4 tips för att skapa ett bättre schema

Bra scheman skapar nöjd personal, glada kunder och en framgångsrik verksamhet, men hur skapar man egentligen riktigt bra scheman? Det är ju så mycket ..

Bra scheman skapar nöjd personal, glada kunder och en framgångsrik verksamhet, men hur skapar man egentligen riktigt bra scheman? Det är ju så mycket att hålla reda på. Här får du våra bästa tips som låter dig skapa scheman som verkligen lyfter hela verksamheten.

Att skapa bästa möjliga scheman åt sina anställda är alltid en balansgång. Å ena sidan måste man tänka på verksamhetens behov - att ha rätt personer på rätt plats vid rätt tidpunkt - och å andra sidan måste man även ta hänsyn till personalens behov för att de ska kunna känna sig nöjda, glada och engagerade.

Dessutom finns det så många olika faktorer som du måste tänka på: de anställdas egna önskemål, när de kan vara tillgängliga, budgeterade timmar, vilka tider personalbehoven är som störst, hur skiften ser ut, anställningsregler m.m. Det är inte så konstigt att större organisationer behöver dagar om inte veckor på sig för att kunna skapa ett schema som fungerar. Sedan händer det ändå alltid att det måste ändras i efterhand. Varje dag förlorar företag världen över massor med värdefull tid på att skapa scheman när de egentligen borde ägna sig åt sina medarbetare och åt företaget.

Vidare är varje verksamhet unik på sitt sätt. Vissa prioriterar att optimera sina affärer, andra fokuserar på att personalen ska känna sig rättvist behandlad. Oavsett vad som är drivkraften bakom behovet att skapa bättre scheman har alla lyckade scheman vissa gemensamma viktiga faktorer. Inte minst ser de till att både din personal och din verksamhet mår så bra som möjligt.

Här är våra allra bästa tips för hur du skapar bästa möjliga scheman åt din personal:

1. Var flexibel och ge dina anställda valmöjlighet

Anställda vill ha kontroll och flexibilitet. De vill kunna välja vilka skift de ska arbeta, att enkelt kunna byta sina skift och ha möjlighet att kunna ta på sig extra skift om de behöver.

När du har möjlighet, ge dina anställda valfriheten att kunna välja när de ska jobba. Du kanske inte kan göra det hela tiden men anställda som känner att de har kontroll över sina scheman presterar bättre och är mer engagerade.

Att de anställda har flexibilitet och valfrihet är viktigt. Inte bara för att de ska känna sig nöjda och engagerade, utan även för att verksamheten ska bli framgångsrik. Med rätt teknik och rätt verktyg kan den här flexibiliteten förbättra produktiviteten, minska kostnaderna, spara tid, minska personalomsättningen och göra medarbetarna gladare. Det kan verka som att det är ett fast schema leder till produktivitet men data visar att sanningen är den motsatta.

85 % av arbetarna säger att de blir mer produktiva av flexibilitet, dessutom säger 60 % av dem att de ser det som en rättighet. Att ge personalen inflytande genom att erbjuda dem flexibilitet leder till en gladare och mer produktiv arbetsstyrka som jobbar hårdare, är mer lojala och ger kunderna en bättre service.

Gör vårt test och få reda på hur engagerade dina anställda är på jobbet.


2. Prioritera användarvänlighet och enkelhet

Om den här flexibiliteten ska kunna fungera i praktiken behöver personalen  lättanvända verktyg för att pussla ihop sitt schema. Schemaläggningssystem med komplexa och avancerade funktioner är ju bra i teorin, men de är mer eller mindre värdelösa i verkligheten om man måste vara raketforskare för att kunna använda dem. Mobilanpassade lösningar för personalplanering har oftast en dedikerad app (för IOS eller Android) och den måste vara lika lättanvänd som de vanliga favoritapparna. Appen bör kunna användas utan några instruktioner och med så få klick som möjligt. Dina chefer ska dessutom kunna optimera scheman och fylla upp tomma skift med bara en knapptryckning.

Genom att automatisera den process som skapar och hanterar dina scheman kan du kontrollera kostnaderna mer effektivt, göra dina anställda mer nöjda, ge dina kunder en bättre service och frigöra tid för dina chefer så att de kan fokusera på att skapa framgång istället för scheman.

Oavsett om du sitter på huvudkontoret och skapar ett schema för din verksamhet eller om du är en anställd som stämplar in via en app, vill du ha en lösning för din schemaläggning som ger en enhetlig användarupplevelse på både dator, mobil och surfplatta. Det ideala är att hitta en heltäckande lösning som kan användas för inte bara din schemaläggning utan även för tidsrapportering och integrering av lönelistorna, prognoser, de anställdas engagemang och kommunikation, uppgiftshantering och rapportering.

3. Förstå din verksamhet och planera i förväg

Att förstå hur ditt företag fungerar hjälper dig att skapa bättre scheman. Du bör känna till när dina mest hektiska perioder inträffar, när dina kunder/patienter/skift behöver mest personal och vilka bemanningsnivåer du behöver för att alla ska bli nöjda.

En effektiv fördelning av dina resurser är ett absolut måste. Många företag har döda timmar och personal som går sysslolös. Genom att identifiera när det här inträffar kan du se till att du har rätt personer på rätt plats vid rätt tidpunkt. Ibland blir det möjligt att sänka dina personalkostnader medan du samtidigt ökar produktivitet/försäljning/service, och det enbart genom att styra om dina resurser.

Vår forskning visar att anställda vill få veta i förväg när de ska arbeta. Om du sätter dig in i ditt företag och vet när du har dina toppar kan du enkelt skapa scheman redan veckor i förväg. Något som gör livet mycket lättare för dina anställda.

Smartare schemaläggning är enkelt, och du kan spara tid genom att optimera och automatisera din schemaläggning. Något som leder till att kan du spara pengar, öka produktiviteten och förbättra effektiviteten.

Ladda ned vår guide till strategic workforce management så får du fler tips som hjälper dig att planera i förväg.

4. Skapa dina scheman utifrån prognoser

Du kan inte skapa smarta scheman utan exakta prognoser. Träffsäkra och effektiva prognoser kan utgöra skillnaden mellan vinst och förlust. Med avancerade prognoser kan du skapa optimala scheman utifrån dina prognoser och historiska data. Du får den mest lönsamma resursplanen när du balanserar dina planerade kostnader mot vad dina resultat skapar. Bättre prognoser går hand i hand med en smartare schemaläggning, och de ger dig den data som du behöver för att kunna se till att du alltid har rätt personer på rätt plats vid rätt tillfälle.

Slutligen, när du sätter ihop ett skift behöver du tänka på följande:

  • Har vi rätt mängd personal, handledare och chefer?
  • Är alla våra pass och skift täckta?
  • Har vi en lämplig planering för våra stressigaste perioder?
  • Följer vi lagar och regler?
  • Vad händer om någon blir sjuk?
  • Håller vi budgeten för personalkostnader?

 

Det blir mycket att tänka på, och scheman behöver skapas regelbundet. Det är därför fler och fler företag investerar i avancerade och lättanvända schemaläggningssystem för att behålla sin konkurrenskraft.

Du kan ladda ner vår kostnadsfria guide för att sänka kostnaderna utan att minska på personalen om du vill se hur bättre schemaläggning och prognoser kan gynna ditt företag.

 

Ladda ned din guide här

Upptäck Quinyx redan idag

Lämna dina kontaktuppgifter nedan så hör vi av oss och bokar in en kostnadsfri demo, helt utan förpliktelser.