Työvoimanhallintajärjestelmä, jonka avulla suunnittelet, laadit työvuoroja ja optimoit liiketoimintaasi

Quinyx on tekoälypohjainen työvoimanhallinnan ohjelmisto, joka on suunniteltu erityisesti vuorotyöläisiä työllistäville aloille. Kun kysynnän ennustaminen, työvuorosuunnittelu, työajanseuranta ja työvoiman analytiikka ovat kaikki yhdellä alustalla, on tuloksena kysynnän mukaan optimoitu resursointi, säädösten noudattaminen ja parempi työntekijäkokemus.

Oli kyse sadoista myymälöistä, jakelukeskuksista tai hotelli- ja ravintola-alan toimipisteistä, Quinyxin avulla pienennetään työvoimakustannuksia ja saavutetaan älykkäämpää työvoimanhallintaa – kaikki yhdessä järjestelmässä.

advanced-analytics-simplified-wfm-data-1

Mitä tarkoitetaan työvoimanhallinnan ohjelmistolla?

Quinyx on tekoälypohjainen työvoimanhallinnan ohjelmisto, jonka avulla organisaatiot voivat suunnitella ja optimoida vuorotyöläisten työvoimanhallintaa keskitetysti yhdellä alustalla. Sen avulla yhdistyvät kysynnän ennustaminen, työvuorosuunnittelu, työajanseuranta, poissaolojen hallinta, säädösten noudattaminen ja työvoiman analytiikka. Näin voidaan varmistua siitä, että oikeat työntekijät ovat oikealla paikalla juuri oikeaan aikaan. Sisäänrakennetun tekoälyn avulla vähennetään työvoimakustannuksia, nostetaan tehokkuutta ja tarjotaan parempi työntekijäkokemus.

Miksi työvoimanhallinta on tärkeää?

Useimmissa vuorotyöläisiä työllistävissä yrityksissä työvoima on suurin hallittava kustannus ja samalla merkittävä asiakaskokemukseen vaikuttava tekijä. Jos suunnittelu perustuu exceleihin ja useaan erilliseen järjestelmään, on seurauksena usein yli- ja aliresursointia, vältettävissä olevia ylityötunteja ja puutteita säädösten noudattamisessa. Johtamisen sijaan esihenkilöiden aika kuluu ongelmien ratkomiseen. Työvoiman saatavuuden ollessa heikkoa, henkilöstön vaihtuvuuden suurta ja sääntelyn alati kasvavaa, on työvoimanhallinta IDC:n mukaan kehittynyt taustatyökalusta strategiseksi kyvykkyydeksi. Se on keskeisessä asemassa suorituskyvyn, säädösten noudattamisen ja henkilöstön sitoutumisen kannalta kaikkialla EMEA-alueella (IDC, 2026) – ja vaikuttaa suoraan kustannuksiin, riskeihin ja henkilöstön pysyvyyteen.

Vähennä työvoimakustannuksia ja paranna työvoiman tehokkuutta

Kun henkilöstömäärä ei vastaa kysyntää, syntyy monenlaisia kustannuksia: yliresursointi tuo ylimääräisiä kustannuksia hiljaisina päivinä, aliresursointi puolestaan heikentää myyntiä kiireisinä päivinä. Manuaalisessa työvuorosuunnittelussa suunniteltujen ja toteutuneiden työtuntien välinen ero saattaa tulla esille liian myöhään. Työvoimakustannusten optimointi alkaa henkilöstömäärän mitoittamisesta todellisen kysynnän mukaan. Tarkka kysynnän ennustaminen ja työvuorosuunnitteluohjelmisto auttavat hallitsemaan työvoimakustannuksia, vähentämään ylityötunteja ja minimoimaan joutoaikaa palvelutasosta tinkimättä. Quinyxin asiakkaat ovat vähentäneet ylityötunteja jopa 50 %.

