At lægge en vagtplan kan sammenlignes med at løse en professorterning med bind for øjnene, og hænderne bundet på ryggen.
Workforce Management er besværlig. Der er mange ting at tage hensyn til. Medarbejderønsker og -tilgængelighed, budgetterede timer, spidsbelastninger, skæve arbejdstider, overenskomster og arbejdsregler. Det er let at forstå, hvorfor det tager flere dage eller uger at få kabalen med vagtplanen til at gå op i store organisationer. Og lige lidt hjælper det, for der vil altid komme ændringer.
Ligegyldigt om det er en vagtplan til 6 eller 600 personer, skal man håndtere ønsker til ændringer, fravær og skiftende arbejdstider. Vi ved, hvor frustrerende det kan være. Når vi møder vores kunder første gang, er det tydeligt, at vagtplanlægning hænger dem langt ud af halsen. De er frustrerede, fordi værdifuld tid går tabt, når de bruger mere tid på vagtplaner end på at lede deres medarbejdere og virksomheden.
Den gode nyhed er, at det ikke behøver at være sådan! Frustrationen kan fjernes, og vi kan hjælpe dig med professorterningen gennem en bedre styring af vagtplanen.
Her er tre elementer, som skal med i vagtplanlægningen:
Medarbejdere
Lad os starte med det mest indlysende. Vagtplanen skal fungere for medarbejderne. Uanset om du driver et hotel, en butik eller et fitnesscenter eller noget helt fjerde. Hvis medarbejderne skal arbejde på forskellige tidspunkter, har du brug for en vagtplan, der virker for medarbejderne. Medarbejdere er krævende. De vil have faste arbejdstider og kende dem på forhånd. Og de vil kunne ændre vagterne, hvis vagterne ikke passer dem. For at undgå at bruge tid på at ændre vagtplanen skal du tale med dine medarbejdere og høre, hvilke tidspunkter de vil arbejde på. Vær imødekommende, så du kan finde en løsning, der passer dem og forretningen. På den måde får du gladere medarbejdere, som kan levere mere, fordi de nyder at gå på arbejde. Hvis arbejdspladsen ikke imødekommer medarbejdernes ønske om stabile, rimelige og samtidige fleksible vagtplaner, som de får på forhånd, kan arbejdspladsen blive straffet hårdt. Det måtte Starbucks sande.
Tid
Tid er penge, som man siger, og intet kunne være mere sandt, når det gælder vagtplanlægning. Størstedelen af omkostningerne relateret til medarbejdere kontrolleres via vagtplanlægningen. Hvis du rammer plet, kan du maksimere indtægterne og holde omkostningerne inden for budgettet. Omvendt kan overbemanding eller unødvendigt overarbejde få udgifterne til at løbe løbsk. Når det drejer sig om timer, går en effektiv vagtplanlægning ud på at tildele timer til hver medarbejder for hver vagt for hver uge (eller flere, hvis du booker dine medarbejdere længere ud i fremtiden.) Det er et must, at du ved, hvor mange timer du bruger, og hvor meget det koster virksomheden.
Kunder
Det kan måske lyde underligt, men kunderne er omdrejningspunktet for en effektiv vagtplan. Det er en bar et godt eksempel på. Ingen synes, det er fedt at være i en bar med flere medarbejdere end gæster. Der er heller ingen, som gider vente i evigheder på at få noget at drikke, hvis der ikke er nok til at betjene gæsterne. Du skal bruge data for at forstå de små detaljer om din virksomhed og kunderne. Med denne viden kan du optimere vagtplanerne, så alle er glade, og sikre, at de rette medarbejdere er på det rette sted, på det rette tidspunkt.
Når den faktiske vagtplan skal lægges, skal der være fokus på kommunikation, synlighed og brugervenlighed. I takt med at Quinyx er blevet udviklet, har vi lært, hvor vigtige disse aspekter er. Derfor kan medarbejdere nu bytte vagter, bede om fri og se, hvornår de skal på arbejde med Quinyx-appen.
Jonatan Moreno, medarbejder hos GANT og bruger af Quinyx, siger: ”Som medarbejder er appen fantastisk, fordi den er i realtid, og vi kan se opdateringer med det samme. Vi kan gå ind og kigge på vores vagtplan op til 6 uger frem. Det gør det meget nemmere at planlægge vores fritid.”
Ved at automatisere processen med at lægge og styre en vagtplan kan vores kunder se en tydelig forskel på den måde, de driver virksomhed. Nu kan de styre omkostningerne mere effektivt og sikre at medarbejderne er glade og giver kunderne en bedre service. Samtidig kan deres ledere igen fokusere på det, de er bedst til.
Gudrun Sjödén butikschef hos Aino Sackemark forklarer det sådan: ”Quinyx har gjort en stor forskel. I stedet for at sidde på mit kontor er jeg nu ude i butikken. Med Quinyx har jeg fået min tid tilbage. Jeg sidder ikke længere foran skærmen og bliver irriteret, men gør det jeg elsker og er allerbedst til.” 