Tidrapportering, schemaläggning och personalplanering i en och samma plattform

Quinyx är en AI-driven workforce management-plattform utvecklad för verksamheter med mycket schemalagd personal. I Quinyx samlas tidrapportering, schemaläggning, behovsprognoser samt data och analys i en och samma plattform. På så sätt kan ni matcha bemanningen mot efterfrågan, förenkla personalplaneringen, säkerställa efterlevnad och förbättra medarbetarupplevelsen.

Oavsett om ni driver hundratals enheter hjälper Quinyx er att sänka personalkostnaderna och driva en smartare verksamhet – allt från en och samma plats.

Vad är ett workforce management-system?

Quinyx är ett AI-drivet workforce management-system som hjälper organisationer att planera, leda och optimera sin schemalagda personalstyrka från en och samma plattform. Quinyx samlar prognostisering av efterfrågan, schemaläggning, tidrapportering, frånvarohantering, efterlevnad och analys – så att rätt person finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Med inbyggd AI kan ni sänka personalkostnaderna, öka effektiviteten och skapa en bättre medarbetarupplevelse.

Varför workforce management spelar roll

För de flesta verksamheter med mycket schemalagd personal är personalkostnaden den största kostnaden som verksamheten själv kan styra och en av de viktigaste faktorerna för kundupplevelsen. När planeringen bygger på system som inte pratar med varandra blir resultatet över- och underbemanning, onödig övertid, risker för brusten efterlevnad och chefer som släcker bränder i stället för att leda team. I takt med att personalen blir en bristvara, personalomsättningen ökar och regleringar skärps, konstaterar IDC att workforce management har gått från ett “backoffice”-verktyg till en strategisk faktor. I dag centralt för resultat, efterlevnad och engagemang i hela EMEA (IDC, 2026) – något som direkt påverkar kostnad, risk och personalomsättning.

Sänk personalkostnaderna och öka effektiviteten i verksamheten

När bemanningen inte matchar efterfrågan läcker kostnader åt båda hållen: överbemanning driver upp kostnaderna på lugna dagar, underbemanning påverkar försäljningen på de intensiva dagarna och manuell schemaläggning döljer glappet mellan plan och utfall tills det är för sent. Att matcha bemanningen efter den faktiska efterfrågan är där optimeringen av personalkostnader börjar. Träffsäker prognostisering av efterfrågan och schemaläggning hjälper er att kontrollera personalkostnaderna, minska övertiden och skära ner på oanvänd tid – utan att tumma på servicen. Quinyx kunder har minskat övertiden med upp till 50%.

Säkra efterlevnaden och minska risken

Efterlevnaden blir svårare för varje ny region du verkar i. Regler för arbetstid, krav på dygnsvila, fackliga avtal och kollektivavtal samt lokala lagar skiljer sig åt och de förändras dessutom över tid. I Sverige handlar det bland annat om arbetstidslagen, kollektivavtal och mertidsersättning. Att hantera det manuellt ökar risken för överträdelser, fel och de ekonomiska och juridiska konsekvenser som följer. Konsekventa, regelbaserade processer minskar risken. När arbetsrättsliga regler tillämpas automatiskt vid schemaläggningen och tid- och närvarodata är korrekta, kan du stödja efterlevnaden på varje enhet i stället för att kontrollera den i efterhand.

Få bättre överblick och starkare operativ kontroll

När personaldata är utspridd över HR-, löne- och schemaläggningssystem tappar cheferna överblicken – och med den kontrollen över prestation, personalkostnader och bemanningsnivåer. Om ni samlar allt i en enda vy i realtid, ändrar ni på det. Genom att samla realtidsdata om personalen, uppföljning av närvaro och tidrapporter på ett och samma ställe får cheferna den operativa kontroll som krävs för att fatta snabbare beslut och hålla samma standard i varje team, på varje enhet och i varje region. Det är här Quinyx analysverktyg omvandlar data till beslut som cheferna faktiskt kan agera på.