Varmista säädösten noudattaminen ja vähennä riskejä

Työaikalainsäädännön ja säädösten noudattaminen muuttuu sitä haastavammaksi, mitä useammalla alueella yritys toimii. Työaikaa ja lepoaikoja koskevat määräykset, työehtosopimukset ja paikallinen lainsäädäntö vaihtelevat alueittain ja ne muuttuvat jatkuvasti. Manuaalinen työ altistaa säädösten vastaisille työvuoroille ja virheille sekä niistä aiheutuville taloudellisille ja juridisille seuraamuksille. Yhdenmukaiset, sääntöihin perustuvat prosessit vähentävät näitä riskejä toiminnan laajuudesta riippumatta. Kun sääntöjä sovelletaan automaattisesti jo työvuorojen suunnitteluvaiheessa ja työaikatiedot ovat tarkkoja, säädösten noudattaminen voidaan varmistaa kaikissa toimipisteissä – sen sijaan, että asia tarkistettaisiin vasta jälkikäteen.

Parempaa näkyvyyttä ja operatiivista hallintaa

Kun henkilöstöön liittyvä data on hajallaan HR-, palkanlaskenta- ja työvuorosuunnittelujärjestelmissä, johdon saama kokonaiskuva heikkenee. Silloin vaikeutuu suorituskyvyn, työvoimakustannusten ja henkilöstömäärien hallinta, etenkin jos toimipisteitä on useita. Keskitetty, reaaliaikainen kokonaisnäkymä ratkaisee tämän ongelman. Kun reaaliaikainen työvoimadata, työajanseuranta ja työaikatiedot kootaan yhdelle alustalle, voivat esihenkilöt tehdä päätöksiä nopeammin ja varmistaa yhtenäiset toimintatavat kaikissa tiimeissä, toimipisteissä ja eri alueilla. Työvoiman analytiikka jalostaa nämä tiedot esihenkilöiden päätöksenteon tueksi.

Parempi työntekijäkokemus ja työntekijöiden pysyvyys

Eri työvuorot määrittävät pitkälti vuorotyöläisten arkea. Epäsäännölliset työvuorot, lyhyellä varoitusajalla ilmoitetut muutokset ja heikot mahdollisuudet vaihtaa vuoroja heikentävät luottamusta. Silloin tuloksena on usein huonompi työmotivaatio, poissaolot ja henkilöstön suurempi vaihtuvuus. Ennakoitavat työvuorot, mahdollisuus tarkastella niitä mobiilisti sekä vaihtaa ja hallita vuoroja reaaliajassa tuovat työntekijöille läpinäkyvyyttä ja joustavuutta. Oikeudenmukainen ja joustava työvuorosuunnittelu sekä henkilöstön sitoutumista tukevat työkalut ovat hyviä keinoja parantaa vuorotyöläisten pysyvyyttä. Quinyxin asiakkaat ovat parantaneet henkilöstön sitoutumista jopa 13 %.

Työvoimanhallintajärjestelmän tärkeimmät toiminnallisuudet

Työvoimanhallintajärjestelmä yhdistää useita ydintoimintoja yhdelle alustalle. Jokainen toiminto on olennainen osa vuorotyöläisten työvoimanhallintaa, ja yhdessä ne toimivat tehokkaammin kuin yksittäisinä työkaluina.

Ava – älykäs työvoimanhallinnan assistentti

Ava on Quinyxiin integroitu tekoälyassistentti, joka muuttaa työvoimaan liittyvän datan, työvuorot ja käytännöt tiedoksi, näkemyksiksi ja ennakoiviksi suosituksiksi. Työntekijät saavat vastauksia sekunneissa ja esihenkilöt voivat havaita henkilöstövajeen, ylityöhön liittyvät riskit ja säädösten noudattamiseen liittyvät ongelmat jo ennen kuin nämä toteutuvat – päätöksenteko pysyy aina ihmisten käsissä.

