Synsam Group on Pohjoismaiden johtava optikkoketju, joka tarjoaa laajan valikoiman silmien terveyteen ja silmälasimuotiin liittyviä tuotteita ja palveluja. Synsam Groupilla on Pohjoismaissa noin 500 myymälää ja yhtiö työllistää noin 4000 työntekijää. Synsam haluaa erottua muiden optikkoliikkeiden joukosta erityisesti asiakaslähtöisellä, yksilöllisellä palvelullaan sekä valikoimansa laadulla.
Quinyx osoittautui parhaaksi ratkaisuksi Synsamin tarpeisiin
Kovaa kasvua tekevässä Synsam Groupissa havaittiin tarve modernille työvuorosuunnittelujärjestelmälle, joka helpottaisi liikevastaavien työtä sekä edistäisi työntekijäkokemusta.
“Aiemmin meillä ei ollut lainkaan työvuorosuunnittelujärjestelmää ja hoidimme työvuorosuunnittelun Excelillä. Noudatamme kahta eri työehtosopimusta, joten työvuorosuunnittelu oli melkoinen viidakko meidän liikevastaaville”, kuvaa projektipäällikkönä Quinyxin käyttöönottoprojektissa toimiva Synsamin HR-partneri Essi Lindholm tilannetta ennen Quinyxiä.
Quinyxin valintaan vaikuttivat erityisesti hyvät referenssit sekä Quinyxin laaja käyttö kaupan alalla. Sen lisäksi oli tärkeää, että järjestelmä on ketterä sekä moderni ja sitä voidaan käyttää myös muissa Pohjoismaissa. “Selvitimme referenssejä omien verkostojemme kautta ja keneltä tahansa kysyimme, kuulimme Quinyxistä ainoastaan hyvää. Quinyx vastasi meidän tarpeisiin parhaiten”, kertoo Essi.
Käyttöönottoprojekti on sujunut hyvin
Käyttöönottoprojekti käynnistyi elo-syyskuussa. Projekti on edennyt aikataulussa ja sujunut ilman suuria ongelmia. “Yhteistyö Quinyxin kanssa on ollut todella sujuvaa. Avaintekijä tähän on ollut osaava käyttöönottoasiantuntija, Eira Kaukonen, joka tuntee kaupan alan ja Quinyxin todella hyvin. Jos on tullut mitä tahansa ongelmia, Eiralla on aina ratkaisu“, Essi iloitsee.
Tärkeässä roolissa käyttöönottoprojektissa on myös ollut Synsamin sisäinen projektitiimi, joka on muodostunut HR:n lisäksi liikevastaavista ympäri Suomea. Projektitiimi on läpi projektin tuonut liikkeiden arjen näkökulmaa ja liikevastaavien tarpeita kuuluville. Projektitiimistä on myös muodostunut pääkäyttäjäverkosto, jolla on ollut valtava rooli muiden liikevastaavien tukemisessa käyttöönoton yhteydessä.
Projektisuunnittelu ja -johtaminen apuna muutoksessa
Merkittävää projektin onnistumisen kannalta on ollut, että Synsamissa on satsattu projektisuunnitteluun jo ennen projektin alkua. “Olemme panostaneet projektisuunnitteluun, jotta meille oli selvää miten ja mihin dokumentoimme projektiin liittyviä asioita, minkälaiset sisäiset palaverikäytännöt meillä on projektiin liittyen sekä miten viestimme henkilöstölle projektin etenemisestä” Essi kertoo. Projektin onnistumiseen on myös vaikuttanut hyvä projektijohtaminen. “Olemme panostaneet projektijohtamiseen sekä siihen, että projektin edistämiselle on aidosti annettu aikaa. Tällä on varmasti ollut iso vaikutus siihen, että olemme onnistuneet etenemään suunnitellussa aikataulussa.”
Lisäksi projektin onnistumisen kannalta tärkeää on ollut, että Synsamissa on ymmärretty muutosjohtamisen tärkeys järjestelmäuudistuksissa ja yritys on panostanut sisäiseen viestintään projektin aikana. Henkilöstölle on tiedotettu hyvissä ajoin muutoksesta ja yritys on tehnyt toimenpiteitä auttamaan työntekijöitä omaksumaan uusi järjestelmä. Liikevastaville on järjestetty koulutuksia, intranettiin on rakennettu Quinyx-oppaat ja viikoittain on järjestetty Teamsin välityksellä Quinyx-klinikoita, joihin liikevastaavat voivat osallistua tarpeen mukaan.
Helpotusta liikevastaavien arkeen ja parempi työntekijäkokemus
Quinyxin käyttöönotto on Synsamissa suuri muutos, joten aluksi tärkeintä on saada henkilöstö omaksumaan uusi järjestelmä. Toki odotuksiakin Quinyxiä kohtaan on – järjestelmän toivotaan tuovan helpotusta liikevastaavien työhön sekä edistävän työntekijäkokemusta. “Liikevastaavien ei tarvitse enää käyttää useita erilaisia Exceleitä, mikä vapauttaa heiltä aikaa muuhun kuin työvuorosuunnitteluun. Työntekijöille Quinyx taas tuo läpinäkyvyyttä, kun työntekijät esimerkiksi näkevät vuosilomasaldot ja tehdyt tunnit suoraan Quinyxistä. Toivomme tämän vaikuttavat positiivisesti työntekijäkokemukseen”, Essi tiivistää.