Herlev idrætscenter

Et aktivt liv i Herlev Kommune

Dyrt og tidskrævende

Herlev Idrætscenter står for drift og trivsel af samtlige Herlev Kommunes idrætsanlæg, herunder bl.a. svømmehaller, fodboldbaner, tennishaller, badminton haller, samt nordens største squashanlæg.

Herlev Idrætscenter (HI) er organisationen bag samtlige idrætsanlæg i Herlev kommune. De godt og vel 60 medarbejdere står for den daglige drift og trivsel på en samlet bygningsmasse på over 30.000 m2. HI’s vision er at være den faciliterende organisation og aktør for et aktiv liv i Herlev Kommune, hvilket bl.a. kræver en stadig højere grad af selvledelse hos medarbejderne. Dette stiller stigende krav til de værktøjer, både ledelse og medarbejder råder over.

Herlev Idrætscenter brugte tidligere manuelle planlægningsrutiner baseret på Excel-ark eller fastskrevne planer, som man fotokopierede og rettede fra gang til gang. Hver hal styrede sin egen vagtplan decentralt, hvilket gjorde vagtplanlægningen uoverskuelig og u-dynamisk.

Kontakt til medarbejdere
En af Herlev Idrætscenters udfordringer ved at dække et så stort areal i kommunen er, at kontakten mellem medarbejderne kan være sparsom. Jakob Ludvigsen, fagchef i Herlev Kommune fortæller: ”Der er ofte kun én medarbejder på arbejde ad gangen pr. anlæg fra tidlig morgen til sen aften, så medarbejderne møder ikke særlig tit hinanden; - og de ser i perioder faktisk heller ikke deres daglige driftsleder”.

Disse kommunikationsudfordringer var også en af grundende til at valget faldt på Quinyx.

Hvorfor Quinyx?

HI søgte en fleksibel digitaliseret løsning der var let at gå til, som kunne håndtere de beskrevne kommunikative udfordringer - men som samtidig kunne arbejde med vagtplanlægning indenfor rammerne af de krævende offentlige overenskomster. HI valgte Quinyx, fordi:

  • Quinyx leverer en moderne brugervenlig løsning med en lettilgængelig grafisk brugerflade, som er intuitiv og nem at gå til.
  • Medarbejderne får med Quinyx et løbende overblik over deres vagter og afspadsering, og kan samtidig melde fravær, ferie, bytte vagter, sende interessetilkendegivelser m.m.
  • Quinyx håndterer de varierende krav til opsætning af vagtplaner i de forskellige enheder under overholdelse af de mange overenskomstmæssige krav.

Implementering

HI har kørt med Quinyx som vagtplanlægnings- og kommunikationsplatform siden 2011. Grundet mangel på interne ressourcer har man dog først implementeret den fulde brug af tidsregistreringen og tilhørende overenskomststyring i 2013. Jakob ser tilbage på processen:

”Vi har løbende og efter behov kunnet trække på ressourcer fra Quinyx Danmark og har været glade for den ydede assistance. Efter en indkøringsfase er Quinyx blevet positivt modtaget blandt medarbejderne, som nu har et meget bedre opdateret overblik over egne vagter, afspadsering, ferie etc. Medarbejderne stempler ind og på den facilitet de arbejder på og kan efterfølgende via medarbejderplatformen godkende rigtigheden af disse, inden de går til attestering hos lederen og efterfølgende lønbehandling."

Fordele for driftslederne
Effekten ude i hallerne har også været mærkbar.

“De enkelte driftsledere kan langt lettere overskue bemandingssituation og ressourceforbrug” , fortæller Jakob Ludvigsen.

“Der bliver brugt langt mindre tid på at diskutere vagtplaner og efterfølgende behandling af stemplede timer med bl.a. afspadseringsregnskab. På den måde har vi har kunnet flytte rigtig mange ressourcer til andre mere centrale opgaver dækkende vores rolle som serviceorganisation overfor vores brugere af faciliteterne.” Dette skyldes bl.a.:

Et webbaseret, automatiseret system der er let at bruge
En mere synlig, hurtig og pålidelig tidsregistrering
Systemet følger de relevante regler og overenskomster, og hjælper med at undgå dyre fejltagelser
Mange medarbejdere bruger Quinyx mobile apps, der gør det lettere at tilgå vagtplan, bytte vagter og registrere fravær

Fremtidige planer
På spørgsmål om den videre udvikling af Quinyx og hvad der kunne være relevant for HI, svarer Jakob Ludvigsen: ”Det, at systemet er under kraftig videreudvikling baseret på de mange brugeres daglige input ser vi også som en væsentlig værdi, hvor der løbende tilføres nye spændende faciliteter til Quinyx. Et eksempel kunne være den nye mulighed med tidstempling via ’smarthpones’ med geo-sensing (så man kun kan tidsstemple i nærheden af ’lokationen’ hvor man skal arbejde, red.).” Et andet spændende område er den nye ’opgavestyring’ i Quinyx, der giver HI mulighed for at definere de processer med kontrolpunkter og tilhørende dokumentation, som skal udføres under vagterne til sikring af den ønskede kvalitet.

Vil du anbefale Quinyx?
Da Jakob blev spurgt om han ville anbefale Quinyx, var svaret entydigt:

“Quinyx vil efter vores opfattelse være meget interessant for andre kommunale institutioner. HI er en virksomhed med mange faciliteter fordelt på mange lokationer. Der er en tendens indenfor det kommunale område, hvor man går fra at enkelt-faciliteterne har drevet sig selv, til at man opnår synergieffekter ved at samle administration af planlægningen, tidsregistrering og tilhørende opgaver i større centre, hvilket Herlev Idrætscenter er et godt eksempel på.” “Dette kræver nogle værktøjer, som gør processen gennemskuelig, så medarbejderne altid kan orientere sig i forhold hertil; - og her er Quinyx et godt bud på sådan en løsning.”
Vi ville have en online løsning, hvor alle kunne være helt opdateret på deres vagter, overenskomster m.v., men som samtidig var let at bruge. Der var masser af løsninger der kunne det ene, men ikke det andet. Quinyx havde hele pakken.

Jakob Ludvigsen

Fagchef, Herlev Kommune

default-icon

Oplev Quinyx og start fremtiden i dag

Udfyld oplysningerne nedenfor, så kontakter vi dig for at aftale en gratis, uforpligtende demo med dig.