Workforce Management-Software: Bedarf planen, Dienstpläne erstellen, Personaleinsatz optimieren

Eine Dienstplanungssoftware hat genau eine Aufgabe: Schichten planen und verwalten. Workforce Management ist der Oberbegriff und umfasst zusätzlich Bedarfsprognosen, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Compliance, Analysen und die Einbindung der Mitarbeitenden. Die Dienstplanung ist also ein Baustein einer Workforce-Management-Plattform. Wenn Sie den Personaleinsatz über mehrere Standorte hinweg auf Bedarf, Kosten und Compliance abstimmen möchten, brauchen Sie eine Workforce-Management-Software und nicht nur ein Dienstplanungstool.

Sie plant genau so viel Personal ein, wie tatsächlich gebraucht wird. Die KI prognostiziert den Bedarf pro Standort, Rolle und Zeitraum. So sind ruhige Phasen nicht überbesetzt und Stoßzeiten nicht unterbesetzt, und Überstunden fallen gar nicht erst unbemerkt an. Quinyx-Kunden senken ihre Überstunden um bis zu 50 % und brauchen bis zu 92 % weniger Zeit für die Dienstplanung.

Sie prüft die Regeln bereits während der Dienstplanerstellung und nicht erst hinterher. Arbeitszeitgesetze, Ruhezeiten, Tarifverträge und regionale Vorgaben sind im System hinterlegt. Verstößt eine Schicht dagegen, wird sie markiert, bevor der Plan veröffentlicht wird. Bei manueller Planung oder bei einfachen Dienstplantools fallen solche Fehler oft erst auf, wenn es zu spät ist.

Ja. Über Standardschnittstellen, REST-APIs, SFTP und Single Sign-on lässt sie sich an Lohnabrechnung, HR-System, Kassensystem und ERP anbinden. Freigegebene Stunden gehen automatisch in die Abrechnung, Stammdaten bleiben aktuell und Betriebsdaten fließen direkt in die Bedarfsprognose. Doppelte Eingaben entfallen. Wer eigene Integrationen entwickeln möchte, findet bei Quinyx zusätzlich ein Entwicklerportal.

Vor allem Branchen mit vielen operativen Mitarbeitenden, Schichtbetrieb und mehreren Standorten: Handel, Gastronomie und Hotellerie, Logistik, Gesundheitswesen, Facility Management und Produktion. Sie alle kennen dieselben Herausforderungen: hohe Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz, komplexe Vorgaben und einen Personalbedarf, der je nach Standort und Tageszeit stark schwankt.

Die meisten Lösungen, auch Quinyx, sind für den gehobenen Mittelstand und Großunternehmen gemacht, also für Unternehmen mit Schichtbetrieb, mehreren Standorten oder Ländern und einigen Hunderten bis Zehntausenden Mitarbeitenden. Kleinere Teams können sie ebenfalls nutzen, benötigen jedoch oft nicht den vollen Funktionsumfang. Am meisten lohnt sich eine Workforce-Management-Software dort, wo Größe, Vorgaben und Komplexität die manuelle Planung teuer machen.

Für die Personaleinsatzplanung, reicht die Bandbreite von Excel-Vorlagen über einfache Dienstplan-Apps wie „Schichten“ in Microsoft Teams bis zu spezialisierter Dienstplanungssoftware und Workforce-Management-Plattformen wie Quinyx. Excel ist kostenlos und schnell eingerichtet, stößt aber bei Schichttausch, mehreren Standorten oder arbeitsrechtlichen Prüfungen schnell an Grenzen. Workforce-Management-Plattformen verbinden die Dienstplanung zusätzlich mit Bedarfsprognose, Zeiterfassung und Analysen. Welches Tool passt, hängt vor allem von Ihrer Unternehmensgröße und der Komplexität Ihrer Planung ab.

Bewährt hat sich die bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung. Dabei wird zuerst ermittelt, wie viel Personal zu welcher Zeit gebraucht wird, etwa anhand von Umsätzen, Kundenfrequenz oder Auftragsvolumen. Erst danach werden die Schichten besetzt, unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, Qualifikationen und arbeitsrechtlichen Vorgaben. Feste Schichtmodelle sind einfacher, passen aber nur, wenn der Bedarf über Wochen stabil bleibt. In der Praxis kombinieren viele Unternehmen beides: ein festes Grundgerüst für den Basisbedarf und flexible Schichten für Spitzenzeiten.

Excel- oder Google-Sheets-Vorlagen, die Funktion „Schichten“ in Microsoft Teams, die in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten ist, und die Basisversionen einiger Dienstplan-Apps kosten nichts. Für kleine Teams mit einfachen Schichtmodellen reicht das oft aus. Kommen mehrere Standorte, Tarifverträge, Zuschläge oder die Lohnabrechnung dazu, wird es allerdings teuer, nur eben versteckt: durch Planung von Hand, Abrechnungsfehler und Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorgaben. Hinzu kommt: Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen. Mit Excel ist das zwar möglich, aber aufwendig und fehleranfällig.

Das hängt davon ab, wie komplex Ihre Planung ist. Für ein kleines Team an einem Standort reicht oft ein einfaches Dienstplantool. Sobald mehrere Standorte, Tarifverträge, Zuschläge oder schwankender Bedarf dazukommen, zeigen sich die Unterschiede: Eine gute Lösung plant dann nicht nur Schichten, sondern prognostiziert den Bedarf, prüft arbeitsrechtliche Vorgaben automatisch und übergibt die Stunden direkt an die Lohnabrechnung. Unser Tipp: Testen Sie Anbieter mit einem echten Szenario aus Ihrem Betrieb, etwa einer Woche mit Feiertag und kurzfristigen Krankmeldungen.