5 tips för lyckad personalplanering under semestertider

För en del verksamheter betyder semestertider att man får fler kunder samtidigt som mycket personal går på ledighet. Det går dock att lösa det här ..

För en del verksamheter betyder semestertider att man får fler kunder samtidigt som mycket personal går på ledighet. Det går dock att lösa det här dilemmat på ett lyckat sätt. Här är de bästa tipsen för en smart personalplanering som lyfter verksamheten när det är som mest hektiskt.

Då var det den tiden på året igen när tankarna går till sköna, lata, sorglösa sommardagar. Semestertiderna är nästan här och över hela Europa så förbereder sig företag för en tillströmning av semesterbesökare, men också för hur de ska hantera all den personal som går på semester.

Semester är underbart och även om vi brinner för vårt jobb inser vi alla de viktiga fördelarna med en fantastisk semester. Som att dina anställda får tid att ladda batterierna och kan komma tillbaka till jobbet utvilade, pigga och med nytt starkt engagemang. 

Samtidigt måste man tänka på verksamhetens behov. För många av er är sommarmånaderna årets mest hektiska. Det innebär att det är väldigt viktigt att ha rätt människor på rätt plats vid rätt tillfälle. Dessutom måste du se till att du har medarbetare med rätt kompetens på plats.

Om ditt företag tillhör den här kategorin måste du definitivt vara förberedd för en hektisk sommar. Är du väl förberedd har du en lysande möjlighet att leverera både en fantastisk produkt och en värdefull kundupplevelse samtidigt som ditt resultat får sig ett lyft.

De vanligaste branscherna som har sina toppar under sommaren är hotell, restauranger, krogar och flygplatser. För de här företagen kan en bra sommar vara skillnaden mellan ett framgångsrikt eller ett dåligt år. Genom att vara väl förberedd kan du säkerställa att du är i bästa möjliga position för en framgångsrik sommar, oavsett vilka utmaningar som väntar. 

Här är lite vägledning om var du ska börja: 

1. Var flexibel. 

Flexibilitet är kanske inte det första du tänker på när du står inför personalbrist men att ge de anställda lite valfrihet kommer vara gynnsamt på lång sikt. Anställda som får flexibiliteten att själva välja sitt schema kommer att bli mer nöjda, gladare, och vilja stanna kvar på sin arbetsplats, även under de perioder som är mer hektiska och tuffa. 

Med rätt verktyg och teknik på plats kan flexibelt arbete göra det möjligt för företag att förbättra produktiviteten, spara tid, dra ner på kostnaderna, minska personalomsättningen och göra medarbetarna gladare. Ladda ner vår kostnadsfria rapport för att se vilka effekter förbättrat flexibelt arbete kan ge 

2. Använd säsongsarbetare

Den goda nyheten är att en annan säsong även för med sig en annan arbetskraft. Varje sommar kommer tusentals med universitetsstudenter att åka hem och de kommer att leta efter sätt att tjäna pengar. Studenter kanske inte har så mycket erfarenhet eller färdigheter på pappret men många är villiga att lära sig. Att ge dem ett jobb under sommarmånaderna gör det dessutom möjligt för arbetsgivarna att pröva dem inför en annan hektisk period - julen.

3. Var redo för det oväntade

Hur snabbt kan ditt företag reagera på det som händer runt dig? Är du till exempel redo att klara av om det kommer en värmebölja och det blir ett stort inflöde av besökare? Och om det motsatta händer, om ditt företag förlitar sig på bra väder och det blir vecka efter vecka med regn, kan du då hantera dina omkostnader effektivt och att se till att du inte spräcker lönebudgeten? 

Att ha rätt verktyg och rutiner på plats för att hjälpa dig att tackla det oväntade kan ha en betydande inverkan på ditt resultat. Med moderna personalplaneringssystem går det mer eller mindre att skapa nya skift och att hantera dina personalkostnader med bara en knapptryckning. 

4. Förstå din verksamhet

Bra prognoser är en mycket viktigt komponent när det kommer till att förstå ditt företag. Du måste känna till när du kommer att vara upptagen, när dina mest hektiska perioder inträffar och hur mycket personal du behöver ha inplanerad vid varje tillfälle för att göra kunderna nöjda. Historiska data är nyckeln till de här insikterna, men även andra faktorer som allt från vädret till stora sportevenemang spelar in. Ju mer data du kan samla in om ditt företag desto bättre blir dina prognoser. Med bättre prognoser får du effektivare schemaläggning som gör det lättare för dig att bevilja ledighetsansökningar och att hantera när någon tar ledigt.


5. Planera och kommunicera

Bara att enkelt kunna veta när dina anställda ska vara lediga, och att ha ett tydligt och stabilt system för hur ledighetsansökningar hanteras, kan utgöra stor skillnad. Att kommunicera den här processen till din personal är också avgörande. Se till att de förstår hur processen med ledighetsansökningar fungerar, hur allting går till och annat som de behöver tänka på.

Om du hanterar det här i ett personalplaneringssystem kan du spara massor med tid. Moderna lösningar kan ställas in så att den här processen automatiseras om så behövs. Du kan också använda samma lösningar för att schemalägga i förväg. Genom att publicera scheman upp till sex månader i förväg ger du dina anställda gott om tid att planera sina semestrar utifrån sina skift.

Ladda ner vår kostnadsfria guide för strategiskt workforce management för att ta reda på mer om alla de sätt som du kan förbereda din verksamhet inför sommaren och framöver.



Ladda ned din guide här

Upptäck Quinyx redan idag

Lämna dina kontaktuppgifter nedan så hör vi av oss och bokar in en kostnadsfri demo, helt utan förpliktelser.