Tärkeimmät toiminnallisuudet

• Nopeat vastaukset, jotka perustuvat työvoiman tietoihin ja yrityksesi käytäntöihin

• Suunniteltu sekä verkko- että mobiilikäyttöön

• Jokainen suositus pysyy ihmisten päätöksenteon johtamana

• Toimii yli 20 kielellä

Työvuorosuunnitteluohjelmisto

Quinyx auttaa tekoälyn avulla esihenkilöitä laatimaan kysyntään perustuvia ja säädösten mukaisia työvuorolistoja muutamassa minuutissa. Näissä huomioidaan automaattisesti asiakkaiden kysyntä, työvoimakustannukset, työntekijöiden toiveet ja osaaminen sekä työelämän säännöt.

Tärkeimmät toiminnallisuudet

• Tekoälypohjainen, kysyntään perustuva työvuorosuunnittelu

• Usean toimipisteen työvuorosuunnittelu

• Osaamisen ja pätevyyksien hallinta

• Työaikalainsäädännön ja työehtosopimusten automaattinen noudattaminen

Tulos: Starbucks UK vähensi työvuorosuunnitteluun kuluvan ajan neljästä tunnista 30 minuuttiin.

Automaattinen työvuorosuunnittelu

Auto Schedule ja Auto Assign -toiminnot analysoivat sekunneissa miljoonia eri työvuoroyhdistelmiä ja auttavat esihenkilöitä laatimaan optimoidut työvuorolistat nopeammin. Lopullinen hyväksyntä säilyy aina esihenkilöllä.

Tärkeimmät toiminnallisuudet

• Automaattinen työvuorosuunnittelu

• Automaattinen työvuorojen kohdentaminen

• Älykäs avoimien työvuorojen hallinta

• Työvuorojen sovittaminen työntekijöiden toiveisiin

Tulos: Asiakkaamme käyttävät jopa 92 % vähemmän aikaa työvuorosuunnitteluun

Työajanseuranta

Työntekijät voivat kirjata työaikansa mobiililaitteella, tabletilla tai työajanseurantalaitteella, ja esihenkilöt hyväksyä työtunnit muutamassa sekunnissa. Ylityöt, lisät ja työaikaa koskevien sääntöjen noudattaminen tarkistetaan automaattisesti ennen palkanlaskentaa.

Tärkeimmät toiminnallisuudet

• Työajan kirjaaminen mobiilisti

• Automaattinen ylityötuntien hallinta

• Poissaolojen ja vapaiden hallinta

• Palkanlaskentavalmiit työaikatiedot

Tulos: Stena Line vähensi palkanlaskentaan liittyvää työtä jopa 85 %.

Näkemyksiä liiketoiminnasta

Quinyx hyödyntää historiatietoa, liiketoiminnan kysyntään vaikuttavia tekijöitä ja tekoälyä työvoimatarpeen tarkkaan ennustamiseen. Näin työvuorot voidaan suunnitella niin, että oikeat työntekijät ovat aina oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

Tärkeimmät toiminnallisuudet

• Tekoälypohjainen kysynnän ennustaminen
• Työvoimatarpeen ennustaminen
• Algoritmikirjasto
• Työvoimakustannusten budjetointi

Tulos: Ennustettavuus asiakasorganisaatioissamme on tarkentunut jopa 31 %.

Työvoiman analytiikka ja raportointi

Quinyx koostaa työvoimakustannukset, tuottavuuden, työvuorosuunnittelun tehokkuuden ja henkilöstöä koskevat trendit reaaliaikaisiin näkymiin. Näin johto saa kattavan kokonaiskuvan kaikista toimipisteistä, alueista ja tiimeistä.

Tärkeimmät toiminnallisuudet

• Reaaliaikaiset näkymät

• Työvoimakustannusten analysointi

• Tuottavuuden raportointi

• Työvoiman suorituskykymittarit, KPI:t

Tulos: Paremman yleisnäkymän ansiosta esihenkilöt säästävät viikoittain 7–12 työtuntia.

