Opas työvoimanhallintaan

Jokaisen työvoimaintensiivisellä alalla toimivan organisaation ontärkeää pystyä luomaan työvuorolistoja mahdollisimman älykkäästi jaautomatisoidusti. Kun oikeat ihmiset ovat oikeassa paikassa oikeaanaikaan, yritys tuottaa hyvää asiakaspalvelua ja asiakkaat ovat tyytyväisiä.

Työvuorosuunnittelu

Epäonnistunut työvuorosuunnittelu on kallista, kun taas toimivat työvuorot lisäävät työntekijöiden motivaatiota ja  sitoutuneisuutta, tuottavat liiketoiminnalle tärkeää BI-tietoa – ja saattavat loppukädessä määrittää, mitkä yritykset menestyvät ja mitkä eivät.

Hyvä työvoimanhallinnan ratkaisu vähentää tuskaa ja mullistaa työvuorosuunnittelun prosessin. Toimivat työvuorot auttavat löytämään optimaalisen tasapainon henkilöstötyytyväisyyden, liiketoiminnan sujuvuuden ja työvoimakulujen hallinnan välillä

 

Käyttämällä työvoimanhallinnan ratkaisua työvuorojen suunnittelussa yritys pystyy:

  • Kontrolloimaan kuluja reaaliajassa ja näkemään, montako työtuntia yrityksessä kertyy päivässä, viikossa ja kuukaudessa.
  • Ymmärtämään liiketoimintaa entistä syvällisemmin ja varmistamaan, että henkilöstöä on aina paikalla juuri sopiva määrä.
  • Antamaan työntekijöille valinnanvapautta ja vaikutusmahdollisuuksia esimerkiksi työaikojen valinnassa aina kun mahdollista ja siten auttamaan heitä olemaan työssään tuottavampia ja tyytyväisempiä.
  • Vastaamaan välittömästi liiketoiminnan tarpeisiin, erityisesti jos yritys käyttää pilvipohjaista ja mobiilikäyttöön optimoitua työvoimanhallinnan ratkaisua.

Parhaat järjestelmät ovat myös täysin räätälöitävissä ja konfiguroitavissa kunkin organisaation yksilöllisiin tarpeisiin. Tällöin hankinta maksaa itsensä nopeasti takaisin ja saavutetaan parhaat mahdolliset tulokset – myös viivan alla.

Tehtävät

Toimivan työvoimanhallinnan ydinelementteihin kuuluu kätevä
tehtävienhallinta. Organisaation on pystyttävä seuraamaan, mitä työvuoroissa tehdään, koska tehdään ja kuka tekee. Ihanteellinen työvoimanhallinnan sovellus tuo mukanaan monenlaisia etuja:

  • Toistuvien työtehtävien helppo suunnittelu koko organisaatiolle.
  • Yrityksen prosessien reaaliaikainen seuranta Quinyx-mobiilisovelluksessa.
  • Työtehtävien hoitamisen nopea ja helppo seuranta, täysi näkyvyys ja hallinta hoidettaviin tehtäviin, ajankohtiin ja työn laatuun.
  • Tehtävien hoitamisen ajankohtien sekä niihin liittyvien aikaleimausten helppo tarkistus, mikä helpottaa ja tehostaa esimiesten arkirutiineja. Tiedot voi myös tallentaa ja niitä voi etsiä helposti jälkikäteenkin – jolloin työnkulku on huomattavasti kätevämpää kuin kynällä ja paperilla hoidettuna.
  • Rutiinitehtävien hoitamisen varmistaminen, erityisesti niiden, joissa tulee toimia tiettyjen
    vaatimusten mukaisesti. Samalla voidaan varmistaa, että nämä tehtävät tulevat hoidettua yhdenmukaisesti organisaation eri yksiköissä.
  • Jokainen tehtävä voidaan jakaa
    pienempiin osatehtäviin, jolloin työntekijät saavat käyttöönsä kätevän vaihelistan kuvallisine ohjeineen. Näin heidän on helppo noudattaa kaikkia tarvittavia ohjeita
    myymälänavauksesta wc-tilojen siivoukseen. Jokainen työntekijä myös näkee omat tehtävänsä Quinyx-mobiilisovelluksessa ja pystyy aikaleimaamaan ne sitä mukaa kun työ etenee