Förbättra medarbetarupplevelsen och personalbehållningen

För medarbetare som arbetar skift är schemat superviktigt. Ojämna scheman, ändringar med kort varsel och avsaknad av möjlighet att ändra dem urholkar förtroendet. Det visar sig senare i form av längre engagemang, högre frånvaro och ökad personalomsättning. Lösningen är transparens och flexibilitet. Pålitliga scheman, mobil tillgång till skift samt möjligheten att byta eller hantera skift i realtid. Rättvis och flexibel schemaläggning, i kombination med verktyg för medarbetarengagemang, är en av de mest konkreta faktorerna för att behålla medarbetare i en verksamhet med mycket schemalagd personal. Quinyx kunder har sett upp till 13% ökat medarbetarengagemang.

Viktiga funktioner i ett workforce management-system

Ett workforce management-system samlar flera kärnfunktioner i en och samma plattform. Var och en hanterar en del av att driva en verksamhet med mycket schemalagd personal, och de fungerar som bäst tillsammans som ett system – inte som separata verktyg.

Ava – din intelligenta assistent för personalplanering

Ava är en AI-assistent inbyggd i hela Quinyx plattform, som omvandlar personaldata, scheman och policyer till direkta svar, insikter och proaktiva rekommendationer. Medarbetare får svar på några sekunder och chefer upptäcker bemanningsluckor, övertidsrisker och avvikelser i efterlevnaden innan de blir problem – alltid med mänsklig tillsyn.

Nyckelfunktioner

Direkta svar baserade på din personaldata och dina policyer
Inbyggd i både webb och mobil
Mänsklig tillsyn för varje rekommendation
Tillgänglig på fler än 20 språk

Schemaläggning

Quinyx använder AI för att enkelt skapa scheman som följer reglerna och matchar efterfrågan (på några minuter) och automatiskt balanserar efterfrågan, personalkostnader, medarbetarnas önskemål, kompetens och arbetsrättsliga regler.

Nyckelfunktioner

AI-driven, efterfrågestyrd schemaläggning
Personalplanering på flera enheter
Hantering av kompetens och kvalifikationer
Inbyggd efterlevnad av arbetsrätt och kollektivavtal

Resultat: Starbucks UK minskade tiden för schemaläggning från 4 timmar till 30 minuter.

Automatiserad schemaläggning

Quinyx Auto Schedule och Auto Assign analyserar miljontals schemakombinationer på några sekunder och hjälper chefer att bygga optimerade scheman snabbare – samtidigt som de behåller full kontroll över det slutgiltiga godkännandet.

Nyckelfunktioner

Automatisk schemaläggnning
Automatisk skifttilldelning
Intelligent hantering av lediga skift
Matchning mot medarbetarnas önskemål

Resultat: Quinyx kunder lägger upp till 92% mindre tid på att skapa scheman.

Tidrapportering

Medarbetare stämplar in via mobil, surfplatta eller stämpelklocka, och chefer godkänner timmar på några sekunder – medan övertid, tillägg och arbetsrättsliga regler valideras automatiskt innan lönekörningen.

Nyckelfunktioner

Tidsregistrering via mobilen
Automatiserad hantering av övertid
Hantering av frånvaro och ledighet
Löneklara tidsunderlag

Resultat: Stena Line minskade löneadministrationen med upp till 85%.

Operativa insikter

Quinyx kombinerar historiska trender, operativa drivkrafter och AI-driven prognostisering för att förutspå personalbehovet mer träffsäkert, så att du schemalägger rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt.

Nyckelfunktioner

AI-driven prognostisering av efterfrågan
Prognos för personalbehov
Algorithm Factory
Personalbudgetering

Resultat: förbättrad prognossäkerhet med 31%.

Workforce analytics och rapportering

Quinyx samlar personalkostnader, produktivitet, schemaläggningens prestanda och trender i personalstyrkan i realtidsdashboards, vilket ger full insyn i varje enhet, region och team.

Nyckelfunktioner

Dashboards i realtid
Analys av personalkostnader
Produktivitetsrapportering
KPI:er för personalstyrkan

Resultat: chefer sparar 7–12 timmar varje vecka tack vare bättre insyn.

Medarbetarengagemang och Employee Hub

Med Quinyx-appen kan medarbetare se scheman, byta skift, ansöka om ledighet, slutföra uppgifter, få uppskattning och hålla kontakten – allt i en och samma app. Resultatet är mer engagerade och produktiva medarbetare som stannar kvar längre.

