Herlev idrætscenter

HI har kørt med Quinyx som vagtplanlægnings- og kommunikationsplatform siden 2011. Grundet mangel på interne ressourcer har man dog først implementeret den fulde brug af tidsregistreringen og tilhørende overenskomststyring i 2013. Jakob ser tilbage på processen:

”Vi har løbende og efter behov kunnet trække på ressourcer fra Quinyx Danmark og har været glade for den ydede assistance. Efter en indkøringsfase er Quinyx blevet positivt modtaget blandt medarbejderne, som nu har et meget bedre opdateret overblik over egne vagter, afspadsering, ferie etc. Medarbejderne stempler ind og på den facilitet de arbejder på og kan efterfølgende via medarbejderplatformen godkende rigtigheden af disse, inden de går til attestering hos lederen og efterfølgende lønbehandling."

Fordele for driftslederne
Effekten ude i hallerne har også været mærkbar.

“De enkelte driftsledere kan langt lettere overskue bemandingssituation og ressourceforbrug” , fortæller Jakob Ludvigsen.

“Der bliver brugt langt mindre tid på at diskutere vagtplaner og efterfølgende behandling af stemplede timer med bl.a. afspadseringsregnskab. På den måde har vi har kunnet flytte rigtig mange ressourcer til andre mere centrale opgaver dækkende vores rolle som serviceorganisation overfor vores brugere af faciliteterne.” Dette skyldes bl.a.:

Et webbaseret, automatiseret system der er let at bruge
En mere synlig, hurtig og pålidelig tidsregistrering
Systemet følger de relevante regler og overenskomster, og hjælper med at undgå dyre fejltagelser
Mange medarbejdere bruger Quinyx mobile apps, der gør det lettere at tilgå vagtplan, bytte vagter og registrere fravær

Fremtidige planer
På spørgsmål om den videre udvikling af Quinyx og hvad der kunne være relevant for HI, svarer Jakob Ludvigsen: ”Det, at systemet er under kraftig videreudvikling baseret på de mange brugeres daglige input ser vi også som en væsentlig værdi, hvor der løbende tilføres nye spændende faciliteter til Quinyx. Et eksempel kunne være den nye mulighed med tidstempling via ’smarthpones’ med geo-sensing (så man kun kan tidsstemple i nærheden af ’lokationen’ hvor man skal arbejde, red.).” Et andet spændende område er den nye ’opgavestyring’ i Quinyx, der giver HI mulighed for at definere de processer med kontrolpunkter og tilhørende dokumentation, som skal udføres under vagterne til sikring af den ønskede kvalitet.

Vil du anbefale Quinyx?
Da Jakob blev spurgt om han ville anbefale Quinyx, var svaret entydigt:

“Quinyx vil efter vores opfattelse være meget interessant for andre kommunale institutioner. HI er en virksomhed med mange faciliteter fordelt på mange lokationer. Der er en tendens indenfor det kommunale område, hvor man går fra at enkelt-faciliteterne har drevet sig selv, til at man opnår synergieffekter ved at samle administration af planlægningen, tidsregistrering og tilhørende opgaver i større centre, hvilket Herlev Idrætscenter er et godt eksempel på.” “Dette kræver nogle værktøjer, som gør processen gennemskuelig, så medarbejderne altid kan orientere sig i forhold hertil; - og her er Quinyx et godt bud på sådan en løsning.”