JOSEPH är ett brittisk modemärke som säljer sina produkter på över 400 platser över hela världen. Hannah Creighton, Head of Retail Operations på JOSEPH, berättar hur Quinyx har hjälp dem att effektivisera sin uppgiftshantering och kommunikation.
Vi började arbeta med Quinyx 2019. Då hanterade vi mycket av vår butikskommunikation genom att skriva ut papperskopior med information. Efter det började vi gå över till mail, men trots det skrev vi fortfarande ut mycket dokument. Generellt sätt hade vi mycket dokumentation som flög omkring, vilket förvirrade butikspersonalen eftersom det var svårt att förstå vad som faktiskt var uppdaterat och vad det var som gällde.
Det vi behövde var en plats där alla i vårt team enkelt kunde komma åt rätt information.
Vi började använda Quinyx och sen dess har vi har inte tittat tillbaka. Inledningsvis höll Simon, en av våra Quinyx Account Managers, en utbildning för alla och sen började vi jobba väldigt nära Simon och hans kollega Tom. De har gett oss fantastiska insikter i vad som har funkat för andra och hur vi kan göra förbättringar.
"Bryggan"
Internt kallar vi Quinyx för "bryggan" – bryggan mellan huvudkontoret och butikerna. Det har blivit stället där alla i vårt team enkelt kan hitta information och se vad som gäller. Quinyx används nu av 120 anställda i 19 butiker och konsessioner.
Mailen mellan huvudkontoret och butikerna har minskat med cirka 50 %, vilket ger våra medarbetare ett par extra timmar om dagen som de kan ägna åt annat. Det innebär även att information kommer till rätt person. Tidigare kunde ett mail skickas till en butik och om butikschefen var ledig och mailet lästes av någon annan, fanns det en risk att informationen inte kom fram till chefen. Det problemet har vi inte längre.
Vår butikspersonal i Storbritannien har individuella användar-IDn, så att de enkelt kan använda Quinyx på sina mobiltelefoner. Dessutom kan de använda Quinyx direkt i butiken på antingen iPads eller butiksdatorn.
Quinyx underlättar jobbet för alla. Nu kan vi enklare planera våra dagar och uppgifter. Ingen behöver springa runt och leta efter information. Butikspersonalen kan ge kunderna bättre service, eftersom de inte behöver stå och söka runt i mailen i butiken. Nu kan de istället bara öppna Quinyx för att hitta informationen de söker. Det underlättar även för teamen på huvudkontoret, eftersom de inte behöver svara på samma frågor om och om igen.
Ständiga förbättringar
En annan sak vi på Joseph har uppskattat med Quinyx är den ständiga förbättringen av plattformen. Nyligen märkte jag till exempel att sökfunktionerna blivit bättre och att det har blivit mycket smidigare att skapa filer. Det är väldigt enkelt att använda Quinyx.
Systemet stärker cheferna och butiksteamen – de kan engagera sig i Quinyx hur de vill, informationen finns där, det är upp till dem hur de använder den.
Quinyx har även förbättrat kommunikationen mellan butikerna. Till jul håller vi en tävling med temat "12 dagar av jul" där alla butiker laddar upp foton och videor för att visa vad de gör. Community-chatten på Quinyx-appen får folk att börja prata med varandra. Året runt, oavsett om det är personal som är baserade i London, Birmingham eller Lille, kan de diskutera uppgifter och chatta med varandra och på sätt helt enkelt komma närmre varandra.
Vi använder "stories" på plattformen för att kommunicera tacksamhetsutmärkelser, annonsera lediga jobb och dela bra nyheter. Eftersom det är ett internt verktyg kan vi dessutom dela information som KPI:er och företagspresentationer. Vårt ledningsteam har dessutom börjat dela filmer som ger en inblick i deras roller.
Vi har nyligen börjat tittat på våra hållbarhetspolicyer och använt Quinyx undersökningar för att fråga våra medarbetare hur vi kan återvinna mer av våra förpackningar, vilka möjligheter de har till återvinning i sina butiker och så vidare. Det är bra på många sätt för att skapa en öppen tvåvägskommunikation.
Nästa steg för JOSEPH och Quinyx
Just nu undersöker vi en lansering av en individuell användning för våra franska team och att bygga en fransk sida av plattformen som automatiskt översätter information från engelska och hjälper till att öka engagemanget.
I slutändan vill våra butiksteam få de bästa förutsättningarna för att kunna leverera en så bra service som möjligt. Alla nya system som vi introducerar måste ta bort friktion och underlätta för dem. Quinyx har verkligen hjälpt på många olika sätt och vi ser fram emot att fortsätta vårt partnerskap i framtiden.
Vi har bara positiva saker att säga om Quinyx och teamet. Det har varit revolutionerande för att få fart på vår verksamhet.
Läs mer om hur Quinyx kan hjälpa er att förbättra er uppgiftshantering och kommunikation.