Employee Hub ja työntekijöiden sitouttaminen

Quinyx tarjoaa mobiilisovelluksen, jossa työntekijät voivat tarkastella työvuorojaan, vaihtaa vuoroja, anoa vapaata, suorittaa tehtäviä, saada tunnustusta työstään ja pitää yhteyttä muihin. Näin työntekijät pysyvät motivoituneina, työskentelevät tuottavammin ja pysyvät todennäköisemmin pidempään yrityksen palveluksessa.

Tärkeimmät toiminnallisuudet

• Työntekijöiden mobiilisovellus
• Avoimet työvuorot ja vapaatoiveet
• Tehtävien hallinta ja viestintä
• Tunnustukset, kyselyt ja oppiminen

Tulos: HMV saavutti 99 % tehtävien suorittamisen. 92 % heidän henkilöstöstään käyttää Quinyxin mobiilisovellusta.

Data as a Service – connect workforce analytics to your wider ecosystem

Yhdistettävissä jo olemassa oleviin järjestelmiin

Työvoimanhallinta toimii parhaiten, kun järjestelmät toimivat saumattomasti yhteen. Quinyx integroituu nykyisiin järjestelmiisi, jolloin tiedot siirtyvät automaattisesti, ennusteet perustuvat tarkkoihin operatiivisiin tietoihin ja hyväksytyt työtunnit ovat suoraan valmiina palkanlaskentaan. Näin samoja tietoja ei tarvitse syöttää moneen kertaan eri paikkoihin.

• Palkanlaskenta – valmiit integraatiot tarkistavat työtunnit, ylityöt, lisät ja palkanmaksua koskevat säännöt ennen tietojen siirtämistä palkanlaskentaan.
• HR ja HRIS – työntekijätiedot, työsopimukset ja roolimuutokset siirtyvät automaattisesti Quinyxiin.
• POS-, ERP- ja operatiiviset tiedot – myynti-, kävijämäärä- ja tapahtumatiedot syötetään suoraan tekoälypohjaiseen ennustamiseen.
• Avoin alusta – REST API -rajapinnat, SFTP, webhookit, kertakirjautuminen ja kehittäjäportaali mahdollistavat saumattomat yhteydet muihin järjestelmiin.

IDC MarketScape nimesi Quinyxin alan johtavien toimijoiden joukkoon

Quinyx on nimetty johtavaksi toimijaksi IDC MarketScape: EMEA AI-Enabled Workforce Management and Compliance 2025–2026 -arvioinnissa.

Quinyx sai tunnustusta intuitiivisesta käyttökokemuksesta, tekoälypohjaisesta ennustamisesta ja työvuorosuunnittelusta sekä vahvasta asemastaan työvoimanhallinnan edelläkävijänä Euroopassa.

92%

vähemmän aikaa työvuorosuunnitteluun

50%

vähemmän ylityötunteja

säädösrikkomuksia

Työvoimanhallinta vs työvuorosuunnitteluohjelmisto

Työvuorosuunnitteluohjelmisto ja työvoimanhallintajärjestelmä liittyvät toisiinsa, mutta eivät tarkoita samaa asiaa. Työvuorosuunnitteluohjelmiston tehtävänä on työvuorosuunnittelu ja työvuorojen hallinta. Työvoimanhallintajärjestelmä on laajempi kokonaisuus, joka kattaa lisäksi ennustamisen, työajan ja läsnäolon seurannan, poissaolojen hallinnan, säädösten noudattamisen sekä analytiikan. Työvuorosuunnittelu on työvoimanhallinnan yksi osa-alue.

