Elämme nopeatempoisessa maailmassa, jossa teknologiasta on tullut olennainen osa liiketoiminnan optimointia sekä tuottavuuden lisäämistä. Tämä pätee erityisesti vuorotyöntekijöitä työllistäviin yrityksiin, esimerkiksi vähittäiskaupan, matkailu- ja ravintolapalveluiden, logistiikkasektorin sekä kiinteistöpalveluiden aloilla.
Työsovellukset ovat tärkeä viestintäväline vuorotyötä tekeville, joilla usein ei ole käytössään yrityksen sähköpostiosoitetta. Työhön liittyvän viestinnän lisäksi sovellukset mahdollistavat työntekijöille esimerkiksi työvuorolistojen tarkistamisen sekä suoritettujen työtehtävien kirjaamisen työvuoron aikana. Tämän lisäksi sovellukset ovat keino lisätä työntekijöiden jatkuvaa oppimista.
Tehokkaampia ja sujuvampia prosesseja lupaavia sovelluksia on paljon, joten oikeanlaiseen teknologiaan investoiminen voi olla haastavaa. Forrester Consultingin teettämän tutkimuksen mukaan 52 % yrityksistä käyttää 4–6 sovellusta työntekijöiden kanssa kommunikoimiseen, mutta monissa tapauksissa sovellukset eivät käyttötarkoitukseltaan täytä organisaation eikä työntekijöiden tarpeita. Myös Quinyxin tänä vuonna teettämän Vuorotyöläisten arki -tutkimuksen tulokset osoittavat, että työntekijöillä on käytössään lukuisia työhön liittyviä sovelluksia. Siitä huolimatta jopa 80 % työntekijöistä ei käytä työsovellusta vuorojen vaihtamiseen ja lähes 20 % kertoo työhön liittyvän viestinnän tapahtuvan erilaisissa ryhmä-chateissa, kuten WhatsApissa ja Facebook Messengerissä.
Mutta mitä tehdä, kun teknologia ei ratkaisekaan yrityksen ongelmia tai jopa pahentaa niitä? Vastaus ei ole uuteen teknologiaan investoiminen. Sen sijaan yritysten tulisi panostaa sellaisiin ratkaisuihin, jotka vastaavat moneen eri ongelmaan samanaikaisesti.
Lukuisten sovellusten käyttö on haitallista sekä työntekijöille että yrityksille
Monen eri työsovelluksen seuraaminen sekä ylläpitäminen on haastavaa niin työnantajille kuin työntekijöillekin. Kun tietoa on monessa eri kanavassa, viestinnästä tulee helposti sekavaa, tärkeät aiheet hukkuvat sekavaan viestintään, ja prioriteetit sekä konteksti jäävät epäselviksi. Lisäksi esiin nousevat myös kysymykset tietoturvariskeistä, mikäli työhön liittyvä kommunikointi tapahtuu epävirallisissa kanavissa, kuten WhatsApp -ryhmissä ja Facebook Messengerissä.
Toisaalta useiden työsovellusten käyttö voi olla kuormittavaa ja stressaavaa työntekijöille, sillä heidän täytyy muistaa useita eri tunnuksia sekä eri sovellusten vaihtelevia käyttöliittymiä. Työntekijöiden kohonneet stressitasot voivat pitkällä aikavälillä johtaa henkilöstön suurempaan vaihtuvuuteen, lisääntyneisiin ylityötunteihin sekä henkilöstön motivaatio-ongelmiin. Lukuisten sovellusten käyttö voi myös laskea työntekijöiden tuottavuutta, kun työntekijöillä kuluu enemmän aikaa sovelluksesta toiseen vaihtamisessa kuin itse työtehtävien suorittamisessa. Työntekijöiden näkökulmasta tämä voi olla turhauttavaa ja jopa vähentää heidän halukkuuttaan käyttää sovelluksia.
Kaikenkattava työvoimanhallintajärjestelmä ratkaisuna sovellusten tuomaan ylikuormitukseen
Kaikenkattavaan työvoimanhallintajärjestelmään investoiminen tuo monia hyötyjä erityisesti vuorotyöntekijöitä työllistäville yrityksille. Kun kaikki tarvittava tieto löytyy kootusti yhdestä sovelluksesta, työntekijät kuormittuvat vähemmän ja lukuisten sovellusten aiheuttama sekava viestintä vähenee. Yhden järjestelmän avulla myös työntekijöiden kokema työhön liittyvä stressi laskee ja työntekijöiden tuottavuus sekä työtyytyväisyys nousevat.
On siis sekä työntekijän että työnantajan etu, että työhön liittyvät toiminnot työvuorosuunnittelusta työajanseurantaan ja työntekijöiden kanssa kommunikoimiseen tapahtuvat yhden sovelluksen kautta – kootusti ja tietoturvallisesti.
Vuorotyöläisten arki -tutkimuksessa haastattelimme 4 100 vuorotyöläisiä Pohjoismaissa selvittääksemme heidän näkemyksiä työhön liittyvistä haasteista, toiveista ja tarpeista sekä työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisesta. Lue koko tutkimus alla olevasta linkistä.
