter i flera länder med fokus på städstandard och lagkrav. |
Standardisera inspektionsmallar för SLA, arbetsmiljö och säkerhet, genomför ronderingar på plats med foton som underlag och fördela uppföljningsuppgifter när en fastighet inte når upp till den avtalade nivån |
Högre SLA-uppfyllnad, bättre efterlevnad av lagkrav, starkare leveranser från underleverantörer och tydligare dokumentation inför kund- och myndighetsgranskningar. |
Användningen skiljer sig åt, men målet är detsamma: att hålla samma standard på alla enheter och göra varje avvikelse till en åtgärd med en tydlig ansvarig.
Eftersom hela processen sker i Quinyx hänger revisionerna ihop med det dagliga arbetet i stället för att bli ännu ett arbetsflöde vid sidan av.
Alla verksamheter fungerar olika. Audits ger din organisation friheten att utforma mallar, poängsättning och uppföljning utifrån hur dina team, enheter och skift arbetar.
Audits ingår i Employee Hub. Boka en demo så visar vi hur Audits kan fungera för dina team – från att skapa en mall till att åtgärda en avvikelse.