	Työvuorosuunnitteluohjelmisto	Työvoimanhallintajärjestelmä
Laajuus	Työvuorojen suunnittelu ja hallinta	Koko työvoiman hallinta: ennustaminen, työvuorosuunnittelu, työajan seuranta, säädösten noudattaminen ja analysointi
Päätehtävä	Työvuorolistojen laatiminen ja työvuoromuutosten hallinta	Työvoiman oikea mitoittaminen kysynnän, kustannusten ja säädösten mukaan
Hyödynnettävät tiedot	Työntekijöiden käytettävyys ja työvuoromallit	Kysyntätiedot, toteutuneet työtunnit, työvoimakustannukset, säädökset ja työntekijöiden sitoutuminen
Tyypillinen ostaja	Työvuorosuunnittelua tarvitseva yksittäinen tiimi tai toimipiste	Usean toimipisteen organisaatio, jossa tasapainoillaan kustannusten, riskien ja työntekijäkokemuksen kanssa
Hyödyt	Nopeampi ja helpompi työvuorosuunnittelu	Vähemmän työvoimakustannuksia, pienemmät riskit, parempi henkilöstön pysyvyys ja parempia päätöksiä

Miten valita sopivin työvoimanhallintajärjestelmä?

Työvoimanhallintajärjestelmän valinta vaikuttaa kustannusten hallintaan, säädösten noudattamiseen ja päivittäiseen toimintaan vuosien ajan. Valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin seikkoihin:

Skaalautuvuus ja joustavuus

pystyykö järjestelmä kasvamaan toiminnan mukana uusiin toimipisteisiin ja maihin sekä mukautumaan työvoiman erilaisiin malleihin ilman, että ohjelmistoa täytyy rakentaa uudelleen?

Säädökset ja paikalliset vaatimukset

tukeeko järjestelmä työlainsäädännön, työehtosopimusten ja lepoaikoja koskevien määräysten noudattamista kaikilla toiminta-alueilla?

Integraatiot nykyisiin järjestelmiin

integroituuko järjestelmä sujuvasti palkanlaskentaan sekä HR-, POS- ja ERP-järjestelmiin?

Helppokäyttöisyys

onko järjestelmä tarpeeksi helppokäyttöinen, että esihenkilöt ja vuorotyöläiset voivat ottaa sen käyttöön vähäisellä perehdytyksellä tai jopa ilman perehdytystä?

Reaaliaikainen tieto ja yleisnäkymä

näkevätkö johtajat työvoimakustannukset, henkilöstötilanteen ja suorituskyvyn reaaliajassa? Tutustu reaaliaikaiseen työvoiman dataan.

Mobiilikäyttö

voivatko työntekijät tarkastella ja vaihtaa työvuorojaan sekä kirjata työtuntinsa puhelimella?

FAQ: Vastauksia usein esitettyihin kysymyksiin

Mikä on työvoimanhallintajärjestelmän ja työvuorosuunnitteluohjelmiston ero?

Työvuorosuunnitteluohjelmisto keskittyy yhteen asiaan: työvuorojen suunnitteluun ja hallintaan. Työvoimanhallintajärjestelmä on laajempi kokonaisuus, joka kattaa myös kysynnän ennustamisen, työajan ja läsnäolon seurannan, poissaolojen hallinnan, säädösten noudattamisen, analytiikan ja henkilöstön sitouttamisen. Työvuorosuunnittelu on siis yksi WFM-alustan ominaisuuksista. Jos henkilöstöresurssit halutaan mitoittaa kysynnän, kustannusten ja säädösten mukaisesti useissa toimipisteissä, tarvitaan työvuorosuunnitteluohjelmiston sijaan kokonaisvaltainen työvoimanhallintajärjestelmä.

Millä tavalla työvoimanhallintajärjestelmä vähentää työvoimakustannuksia?

Työvoimanhallintajärjestelmä auttaa pienentämään työvoimakustannuksia mitoittamalla henkilöstön resursoinnin todellisen kysynnän mukaan. Tekoälypohjainen ennustaminen arvioi työvoiman todellisen tarpeen toimipisteen, työtehtävän ja ajankohdan perusteella. Älykäs työvuorosuunnittelu ehkäisee yliresursointia hiljaisina aikoina ja aliresursointia kiireisinä aikoina, kun taas ylityötuntien automaattinen hallinta auttaa välttämään yllättäviä kustannuksia. Quinyxin asiakkailla ylitöiden määrä yleensä vähentyy jopa 50 % ja työvuorosuunnitteluun käytetty aika vähenee jopa 92 %.

