Vagtplanlægning – de typiske udfordringer og løsningen!

af | 07.11.2019
Gå tilbage til listen

Som leder kender du sikkert til planlægningen af uge-, 14-dages- og månedsvagter.

Forestil dig, at du har brugt timer, ja måske endda dage, på at lægge en vagtplan. Du har lyttet til dine medarbejdere og har taget højde for, hvornår de ønsker at arbejde, og hvornår de ikke kan arbejde. Du er nået frem til den perfekte sammensætning af medarbejdere og har sat dit ’dream team’ til hver enkelt vagt.

Du bruger sikkert et simpelt regneark til selve vagtplanen, og når du har justeret det sidste, betragter du dit værk i al dets uberørte skønhed. For du ved jo godt, at du skal ændre en del, når medarbejderne ser vagtplanen. Dit kunstværk bliver med ét reduceret til et rod af streger, og du kan ikke gøre andet end at modstå trangen til at dunke hovedet i skrivebordet i ren frustration.

Vi føler med dig. Og vi har allerede forudset det næste, der vil ske ...

1. DINE MEDARBEJDERE VIL STADIG SPØRGE DIG OM, HVORNÅR DE SKAL PÅ ARBEJDE – VAGTPLAN ELLER EJ

Medarbejderne vil gerne have styr på, hvornår de skal på arbejde, uanset om det er en restaurant med 50 tjenere eller en stor dagligvarebutik med hundredvis af medarbejdere.

Overvej lige, hvor lang tid det tager at svare hver enkelt medarbejder. Måske tager det fem minutter. Forestil dig, at 50 medarbejdere spørger om det samme. Det er 250 minutter, eller lidt over fire timer. Fire timer af din kostbare tid på noget, som aldrig ville være et problem med workforce management.

Ville det ikke være nemmere for medarbejderne, hvis de kunne se vagtplanen fra en hvilken som helst enhed og få besked, så snart den var ude – end at se et regneark, du havde printet og hængt på tavlen?

Og ville det ikke være fantastisk, hvis de kunne bruge det samme system til på forhånd at tilkendegive, hvornår de ønsker at arbejde og stille sig til rådighed for eventuelle ledige vagter? Automatisk vagtplanlægning revolutionerer processen og er et must for alle virksomheder med flere end 50 medarbejdere.

2. DINE MEDARBEJDERE KOMMER TIL AT BYTTE VAGTER

De gør det oftest uden at spørge om lov og glemmer at fortælle det til sin leder. Det gør den ’administrative byrde’ endnu større og sluger endnu mere af din kostbare tid, fordi du skal overføre ændringerne til vagtplanen. Tænk på alle opringningerne, SMS'erne og strømmen af medarbejdere ind og ud af dit kontor, når de ønsker at bytte vagter. Har vi ret i, at det sker tit? 

Glem ikke, at vagtbytte også kan påvirke, hvor mange timer en medarbejder arbejder. Det kan få omkostningerne til at stige, hvis det udløser overtidsbetaling, som jo påvirker dit budget. Du har brug for et regelbaseret system, hvor det hele kan håndteres på ét sted, og hvor vagtbytte kan klares fra din workforce management.

3. DINE MEDARBEJDERE KOMMER IKKE TIL AT VÆRE TILFREDSE MED DE VAGTER, DE HAR FÅET

Med manuel vagtplanlægning vil medarbejderne med stor sandsynlighed gøre indvendinger mod et eller andet. Fx hvis de ikke kan arbejde på et bestemt tidspunkt eller vil have flere timer, end de har fået tildelt. Utilfredse medarbejdere er uproduktive. Med et webbaseret system som Quinyx til vagtplanlægning får medarbejderne mulighed for at tilkendegive, hvornår de kan arbejde, og hvornår de ikke kan. De får større indflydelse på balancen mellem arbejde og fritid, og det giver gladere medarbejdere og færre ændringer i vagtplanen.

 

Prøv Quinyx, så du kan se forskellen. Vores kunder sparer tid, penge og kræfter og en masse frustration. Så hvad venter du på?  

Anders Juul

default-icon

Oplev Quinyx og start fremtiden i dag.

Udfyld oplysningerne nedenfor, så kontakter vi dig for at aftale en gratis, uforpligtende demo med dig.