Vagtplanlægning kan være udfordrende – uanset om man arbejder i detail-, sundheds-, bygge- eller restaurationsbranchen.
Det er et fuldtidsarbejde, at sikre en effektiv og retfærdig vagtplan, som alle er tilfredse med. Dette resulterer i, at ledere med medarbejderansvar ofte er begravet i regneark, skemaer, kalendere og ferieanmodninger.
Frustrationer kan opstå, når der opstår fejl eller ændringer i en vagtplan, som man har brugt dage eller uger på at oprette. Det giver ekstra administration, at rette vagtplanerne, eller skulle begynde helt forfra.
Men vagtplanlægning behøver ikke være så svær. Ved brug af workforce management (WFM) software, kan udfordringerne med vagtplanlægningen elimineres. Medarbejderne kan via en native app, se vagtplaner elektronisk, holdes opdateret via push notifikation og indmelde fraværsansøgninger enkelt og hurtigt. Workforce management er oplagt til virksomheder, der har behov for fleksibilitet i medarbejderstaben.
Her er nogle af de typiske udfordringer i vagtplanlægningen, som Quinyx kan løse.
1. MEDARBEJDERUDSKIFTNING
Skæve arbejdstider kan være et puslespil. Medarbejdere kommer og går og har skæve arbejdstider, der gør det svært at planlægge. Nogle vil arbejde om dagen, andre om natten. Nogle vil arbejde i weekenden, andre foretrækker hverdage. At få det hele til at passe kan være en af de mest tidskrævende opgaver i virksomheden. Læs hvordan du kan engagere dine medarbejdere endnu mere og fastholde dem.
2. MEDARBEJDERE TIL RÅDIGHED
Alle vil gerne holde fri til jul. Men da julen er den travleste tid på året, kan det være udfordrende at finde afløsere eller midlertidige ansatte. Når man endelig har fundet afløsere, skal man pludselig lægge dobbelt så mange vagtplaner.
3. HVILETID MELLEM VAGTER
Det er vigtigt at give medarbejderne fri mellem deres vagter – gerne i mindst 11 timer. Alle har brug for at slappe af, og når medarbejderne er udhvilede, har de en bedre arbejdsmoral og en højere produktivitet. Men hvis en medarbejder springer fra i sidste øjeblik, og andre må arbejde over, kan det være svært at få det til at gå op.
4. NÅR DER ER EKSTRAORDINÆRT TRAVLT
Det kan være svært at gennemskue, hvor mange medarbejdere man har brug for, hvis kunderne pludselig vælter ind, eller hvis man bliver kimet ned. De travle perioder er indbringende for både virksomhed og medarbejdere, så man skal både finde nok medarbejdere til at imødekomme efterspørgslen samt give alle medarbejdere samme vilkår.
5. ÆNDRINGER I SIDSTE ØJEBLIK
Ligegyldig hvor dedikerede ens medarbejdere er, kan der opstå problemer i hverdagen. Sygdom, transportudfordringer, syge børn og andre uforudsete hændelser kan forhindre medarbejderne i at møde på arbejde. Måske findes en afløser. Måske dukker medarbejderen bare ikke op.
Når man får en anden medarbejder til at overtage en vagt, komplicerer det tingene, da overarbejde og ændringer i vagtplanen skal viderebringes til de andre medarbejdere.
Det kan løses med workforce management, som giver dig mulighed for at kommunikere nye vagtplaner, samt ændringer ud med et enkelt klik.
Læg Excel-regnearket i graven. Vi har udviklet workforce management software, så du ikke længere skal kæmpe med vagtplanlægningen. I stedet kan du koncentrere dig om de forhold i virksomheden, der virkelig betyder noget.
Quinyx høstede for nylig anerkendelse i Gartners Market Guide for Workforce Management Applications.