Nyckelfunktioner

Mobilapp för medarbetare
Byte av skift och ledighetsansökningar
Uppgiftshantering och kommunikation
Uppskattning, undersökningar och lärande

Resultat: 99% avslutade uppgifter och 92% användning bland medarbetarna på HMV.

Data as a Service – connect workforce analytics to your wider ecosystem

Kopplar ihop med de system du redan använder

Workforce management fungerar som bäst när det är sammankopplat. Quinyx integrerar med din befintliga systemmiljö så att data flödar automatiskt, prognoserna bygger på korrekt operativ data och godkända timmar är klara för lönekörning – utan dubbelregistrering.

Lön – färdiga integrationer validerar timmar, övertid, tillägg och löneregler innan de når löneunderlaget.
HR och HRIS – personalregister, anställningsavtal och rolländringar flödar automatiskt in i Quinyx.
POS, ERP och operativ data – försäljning, besöksflöde och transaktioner matar Quinyx AI-drivna prognosmotor.
Öppen plattform – REST-API:er, SFTP, webhooks, SSO och en utvecklarportal kopplar samman allt annat.

Utsedd till ledare av IDC MarketScape

Positionerad som ledare i IDC MarketScape: EMEA AI-Enabled Workforce Management and Compliance 2025–2026. Quinyx uppmärksammas för våra intuitiva användarupplevelser, AI-driven prognostisering och schemaläggning samt vårt fortsatta ledarskap inom workforce management i hela Europa.

92%

mindre tid för att skapa scheman

50%

mindre övertid

Inga

avvikelser i efterlevnaden

Vad är skillnaden mellan schemaläggning och workforce management?

Schemaläggning och workforce management är besläktade, men det är inte samma sak. Schemaläggningsverktyg gör en enda sak: bygger och hanterar skift. Workforce management är den bredare kategorin som även omfattar prognostisering, tidrapportering, frånvarohantering, efterlevnad och analys. Schemaläggning är en del av workforce management.

	Schemaläggning	Workforce management
Omfattning	Skapa och hantera skift	Hela personalcykeln: prognostisera, schemalägga, följa upp, säkerställa efterlevnad och analysera
Kärnuppgift	Skapa scheman och hantera skiftbyten	Anpassa hela personalstyrkan efter efterfrågan, kostnad och efterlevnad
Data som används	Tillgänglighet och skiftmönster	Efterfrågesignaler, arbetade timmar, personalkostnad, regler för efterlevnad och engagemang
Typisk köpare	Ett enskilt team eller en enskild enhet som behöver scheman	Verksamheter med flera platser som balanserar kostnad, risk och upplevelse
Resultat	Snabbare, enklare schemaläggning	Lägre personalkostnad, minskad risk, lägre personalomsättning och smartare beslut

Så väljer du rätt workforce management-system

Valet av ett workforce management-system påverkar kostnadskontroll, efterlevnad och den dagliga driften under flera år framöver. Det här är de kriterier som spelar störst roll:

Skalbarhet och flexibilitet

kan lösningen skalas till fler platser, länder och personalmodeller utan att behöva byggas om?

Efterlevnad och lokala krav

finns det stöd för arbetsrätt, fackliga avtal och reglerna för dygnsvila i varje region där ni verkar?

Integration med befintliga system

går det att koppla ihop systemet smidigt med lön, HR, POS och ERP?

Användarvänlighet

kommer chefer och personal i den dagliga verksamheten faktiskt att använda systemet, även med lite eller ingen utbildning?

Data och insyn i realtid

kan cheferna se personalkostnader, bemanning och prestation i realtid? Se realtidsdata om personalstyrkan.

Mobil tillgång

kan medarbetare se scheman, byta skift och registrera timmar direkt i mobilen?

Stöttar lösningen kollektivavtal och kraven på personalliggare?

Svar på vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan workforce management och schemaläggning?

Schemaläggningsverktyg gör en enda sak: skapar och hanterar skift. Workforce management är den bredare kategorin som även omfattar prognostisering av efterfrågan, tidsregistrering, frånvarohantering, efterlevnad, analys och medarbetarengagemang. Schemaläggning är bara en del av en WFM-plattform. Behöver du koppla ihop bemanningen med efterfrågan, kostnad och efterlevnad över flera platser, behöver du ett workforce management-system – inte bara ett schemaläggningsverktyg.

