Järjestelmäuudistus on paljon enemmän kuin tekninen päivitys – se on koko organisaation toimintatapoihin vaikuttava muutos, joka vaatii huolellista suunnittelua, tehokasta viestintää ja henkilöstön sitouttamista. WFM-järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa suoraan työntekijöiden arkeen, joten sen onnistuminen riippuu pitkälti siitä, kuinka hyvin muutos johdetaan ja jalkautetaan organisaatioon. Tässä blogissa käymme läpi viisi keskeistä vinkkiä, jotka auttavat varmistamaan sujuvan ja onnistuneen WFM-järjestelmäuudistuksen.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Järjestelmäuudistuksen onnistumisen ja tehokkaan muutosjohtamisen kannalta keskeistä on huolellinen projektisuunnittelu ja -johtaminen. On tärkeää varata riittävästi aikaa suunnitteluun jo ennen projektin käynnistämistä sekä varmistaa, että sen eteneminen tapahtuu hallitusti ja johdonmukaisesti. WFM-uudistukset ovat laajoja hankkeita, joihin osallistuu useita sidosryhmiä. Siksi on olennaista varmistaa, että päätöksentekijät ovat käytettävissä silloin, kun heidän panostaan tarvitaan.
Projektisuunnittelun ytimessä on hankkeen laajuuden (scope) tarkka määrittely: mitä tehdään ja millä aikataululla. Selkeä laajuuden määrittely sekä ennen sopimusta että sen jälkeen auttaa ehkäisemään väärinkäsityksiä ja viivästyksiä. Erityisesti projektin alkuvaiheeseen, kuten ratkaisun suunnitteluun, kannattaa panostaa, sillä huolellinen valmistelu sujuvoittaa toteutusta ja vähentää yllätyksiä matkan varrella.
Synsam:
“Olemme panostaneet projektisuunnitteluun, jotta meille oli selvää miten ja mihin dokumentoimme projektiin liittyviä asioita, minkälaiset sisäiset palaverikäytännöt meillä on projektiin liittyen sekä miten viestimme henkilöstölle projektin etenemisestä.” Lue koko asiakastarina.
Järjestelmäuudistus on aina moniulotteinen ja laaja muutoshanke, jossa on huomioitava sekä järjestelmätekninen muutos että ihmisiin liittyvät muutostarpeet. Uuden WFM-järjestelmän käyttöönotto mielletään yrityksissä usein IT-hankkeeksi, jossa tärkeintä on saada tarvittavat testaukset tehtyä ja tieto kulkemaan järjestelmästä toiseen. Järjestelmästä jää kuitenkin ominaisuuksia käyttämättä eikä kaikkia hyötyjä saada irti, jos henkilöstöön liittyviä muutostarpeita ei oteta huomioon.
Quinyxin käyttöönottoprojektit ovat usein HR:n ja liiketoiminnan vetämiä hankkeita, joissa IT-yksikkö toimii keskeisenä yhteistyökumppanina. WFM-järjestelmä vaikuttaa suoraan työntekijöiden arkeen ja toimintatapoihin – esimerkiksi aiemmin post-it-lapulla ilmoitetut poissaolot kirjataan jatkossa sovelluksen kautta, tai työntekijöiden tulee leimata työtunnit eri tavalla kuin aiemmin. Muutoshallintaan on panostettava ja sen merkitys tunnistettava, jotta käyttöönotto onnistuu ja järjestelmästä saadaan kaikki hyödyt irti.
Paras lopputulos niin yrityksen kuin työntekijöiden näkökulmasta saadaan, kun sekä tekniselle käyttöönotolle että muutosjohtamiselle on nimitetty selkeät vastuuhenkilöt. Teknisen käyttöönoton vastuuhenkilö vastaa käyttöönoton suunnittelusta sekä toteutuksesta, kun taas muutosjohtamisen vastuuhenkilön tehtävänä on saada henkilöstö innostumaan muutoksesta ja ottamaan uusi järjestelmä käyttöön.
Muutosjohtamisen vastuuhenkilön rooliin kuuluu muun muassa käyttöönottoprojektin edistymisestä ja tulevista muutoksista tiedottaminen. Quinyx-projekteissa myymäläpäälliköt ovat usein avainasemassa muutoksen läpiviennissä – heidän tehtävänään on paitsi omaksua uudet toimintatavat myös toimia viestinviejinä ja tukena kollegoilleen, jotta muutos saadaan onnistuneesti jalkautettua koko organisaatioon.
Stockmann:
”Projekti oli hyvin strukturoitu ja projektin status tiedotettiin meille aina selkeästi. Meille oli tärkeää, että projektissa oli mukana riittävästi ihmisiä, jotta ongelmien tullessa saimme nopeasti apua.” Lue koko asiakastarina.
Klier Hair Group:
“Kun aloimme ensimmäistä kertaa käyttää Quinyxiä, työntekijöillämme oli paljon kysymyksiä sen käytöstä, joten loimme oman oppaan, joka on räätälöity tarpeisiimme. Nyt kysymyksiä on vain vähän, koska järjestelmän toiminnasta saa nopeasti hyvän käsityksen.” Lue koko asiakastarina.
Näiden viiden vinkin lisäksi on tärkeä muistaa, että järjestelmäuudistuksen onnistuminen perustuu ennen kaikkea ihmisiin ja yhteistyöhön. Kun projektitiimi ja henkilöstö tuntevat olevansa osa muutosta, heidän sitoutumisensa ja motivaationsa kasvavat. Positiivinen ja ratkaisukeskeinen ilmapiiri auttaa viemään uudistusta eteenpäin – sen sijaan, että keskityttäisiin haasteisiin, on tärkeää löytää yhdessä toimivia ratkaisuja ja edetä kohti yhteisiä tavoitteita.
Rakentava ja avoin yhteistyö eri sidosryhmien välillä auttaa varmistamaan, että projekti etenee sujuvasti ja että kaikki osapuolet tuntevat tulevansa kuulluiksi. Kun jokainen tuo oman osaamisensa ja panoksensa mukaan, järjestelmäuudistus ei ole pelkkä IT-hanke, vaan koko organisaation yhteinen kehitysaskel.