Synsam Group gehört zu den führenden Akteuren der nordischen Optikbranche. Das Unternehmen bietet ein breites Sortiment in den Bereichen „Eye Health" und „Eye Fashion" – von Stilberatung bis hin zu Augenuntersuchungen. Die Synsam Group betreibt rund 500 Filialen in den skandinavischen Ländern und beschäftigt etwa 4.000 Mitarbeitende. Synsam strebt danach, sich durch eine starke Kundenorientierung, persönlichen Service und ein hochwertiges Sortiment von anderen Anbietern abzuheben.
Die stark wachsende Synsam Group erkannte den Bedarf an einem modernen Planungssystem, das Filialleitungen die Arbeit erleichtern und das Mitarbeitererlebnis verbessern würde.
„Bisher haben wir die Dienstplanung über Excel abgewickelt. Da wir zwei verschiedene Tarifverträge einhalten müssen, war die Planung für unsere Filialleitungen ein echter Dschungel", sagt Essi Lindholm, HR-Partnerin bei Synsam und Projektleiterin für die Einführung von Quinyx.
Synsam Finnland entschied sich für Quinyx aufgrund der guten Referenzen und der weiten Verbreitung von Quinyx im Einzelhandel. Darüber hinaus war es Synsam wichtig, ein flexibles und modernes System zu haben, das auch in anderen skandinavischen Ländern eingesetzt werden kann. „Wir haben uns in unserem eigenen Netzwerk umgehört – egal wen wir gefragt haben, wir haben nur Gutes über Quinyx gehört. Quinyx konnte unsere Anforderungen sehr gut erfüllen."
Die Implementierung startete im August/September. Das Projekt verlief planmäßig und ohne größere Probleme. „Die Zusammenarbeit mit Quinyx war sehr gut. Ein Grund dafür ist, dass wir mit Eira Kaukonen, Senior Application Specialist bei Quinyx, zusammengearbeitet haben, die sowohl im Einzelhandel als auch bei Quinyx über ein sehr fundiertes Wissen verfügt. Wenn ein Problem aufgetaucht ist, hatte Eira immer eine Lösung", sagt Essi.
Eine weitere wichtige Komponente des Implementierungsprojekts war Synsams interne Projektgruppe. Diese bestand aus HR-Fachleuten und Filialleitungen aus ganz Finnland. Im Laufe des Projekts brachte die Gruppe die Perspektiven und Bedürfnisse der Filialen ein und unterstützte die Filialleitungen während der Implementierung.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war Synsams starker Fokus auf die Projektplanung – bereits bevor das Projekt begann.
„Da wir die Projektplanung so konsequent verfolgt haben, wurde schnell klar, wie und wo wir projektbezogene Themen dokumentieren, wie unsere internen Besprechungsformate aussehen und wie wir den Projektfortschritt an die Mitarbeitenden kommunizieren würden", sagt Essi. Gutes Projektmanagement hat ebenfalls dazu beigetragen, dass alles so reibungslos verlief. „Wir haben viel Arbeit in das Projektmanagement investiert und sichergestellt, dass wirklich Zeit vorhanden ist, das Projekt voranzutreiben. Das hat es uns leichter gemacht, den Zeitplan einzuhalten."
Synsam erkannte auch, wie wichtig Change Management bei einem Systemwechsel ist, und hat während des gesamten Projekts intensiv an der internen Kommunikation gearbeitet. Die Mitarbeitenden wurden frühzeitig über die Veränderung informiert, und Synsam hat ihnen geholfen, das neue System anzunehmen. Filialleitungen erhielten Schulungen, ein Quinyx-Leitfaden wurde im Intranet bereitgestellt, und wöchentliche Quinyx-Meetings wurden über Teams abgehalten, an denen die Filialleitungen bei Bedarf teilnehmen konnten.
Die Einführung von Quinyx bedeutet bei Synsam einen grundlegenden Wandel – daher ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden das System annehmen. Synsam erwartet, dass sich der Arbeitsalltag der Filialleitungen vereinfacht und das Mitarbeitererlebnis verbessert. „Filialleitungen müssen nicht mehr mit mehreren verschiedenen Excel-Dateien arbeiten, was ihnen Zeit für andere Dinge gibt. Für die Mitarbeitenden bedeutet Quinyx mehr Transparenz – sie können beispielsweise ihre Urlaubstage und geleisteten Arbeitsstunden direkt in Quinyx einsehen. Wir hoffen, dass sich das positiv auf das Mitarbeitererlebnis auswirkt", fasst Essi zusammen.