Hur sänker workforce management personalkostnaderna?

Ett workforce management-system sänker personalkostnaderna genom att matcha bemanningen exakt efter den faktiska efterfrågan. AI-driven prognostisering förutspår vad som behövs per plats, roll och tidsperiod. Intelligent schemaläggning eliminerar överbemanning under lugna perioder och underbemanning under intensiva perioder och automatiserad hantering av övertid förhindrar oplanerade kostnader. Quinyx kunder minskar vanligtvis övertiden med upp till 50% och lägger upp till 92% mindre tid på att skapa scheman.

Hur stöttar workforce management efterlevnad?

En workforce management-lösning tillämpar arbetsrättsliga regler automatiskt när scheman byggs. Regler för arbetstid, krav på dygnsvila, fackliga avtal och kollektivavtal samt lokala lagar är inbyggda i schemaläggningsmotorn, så att skift som bryter mot reglerna flaggas innan de publiceras. Det skiljer sig från att kontrollera efterlevnaden i efterhand, vilket är det enda alternativet med manuella processer eller enkla schemaläggningsverktyg.

Går det att integrera workforce management med lön och HR-system?

Ja. Moderna workforce management-system integrerar med ledande löneleverantörer, HR- och HRIS-system, POS och ERP-verktyg via färdiga kopplingar, REST-API:er, SFTP och SSO. Godkända timmar flödar automatiskt till lönesystemet, personalregistren hålls uppdaterade och operativ data matar prognosmotorn – utan manuell inmatning eller dubbelhantering av data. Quinyx erbjuder dessutom en utvecklarportal för team som vill bygga egna integrationer.

Vilka branscher har mest nytta av workforce management?

Workforce management ger störst värde i branscher med mycket schemalagd personal och komplexitet över flera platser: retail, hospitality, lager och logistik, vård, facility management och fabrik/tillverkning. De här sektorerna delar samma grundläggande utmaningar – höga personalkostnader som andel av intäkterna, komplexa krav på efterlevnad och stora operativa variationer mellan platser och tidsperioder.

Passar workforce management för mindre företag?

De flesta workforce management-system, inklusive Quinyx, är byggda för medelstora till stora organisationer med skiftbaserad verksamhet på en eller flera platser, ofta i flera länder – vanligtvis från några hundra till tiotusentals medarbetare. Mindre team på en enskild enhet kan använda workforce management, men behöver kanske inte hela djupet. Workforce management ger störst avkastning där operativ komplexitet, krav på efterlevnad och skala gör manuell planering kostsam.

Stöttar Quinyx kraven på personalliggare?

Ja, Quinyx erbjuder personalliggare.

Vad är tidrapportering och hur fungerar det i ett workforce management-system?

Tidrapportering handlar om att registrera arbetade timmar via mobil, surfplatta eller stämpelklocka och se till att övertid, tillägg och arbetsrättsliga regler valideras automatiskt innan lönekörningen. I ett workforce management-system som Quinyx blir tidrapporteringen en del av samma system som schemaläggning och lön, så att godkända timmar går direkt vidare utan dubbelregistrering.

Hur hanterar workforce management-system mertidsersättning?

Den 1 april 2026 skärptes kollektivavtalsregler för hur mertid ska ersättas för deltidsanställda, oavsett hur skiftet ursprungligen var planerat. Quinyx beräknar mertids- och övertidsersättning automatiskt utifrån gällande kollektivavtal, vilket minskar risken för felaktig lön och oplanerade personalkostnader. Bemanningsbeslut och ersättningsutfall loggas för enkel uppföljning, mertid går genom ett tydligt godkännandeflöde och beräkningslogiken uppdateras i takt med att kollektivavtalen ändras. Läs mer om de nya reglerna för mertidsersättning 2026.

Redo att driva en smartare verksamhet?

Med AI-driven prognostisering, intelligent schemaläggning, inbyggd efterlevnad och insikter i realtid hjälper Quinyx dig att sänka personalkostnaderna, ge medarbetarna mer inflytande och fatta bättre bemanningsbeslut – varje dag.