I USA har næsten 60% af de 18-30 årige mere end fem sygedage om året, og det estimerede direkte tab på grund af fravær er mere end 40 milliarder dollars om året. Derfor er det ikke overraskende, at fraværshåndtering er højt prioriteret i mange virksomheder.
Hvordan kan du forbedre fraværshåndteringen?
Selvom vi synes, at vores medarbejdere er superhelte (det er de virkelig også nogle gange), så er de også helt almindelige mennesker. Og indtil vi udvikler Wolverine-lignende selvhelbredelseskræfter, vil medarbejderne ind imellem have sygedage.
Hvis virksomhederne ikke formår at administrere fraværshåndteringen på en god made, giver det to problemer:
- Virksomhederne formår ikke at tage hånd om fraværsrisikoen
- Virksomhederne ignorerer medarbejdernes helbred
Her er fem gode råd til at undgå de to problemer og forbedre din fraværshåndtering.
1. Software er afgørende
Du skal lære at elske software. Det vil gøre dit liv så meget nemmere. Software til at håndtere fravær er typisk bedst, hvis den er integreret med andre systemer – fx dit workforce management system.
Løsninger til at håndtere fravær hjælper med at holde medarbejdernes omkostninger ved fravær nede og produktiviteten høj. Uden en løsning kan du risikere et yderligere fald i medarbejderfravær, som kan påvirke din bundlinje negativt og betyde, at din virksomhed ikke overholder regler og overenskomster som følge af fravær.
Software kan måle, følge og endda forudsige fravær. Ved at bruge en løsning, der er integreret med vagtplanlægning, tidsregistrering og lønningslister, kan du signifikant reducere fejlmargen til næsten ingenting. Det gør det også muligt for dig hurtigt at finde erstatninger ved fravær og håndtere fraværsansøgninger med et enkelt klik.
Sig farvel til fejl
En af de største fordele ved den rette software er muligheden for at udrydde fejl. Når fraværshåndtering styres gennem din workforce management software, kan du fx:
- Lade dine ledere og medarbejdere kommunikere i realtid på anmodninger om fravær.
- Automatisk (og manuelt) kontrollere fraværsbalancer for at sikre, at medarbejderen ikke bruger overskydende tid. Fraværsbalancer er gennemsigtige på alle tidspunkter for alle typer af fravær.
- Præcist forudsige fremtidige saldi for alle overenskomster og planlagt fravær og beregne periodisering af optjent ferie.
- Reducere risikoen for manglende overholdelse af regler og overenskomster med automatisk kontrol af overenskomster og medarbejderkontrakter.
- Automatisere reglerne for fravær og omfordele og overføre vagter til andre medarbejdere.
- Sørge for, at der udbetales fravær til de rigtige satser.
2. Dyk ned i data
Ved at bruge software til at administrere fravær mere effektivt får du en hidtil uset indsigt i dine medarbejderes arbejdsmønstre. Takket være mængden af data får du mulighed for at tage bedre beslutninger, når det gælder fraværshåndtering. Gennem mønstre og tendenser kan du ligefrem forberede dig på fravær. Dine ledere får – vha. kunstig intelligens og machine learning - besked om, hvor sandsynligt det er, at nogen vil være fraværende på en given dag. Systemet giver også intelligente forslag til, hvem der er den bedste kandidat til at erstatte de fraværende medarbejdere både før og efter, at anmodningerne er godkendt.
3. Større fremmøde
I den seneste fraværshåndteringsrapport fra CPID (Chartered Institute of Personnel and Development) i Storbritannien lyder det:
'De mest gængse metoder til at fremme arbejdsglæden i private virksomheder er at udvikle ledernes lederevner, fremme en åben kultur, hvor folk kan stille spørgsmål og fortælle de ansatte, hvordan de bidrager til organisationens produktivitet.'
Medarbejdernes fremmøde forbedres, når organisationen fokuserer på medarbejderengagement og på at skabe tilfredse medarbejdere.
4. Vær fleksibel
Hvis du tilbyder medarbejderne fleksible arbejdstider, som matcher såvel deres som virksomhedens behov, får de en følelse af ejerskab og kontrol.
Det er også vigtigt at opmuntre medarbejderne til et liv uden for virksomheden. Det kommer godt igen og giver sundere og gladere medarbejdere. Med få ændringer, som at give medarbejderne muligheden for at vælge, hvilke vagter de ønsker, kan du gøre en stor forskel.
85% af medarbejderne mener, at fleksibilitet gør dem mere produktive. Med de rette værktøjer og teknologier, kan fleksibelt arbejde ikke bare forbedre virksomhedens produktivitet, men også spare tid, reducere omkostninger, fastholde medarbejderne og øge arbejdsglæden.
5. Et stærkt formål
For dine medarbejdere, begynder meningen med arbejdet, at betyde mere end penge. Medarbejdere, som føler, at der er et større formål med deres arbejde, og som har indflydelse på deres arbejdsplads og kan se, hvordan deres indsats gør en forskel, sætter ofte formål over løn og er nemmere at fastholde og har færre sygedage.
Fremover vil der være mindre fokus på materialisme, og dine medarbejdere vil:
- Være mindre optaget af, hvad de tjener
- Være mindre tilbøjelige til at arbejde mange timer for at tjene flere penge til at købe varer
- Være mere interesseret i kvaliteten af deres arbejde
- Ønske at arbejde for en virksomhed, som har værdier, der stemmer overens med deres egne
- Ønske et større formål med deres arbejde
Fraværshåndtering er et af nøgleområderne, hvor et mobile-first, cloud-baseret, intuitivt workforce management system kan levere et øjeblikkeligt afkast af investeringen. Hvorfor ikke booke en demo?