Työaikaseuranta

Kun työvuorosuunnittelun moduuliin yhdistetään työaikakirjaukset ja poissaolojen hallinta, työaikaseurannasta tulee suoraviivaista, ylimääräinen säätö jää pois ja kaikki voittavat. Työaikaseurannan moduuli antaa täyden hallinnan tehtäviin työtunteihin ja on liitoksissa työvuorolistoihin. Tämän lisäksi se:

  • Antaa esimiehille selkeät hyväksyntärutiinit
  • Mahdollistaa loma- ja vapaapäiväanomusten nopean käsittelyn
  • Varmistaa, että kaikki sairauspoissaolot tulevat kirjatuksi ja tallennetuksi yhteen paikkaan
  • Laskee automaattisesti eri palkkalajit suunnitelluista ja toteutuneista työtunneista
  • Helpottaa ylityökulujen hallintaa

Tiesitkö? Lähes 40 % yrityksistä ilmoittaapoissaolojen vähentyneentyövoimanhallinnan sovelluksenkäytön myötä.
Aberdeen Group

Ennusteet

Älykkääseen työvoimanhallinnan sovellukseen kuuluvat olennaisesti myös ennustetoiminnallisuudet. Ne antavat yritykselle mahdollisuuden luoda budjetteja ja ennusteita älykkäästi historiatietojen pohjalta, jolloin suunnittelu pohjautuu yrityksen oman liiketoiminnan todellisiin tarpeisiin. Täsmällinen ja tehokas ennustaminen voi olla ratkaiseva elementti liiketoiminnan menestyksen ja hiipumisen välillä. Hyvä ennuste luo tasapainon yrityksen tavoitteiden ja resurssien välillä.

Toimiva ennustemoduuli tarjoaa monenlaisia etuja:
  • Vertailut edellisen vuoden myynnin ja ennusteiden välillä.
  • Myynti- ja henkilöstöbudjettien luonti.
  • Optimoitujen työvuorolistojen luonti.
  • Liiketoiminnan johtamismenetelmien optimointi.
  • Tulevaisuuden ennustaminen historiatietojen perusteella.
  • Nopea ja tehokas työvuorolistojen laadinta useiden valittavien muuttujien ja KPI-tehokkuusmittarien pohjalta.
  • Läpinäkyvät ja yksityiskohtaiset tiedot toteumasta verrattuna ennusteeseen ja budjettiin.
  • Edellisen vuoden myynnin tarkastelu ja vertailu tuleviin ennusteisiin.

Viestintä

Parhaat työvoimanhallinnan sovellukset ovat hyödyllisyyden lisäksi myös hauskoja käyttää. Niillä voidaan osaltaan lisätä työstä nauttimista. Siksi olemme suunnitelleet sovelluksemme erityisesti mobiilikäyttöä ajatellen ja mahdollistaneet myös helpon ja välittömän viestinnän. Haluamme, että työvuorojen vaihtaminen, sijaisten löytäminen ja vapaapyyntöjen hyväksyminen onnistuvat mahdollisimman helposti.

Jos viestintä yrityksen sisällä on monimutkaista ja tehotonta, työntekijöiden motivaatio laskee, he eivät sitoudu työhönsä eivätkä myöskään pysty hyödyntämään täyttä potentiaaliaan. Lisäksi he saattavat tuntea, että heidän työltään puuttuu suunta eikä heillä ole mahdollisuutta ammatilliseen kehittymiseen.

Tähän asiaan työnantajien kannattaisi kuitenkin nimenomaan panostaa, sillä etenkin milleniaalit ja heidän arvomaailmansa saavat jatkuvasti vahvempaa jalansijaa työelämässä. Tehokas viestintä osana työvoimanhallinnan ratkaisua auttaa ylläpitämään työntekijöiden motivaatiota ja sitoutuneisuutta. Näin he myös todennäköisesti pysyvät pidempään työnantajansa palveluksessa.

Raportit & insights

 

Älykäs työvoimanhallinnan ratkaisu antaa kätevän yleiskuvan liiketoiminnan kokonaistilanteesta. Se myös oivalluttaa tekemään parempia päätöksiä ja löytämään menestyksen avaimet.

