Partioaitta og Quinyx: Effektivitet og fornøyde ansatte
Partioaitta er en finsk spesialforretningskjede med fokus på frilufts- og turutstyr, som har vært i drift siden 1928. De har en nettbutikk og 22 fysiske butikker over hele Finland. Det høykvalitets produktsortimentet gjenspeiler Partioaitta sitt engasjement for bærekraft og å fremme velvære gjennom friluftsliv.
I tråd med sin bærekraftstrategi ønsker Partioaitta å selge produkter basert på reelle behov, samtidig som de aktivt fremmer sirkulær økonomi. Forbrukerne har gjentatte ganger kåret Partioaitta til Finlands mest respekterte sportsforhandler og den mest ansvarlige i sin bransje – en anerkjennelse som er resultatet av mange års arbeid.
Partioaitta er en del av Fenix Outdoor Group, som også inkluderer Naturkompaniet i Sverige og Norge, Globetrotter i Tyskland, Friluftsland i Danmark og Trekitt i Storbritannia. Naturkompaniet bruker også Quinyx til personaladministrasjon.
Kunde hos Quinyx siden 2018
Partioaitta har brukt Quinyx' personaladministrasjonssystem siden 2018. For tiden bruker 230 ansatte i selskapet Quinyx. Karin Nykter, HR Business Partner, og Harri Valtamo, butikksjef i Turku-området, er begge fornøyde med samarbeidet etter mer enn seks år.
«Vi er veldig fornøyde med Quinyx. Skiftplanleggingen blir stadig enklere og mer effektiv, og vi fortsetter å ta i bruk nye funksjoner etter hvert som de blir tilgjengelige.»
Effektivisering av butikksjefenes daglige arbeid
En av de viktigste fordelene Harri trekker frem med Quinyx, er at det forenkler butikksjefenes daglige arbeid. «Quinyx gjør at butikksjefene kan reagere raskt og håndtere alt direkte fra mobiltelefonen, noe som gjør de daglige oppgavene mye mer effektive. Det frigjør tid for butikksjefene, slik at de kan fokusere på det som virkelig betyr noe – å øke salget», forklarer Harri.
Quinyx har også endret måten skift- og ferieforespørsler håndteres på. Tidligere var fri-forespørsler spredt på forskjellige notatbøker, noe som ofte førte til manglende oppføringer. Nå som all informasjon er samlet på ett sted, er feil og oversikter betydelig redusert.
Økt effektivitet i skiftplanlegging
Ifølge Karin og Harri blir skiftplanleggingen med Quinyx stadig mer effektiv. Siden de fleste Partioaitta-butikkene er relativt små og følger lignende ukentlige rutiner, kan ledere raskt lage timeplaner ved å bruke forhåndsdefinerte basistimeplaner.
Quinyx gjør det også enkelt for Partioaitta å administrere ansatte på flere steder. Med butikker over hele Finland, spesielt mange i Helsingfors-regionen, støtter Quinyx deltids- og kontraktansatte som jobber skift på flere butikker. Quinyx kan også lagre informasjon om ansatte som kommer tilbake, noe som gjør gjenansettelse raskere og reduserer den administrative byrden.
Avlastning for HR: alt på ett sted
Kontorpersonalet hos Partioaitta har også begynt å bruke Quinyx, noe som har forbedret effektiviteten betydelig. Tidligere brukte kontoransatte Excel til å registrere arbeidstimer, noe som gjorde det vanskelig for ledere å overvåke eller finne de riktige dataene. «I begynnelsen var det blandede følelser blant kontorpersonalet da vi gikk over til Quinyx, men da vi forklarte at tidsregistrering gjør det mulig å håndtere overtid og viser omsorg snarere enn kontroll, ble det nye systemet godt mottatt», forklarer Karin.
I dag fungerer Quinyx som et HR-system som inneholder alle personopplysninger, kontrakter og vedlegg. «Før hadde vi ikke et HR-system som gjorde det mulig å legge ved dokumenter. Nå er alt samlet på ett sted», sier Karin.
Quinyx forenkler også mange daglige HR-oppgaver, enten det gjelder å opprette en kontrakt for en tidligere ansatt eller sende ut bursdagskort, er informasjonen nå lett tilgjengelig. Det hjelper også lønnsansvarlige med ferie- og kontraktsdetaljer. «I fjor sommer var for eksempel en butikksjef på ferie, og en vikar tok seg av lønnsutbetalingen, men hadde ikke nøkkel til skapet med alle kontraktene. Erfaringer som dette har lært oss verdien av å ha all informasjon på ett sted», legger Karin til.
God medarbeideropplevelse og Early Access-funksjon
De ansatte er også fornøyde med Quinyx, spesielt mobilappen, som har fått mye ros. Brukergrensesnittet er intuitivt, og med en god opplæring lærer nye ansatte raskt å bruke systemet. I løpet av de siste seks årene har Quinyx vokst mye i Finland, og mange nyansatte har allerede brukt Quinyx i tidligere jobber.
Funksjonen Early Access har også blitt godt mottatt av både ansatte og ledere. Tidligere kunne ansatte bare logge inn når kontrakten og første skift begynte. Med Early Access er kommende skift synlige på forhånd, og det er ikke nødvendig å sende skiftene separat til de nye ansatte via e-post. Dette effektiviserer opplæringen og styrker et positivt image som arbeidsgiver før den første arbeidsdagen.
Sterkt partnerskap og gode fremtidsutsikter
Samarbeidet mellom Partioaitta og Quinyx har vært svært vellykket, med bare få problemer i løpet av de seks årene. «Et system som Quinyx kan ha mange feil og problemer, men det har fungert feilfritt. Alle utfordringer vi har møtt, har alltid blitt løst raskt», sier Karin og Harri.
Fremover ønsker Partioaitta å gjøre skiftplanleggingen enda mer effektiv. Selskapet er spesielt interessert i potensialet som ligger i analyse og AI for å videreutvikle sin personaladministrasjon.