Personalschema

Å ena sidan måste man tänka på verksamhetens behov - att ha rätt personer på rätt plats vid rätt tidpunkt - och å andra sidan måste man även ta hänsyn till personalens behov för att de ska kunna känna sig nöjda, glada och engagerade.

Dessutom finns det så många olika faktorer som du måste tänka på: de anställdas egna önskemål, när de kan vara tillgängliga, budgeterade timmar, vilka tider personalbehoven är som störst, hur skiften ser ut, anställningsregler m.m. Det är inte så konstigt att större organisationer behöver dagar om inte veckor på sig för att kunna skapa ett schema som fungerar. Sedan händer det ändå alltid att det måste ändras i efterhand. Varje dag förlorar företag världen över massor med värdefull tid på att skapa scheman när de egentligen borde ägna sig åt sina medarbetare och åt företaget.

Vidare är varje verksamhet unik på sitt sätt. Vissa prioriterar att optimera sina affärer, andra fokuserar på att personalen ska känna sig rättvist behandlad. Oavsett vad som är drivkraften bakom behovet att skapa bättre scheman har alla lyckade scheman vissa gemensamma viktiga faktorer. Inte minst ser de till att både din personal och din verksamhet mår så bra som möjligt.

Om den här flexibiliteten ska kunna fungera i praktiken behöver personalen  lättanvända verktyg för att pussla ihop sitt schema. Schemaläggningssystem med komplexa och avancerade funktioner är ju bra i teorin, men de är mer eller mindre värdelösa i verkligheten om man måste vara raketforskare för att kunna använda dem. Mobilanpassade lösningar för personalplanering har oftast en dedikerad app (för IOS eller Android) och den måste vara lika lättanvänd som de vanliga favoritapparna. Appen bör kunna användas utan några instruktioner och med så få klick som möjligt. 

Oavsett om du sitter på huvudkontoret och skapar ett schema för din verksamhet eller om du är en anställd som stämplar in via en app, vill du ha en lösning för din schemaläggning som ger en enhetlig användarupplevelse på både dator, mobil och surfplatta. Det ideala är att hitta en heltäckande lösning som kan användas för inte bara din schemaläggning utan även för tidsrapportering och integrering av lönelistorna, prognoser, de anställdas engagemang och kommunikation, uppgiftshantering och rapportering.

Du kan inte skapa smarta scheman utan exakta prognoser. Träffsäkra och effektiva prognoser kan utgöra skillnaden mellan vinst och förlust. Med avancerade prognoser kan du skapa optimala scheman utifrån dina prognoser och historiska data.  Bättre prognoser går hand i hand med en smartare schemaläggning, och de ger dig den data som du behöver för att kunna se till att du alltid har rätt personer på rätt plats vid rätt tillfälle.

Slutligen, när du sätter ihop ett skift behöver du tänka på följande:

• Har vi rätt mängd personal, handledare och chefer?
• Är alla våra pass och skift täckta?
• Har vi en lämplig planering för våra stressigaste perioder?
• Följer vi lagar och regler?
• Vad händer om någon blir sjuk?
• Håller vi budgeten för personalkostnader?

Det blir mycket att tänka på, och scheman behöver skapas regelbundet. Det är därför fler och fler företag investerar i avancerade och lättanvända schemaläggningssystem för att behålla sin konkurrenskraft.

Du kan ladda ner vår kostnadsfria guide för att sänka kostnaderna utan att minska på personalen om du vill se hur bättre schemaläggning och prognoser kan gynna ditt företag.