Millä tavalla työvoimanhallintajärjestelmä tukee säädösten noudattamista?

WFM-alusta huomioi työaikasäännöt automaattisesti jo työvuoroja suunniteltaessa. Työaikoja ja lepoaikoja koskevat määräykset, työehtosopimukset ja työlainsäädäntö ovat osa työvuorosuunnittelua. Näin säädösten vastaiset työvuorot voidaan tunnistaa jo ennen työvuorolistan julkaisemista. Ero manuaalisiin prosesseihin ja yksinkertaisiin työvuorosuunnittelutyökaluihin on merkittävä: niissä säädösten noudattaminen voidaan tarkistaa vasta jälkikäteen.

Voidaanko työvoimanhallintajärjestelmä integroida palkanlaskenta- ja HR-järjestelmiin?

Kyllä. Nykyaikaiset WFM-alustat integroituvat yleisimpiin palkanlaskenta-, HR-, HRIS-, POS- ja ERP-järjestelmiin valmiiden integraatioiden, REST API -rajapintojen, SFTP:n ja kertakirjautumisen avulla. Hyväksytyt työtunnit siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan, työntekijätiedot pysyvät ajan tasalla ja operatiiviset tiedot ovat suoraan käytettävissä ennustamiseen – ilman manuaalista tietojen syöttämistä tai samojen tietojen ylläpitämistä useassa järjestelmässä. Quinyx tarjoaa lisäksi kehittäjäportaalin tiimeille, jotka haluavat rakentaa omia integraatioitaan.

Mitkä alat hyötyvät työvoimanhallintajärjestelmästä eniten?

Työvoimanhallintajärjestelmästä saadaan eniten hyötyä sellaisilla toimialoilla, joilla on paljon vuorotyöläisiä, työ perustuu vuoroihin ja toimintaa on useissa toimipisteissä. Tällaisia aloja ovat vähittäiskauppa, hotelli- ja ravintola-ala, logistiikka ja jakelu, terveydenhuolto, kiinteistöpalvelut sekä teollisuus. Näitä toimialoja yhdistävät samat keskeiset haasteet: työvoimakustannusten suuri osuus liikevaihdosta, monimutkaiset säädösten noudattamiseen liittyvät vaatimukset sekä toiminnan huomattava vaihtelu eri toimipisteiden ja ajankohtien välillä.

Soveltuuko työvoimanhallintajärjestelmä myös pienemmille yrityksille?

Useimmat Quinyxin kaltaiset WFM-alustat on suunniteltu keskisuurille ja suurille organisaatioille, joissa tehdään vuorotyötä ja joilla on toimintaa useissa toimipisteissä tai useissa maissa. Työntekijöitä on tyypillisesti muutamasta sadasta kymmeniin tuhansiin. Myös pienemmät, yhdessä toimipisteessä toimivat tiimit voivat hyödyntää työvoimanhallintajärjestelmää, mutta ne eivät välttämättä tarvitse kaikkia sen tarjoamia ominaisuuksia. Työvoimanhallinta tuottaa eniten hyötyä silloin, kun toiminnan monimutkaisuus, säädösten noudattamiseen liittyvät vaatimukset ja toiminnan laajuus tekevät manuaalisesta suunnittelusta liian kallista.

Oletko valmis älykkäämpään työvoimanhallintaan?

Quinyx yhdistää tekoälypohjaisen ennustamisen, älykkään työvuorosuunnittelun, automaattisen säädösten noudattamisen ja reaaliaikaisen tiedon. Näin voidaan vähentää työvoimakustannuksia, tarjota parempaa työntekijäkokemusta ja tehdä parempia päätöksiä – joka päivä.