Järjestelmä antaa suosituksia työvoiman optimointiin pohjautuen analyyseihin, joissa hyödynnetään sekä historiatietoja että reaaliaikaista dataa. Tällaiset datapohjaiset analyysit ovat ratkaisevan tärkeitä eteenpäin katsovassa työvoimanhallinnassa. Työvoimanhallinnan sovellus voi parantaa merkittävästi liiketoiminnan tehokkuutta taustalla toimivan big datan avulla ja tukee parempaa päätöksentekoa.

 

Työvoimanhallinnasta tulee tehokasta, kun käytössä on helppotajuisesti esitettyä dataa ja metriikkaa. Liiketoiminnasta saa luotettavan yleiskuvan, kun saatavilla on esimerkiksi:

  • Myyntiluvut tunneittain ja työntekijöittäin jaoteltuna
  • Työvoimakulujen ja myynnin väliset prosenttiosuudet
  • Palkanmaksukulut
  • Poissaoloprosentti sekä sairaus- ja lomapäivätilastot
  • Henkilöstön optimaalinen rakenne, kuten montako kokopäivätyöntekijää yrityksellä kannattaa olla suhteessa osa-aikaisiin.

Quinyx on kuin Spotify. Siinä on hyvättoiminnallisuudet, sitä on helppo käyttää ja setoimii loogisesti.”
Therese Klingwall
myymäläpäällikkö, GANT

Yhteenveto

Toivomme, että oppaan sisällöt ovat olleet hyödyksi ja auttaneet eri näkökulmien hahmottamista oman organisaation työvoimanhallinnassa. Kaikki alkaa oman liiketoiminnan tarpeiden ymmärtämisestä ja tavoitteiden nimeämisestä. Niiden avulla on mahdollista piirtää polku tulevaisuuden tavoitetilaan.

Työvoimanhallinnan järjestelmän käyttöönotto on aina yhteistyötä
yritysasiakkaan ja järjestelmätoimittajan välillä. Jotta ratkaisu palvelisi haluttua
tarkoitusta parhaalla mahdollisella tavalla, tilaavan asiakkaan kannattaa kertoa nykytilanteestaan ja toiveistaan mahdollisimman kattavasti. Palveleva järjestelmäntoimittaja varmistaa käyttöönottoprojektin aikana, että järjestelmän asetukset vastaavat haluttua käyttötapaa ja lainsäädännön tulkintoja.

Koska työvoimanhallinnan sovellus koskettaa organisaation jokaista jäsentä, tehokas sisäinen viestintä on oleellisen tärkeää projektin onnistumiselle. Uudistukselle täytyy saada sitoumus organisaation kaikilta tasoilta ylimmästä johdosta aina osa-aikaisiin työntekijöihin saakka. Itse asiassa osa-aikaiset työntekijät suhtautuvat käyttöönottoon usein hyvin myönteisesti, sillä nykyaikaisesta työvoimanhallinnan sovelluksesta on heille yleensä pelkkää hyötyä.

Huomiota kannattaa kuitenkin kiinnittää myös eri yksiköiden johtajiin, esimiehiin ja
muihin työvuorolistojen laatijoihin sekä palkanmaksusta vastaaviin, jotta hekin ymmärtävät syvällisesti työvoimanhallinnan ratkaisun hyödyt. Asiasta kannattaa viestiä riittävästi, jotta arkea sujuvoittava uudistus ei suotta monimutkaistu henkilöstön mielissä epävarmuuden tai vääränlaisten ennakko-oletusten takia.

Alkuun pääseminen vaatii vain sen, että yritys valitsee sopivan palveluntarjoajan, kerää tarvittavat tiedot sekä tekee tarvittavat päätökset. Tämän jälkeen projektitiimi voi käydä toimeen. Vaikka työvoimanhallinnan sovelluksen käyttöönotto vaatiikin aina vähän vaivannäköä, se maksaa itsensä nopeasti takaisin. Viisaasti toteutetussa muutoksessa piilee valtava potentiaali ylimääräisten kulujen karsimiseen ja liiketoiminnan tehostamiseen.

Jos kiinnostuit, ota rohkeasti yhteyttä.

Keskustelemme mieluusti tehokkaantyövoimanhallinnan mahdollisuuksista juuriteidän organisaatiossanne.