Elgiganten använder AI på optimeringsresan

Elgiganten är Nordens största kedja inom hemelektronik med över 410 butiker i Norden. Sedan Elgiganten implementerade Quinyx för sin bemanningsplanering lägger butikscheferna 11 000 färre timmar på administration – en tidsbesparing motsvarande 50 timmar per butik.

Nu tar Elgiganten nästa steg genom att lyfta effektiviteten i butikerna med hjälp av AI. Tillsammans med oss på Quinyx har de genomfört en lyckad utvärderingsprocess och beslutat att göra ett mer omfattande test.

Morten Kirk Schwartzman, som arbetar som Nordic Productivity Manager på Elgiganten, berättar:

“Införandet av det nya systemet för bemanningsplanering gick smidigt. Målet med verktygen för schemaläggning, närvarohantering och kommunikation med personalen var att vi skulle minska administrationen, och effektiviseringen vi sett hittills ligger helt i linje med våra förväntningar. Som ett nästa steg siktar vi på att optimera bemanningen av våra butiker ytterligare och testar därför AI-teknik som möjliggörare.”

I en global butikskedja är det en komplex uppgift att hantera personal, behovsplanering och att lägga effektiva scheman. För att lyckas är det viktigt att hålla fokus på:

1. Verksamhetens krav - För att skapa bra scheman behöver du ha koll på när kunderna besöker butiken och deras beteenden under besöket. Du behöver också veta hur mycket personal som behövs och vilka kompetenser som behövs inom exempelvis försäljning och support, samt hur lång tid olika uppgifter tar att utföra.
2. Arbetstidsregler -Butiker med verksamhet i olika länder behöver ta hänsyn till lokala lagar och regler för att säkerställa att schemat inte bryter mot några lagar. Det kan exempelvis gälla ledig tid mellan skift och antalet arbetade timmar per vecka. Överträdelser mot dessa lagar kan resultera i dryga böter.
3. Medarbetarnas välmående - Vi behöver också lyssna på personalens behov och önskemål. Någon kanske vill sluta tidigt på torsdagar för att hämta barnen från skolan eller jobba tillsammans med sin favoritkollega på helgen. Listan över tänkbara önskemål är lång och om dessa sedan multipliceras med antalet medarbetare blir det snart ett omöjligt pussel att lägga.

Framtiden med AI-optimerad schemaläggning

Morten fortsätter:

“Vi tittade på data från vår verksamhet tillsammans med Quinyx och såg att det fanns potential att förbättra prognoser och bemanning ännu mer med hjälp av AI”.

“Vi vill varken ha för mycket eller för lite personal på plats i butiken. För många schemalagda medarbetare ger onödigt höga personalkostnader och underbemanning påverkar kundupplevelse och försäljning negativt”.

“Drömläget är en bemanning i perfekt balans vid varje givet tillfälle och det är nästintill omöjligt att uppnå utan bra data. När vi tittade på siffror från vår verksamhet tillsammans med Quinyx identifierade vi både perioder med för mycket och för lite personal. Från 20 procents överbemanning till 30 procents underbemanning. Dessa variationer vill vi minimera”.

Genom att använda AI uppskattar vi att det finns utrymme att lyfta precisionen i våra prognoser med upp till 50 procent. Därför gör vi en pilot tillsammans med Quinyx”.

Om Elgiganten

Elgiganten är Nordens största kedja för hemelektronik. De har cirka 11 000 medarbetare och över 400 varuhus fördelat över Sverige, Norge, Danmark och Finland. Företaget ägs av brittiska Dixons Carphone PLC.