Det är inte alltid lätt att veta var man ska börja när man letar efter en app som hjälper till att styra scheman, skift och bemanning.
För bara några år sedan fanns det endast några få alternativ ute på marknaden, men nu när branschen växer och allt fler inser hur viktig bra personalplanering är för att skapa en framgångsrik verksamhet, har det resulterat i otaliga olika appar och leverantörer att välja mellan. Det är inte längre lätt att hitta den lösning som verkligen passar för ert företag och era anställda.
Du kanske till och med undrar varför du behöver en app för det här när du har överlevt så pass länge utan? Då bör du tänka på att nästan en fjärdedel av 18-24-åringar idag tillbringar mer än sju timmar om dagen på sina telefoner, och genomsnittet kollar sin telefon 280 gånger om dagen. För de nya generationerna Millennials (som kommer att utgöra 75 % av arbetskraften år 2025) och Gen Z är mobiltelefonen en integrerad och väsentlig del av deras liv. Därför bör den även bli en del av deras arbetsliv.
Med detta i åtanke är det lätt att se att ett av de bästa besluten du kan fatta för ditt företag är att ge personalen tillgång till scheman via en app.
Oavsett om det handlar om funktioner som att spela upp musik eller videoklipp, kommunicera med vänner eller i fallet med schemaläggningsappar – att skiftarbetare enkelt kan kontrollera när de ska jobba, är de bästa apparna de som man använder utan att behöva tänka. De fungerar på ett naturligt och intuitivt sätt, och besparar oss massor med tid när vi använder dem.
Som Johannes Nordman, produktägare på Quinyx, förklarar: ”Du behöver aldrig läsa en bruksanvisning för en app. De bästa apparna är de som underlättar våra liv, är enkla att använda och som ser bra ut. De bästa är superenkla och det är den här tydligheten från första användningen som gör att vi tycker om att använda dem. ”
Vad tycks om designen på Quinyx app?
Här är de viktigaste frågorna du bör ställa när du letar efter en ny app för schema och tid:
1. Är den lättanvänd?
Om vi utgår från det som vi precis konstaterade ovan måste appen du väljer vara lätt att använda. Hur framgångsrik implementeringen av en ny schemaläggningsapp eller ett nytt system för personalplanering blir beror till stor del på hur många av dina anställda som faktiskt använder den. Det är därför de bästa apparna främst är byggda för slutanvändaren.
Som Johannes säger: ”För att en app ska bli framgångsrik måste den vara lika lätt att använda som de andra populära apparna är för slutanvändaren. Det innebär att appen på enklast möjliga sätt gör det möjligt för dem att se när de arbetar härnäst, att stämpla in och att attestera sina timmar.
”Om vi tittar på hur våra användare arbetar i våra appar och lär oss av deras beteende i vår framtida utveckling, så ger appen dem en smidigare och enklare upplevelse eftersom vyn i mobilen är enkel, direkt och framför allt skräddarsydd efter deras behov. De kan börja använda appen så fort den är installerad.
”Det betyder att det är möjligt för den högsta ledningen att hålla alla sina anställda uppdaterade eftersom de inte behöver förklara hur systemet fungerar. Det gör också de anställda glada. Som vi ser i våra recensioner i appbutikerna för både IOS och Android, så har vi mycket höga betyg. Något som är sällsynt för den här typen av app.”
2. Är den mobilanpassad?
Du behöver snabbt kunna upptäcka om appen verkligen är en riktig mobilapp eller om den helt enkelt bara är en förlängning av desktopversionen. Ett "mobile first"-tankesätt innebär att utvecklaren tänker på hur något kommer att se ut i mobilen och frågar sig om det är en funktion som går att tillämpa på en mobiltelefon. Det är utifrån det som man bygger de bästa apparna.
3. Har den många funktioner?
Till att börja med kanske du bara vill ha en lösning som gör din schemaläggning snabbare och enklare, men vilka andra funktioner finns det? Kan dina anställda byta skift? Kan de stämpla in och ut? Kan dina chefer godkänna ledighetsansökningar eller enkelt täcka upp de olika skiften? Att ha funktioner bara för sakens skull är aldrig bra, men däremot att ha en hög och kvalitativ funktionalitet kan hjälpa dig att ta din personalstyrning till nya höjder.
4. Är den skalbar?
Om du driver en ambitiös verksamhet som vill växa behöver du hitta en lösning som är kostnadseffektiv och skalbar. Det här gäller speciellt om du vill expandera internationellt eller till nya geografiska platser. Leta efter en leverantör med djupa kunskaper och som kan ge en funktionalitet för att hantera komplexa lokala avtal och arbetstidsdirektiv i många olika länder.
5. Är den enkel att integrera med lönesystem?
Om dina anställda stämplar ut och in via appen behöver systemet kunna kommunicera med den som sköter dina löner och enkelt kunna exportera ut dina lönefiler till ert lönesystem. Att ha det här som rutin kan bespara dig massor med tid.
6. Hur bra är supporten?
Medan de bästa apparna överlag är intuitiva och enkla att använda kommer det ändå att dyka upp tillfällen då du kan behöva ytterligare support. Oavsett om det rör sig om återkommande utbildningar om de senaste funktionerna eller att helt enkelt ha ett supportteam redo att hjälpa dig, leta efter en leverantör som kan ge dig det stöd som du behöver.
Varje månad har vi mer än sju miljoner inloggningar till vår app och nästan tre miljoner planerade skift. Det gör att vi kan lära oss och hela tiden utveckla vårt erbjudande för att bli det bästa av alla. Om du vill veta mer, får du gärna boka en demo här.
Vill du bli en mästare på Workforce Management (det engelska begreppet för Schemaläggningssystem)? Ladda ner vår kompletta och kostnadsfria guide till Strategic Workforce Management här: